Tác giả: admin

Quản lý tài liệu chuyên nghiệp theo những cách nào?

Quản lý tài liệu chuyên nghiệp theo những cách nào?

Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.

1. Quản lý tài liệu theo phương pháp truyền thống

Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian  khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.

Quản lý tài liệu chuyên nghiệp theo những cách nào?

Trong thực tế, đã có nhiều tổ chức đơn vị, cơ quan đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý tài liệu hồ sơ cho đơn vị mình, tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì  một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn và đáp ứng nhu cầu lưu trữ mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm tốt, được thiết kế dựa trên khoa học quản lý hiện đại, được tính toán thiết kế đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu hiện tại của đơn vị và có thể vận hành ổn định cho nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.

2. Lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng theo hướng hiện đại.

Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng – phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice vào trong công việc. Phần mềm quản lý tài liệu Cloudoffice  được thiết kế đáp ứng cho mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, tài liệu có thể được lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp lưu trữ một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm trước đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được tối ưu ổn định mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm.

Quản lý tài liệu chuyên nghiệp theo những cách nào?

Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice cho phép chúng ta đính kèm các tài liệu văn bản dạng định dạng scan vào hệ thống do đó phần mềm hỗ trợ mạnh mẽ việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm. Giúp văn thư có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo tiêu chí yêu cầu nào đó.

Có thể nói, việc quản lý tài liệu bằng phần mềm CloudOffce là lựa chọn đúng đắn và phù hợp cho các đơn vị cơ quan tổ chức hành chính cũng như các doanh nghiệp đang mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.

Cơ quan hành chính tiến tới trao đổi tài liệu bằng văn bản điện tử

Hiện nay, việc thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở kỹ thuật, nguồn nhân lực. Việc thực hiện hệ thống quản lý văn bản điện tử không thực hiện đồng nên các Bộ, cơ quan, địa phương vẫn chưa được kết nối với nhau thông qua các văn bản điện tử mà vẫn thông qua văn bản giấy.

Đây là nhận định được đưa ra tại Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” do Đại học Nội vụ (Bộ Nội vụ) tổ chức ngày 1/9.

Trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Chính phủ đã đặt mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử. Thực tế những năn gần đây cũng cho thấy, văn bản điện tử đang có xu hướng dần thay thế văn bản giấy. Công tác lập hồ sơ và lưu trữ nguồn tài liệu điện tử đang được đặt ra cấp bách nhằm lưu trữ lâu dài nguồn thông tin dưới dạng điện tử.

Phát biểu tại hội thảo, Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ cho biết, để đáp ứng xu hướng điện tử hóa hệ thống quản lý văn bản, thông tin, trong 5 năm gần đây Đại học Nội vụ đã xây dựng giáo trình đào tạo lưu trữ văn bản điện tử và đưa vào giảng dạy.

“Hiện nay, các cơ sở đào tạo đang gặp khó khăn trong việc cập nhật những kiến thức mới về vấn đề lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử để phục vụ giảng dạy trong chuyên ngành thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Chúng tôi tổ chức hội thảo khoa học để học hỏi kinh nghiệp trong nước và quốc tế để hoàn thiện giáo trình đào tạo nghiệp vụ này,” Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường nói.

Tiến sỹ Nguyễn Đức Vũ, Phó Giám đốc Trung tâm kỹ thuật Thông Tấn Xã Việt Nam cũng cho rằng số hóa tài liệu sẽ sớm trở thành xu hướng trong tương lai và cần phải tận dụng nguồn lực cộng đồng trong việc số hóa tài liệu cũ để tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu.

Mặc dù các chuyên gia đều cho rằng tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm hơn tài liệu giấy nhưng các chuyên gia cũng lưu ý việc bảo mật thông tin trong xử lý tài liệu.

Giáo sư, Tiến sỹ Larin M.V Viện trưởng Viện Văn bản học và Công tác lưu trữ toàn Nga cho rằng sử dụng hệ thống văn bản điện tử sẽ giúp bộ máy quản lý hành chính làm việc tốt hơn. Làm việc trên máy tính sẽ xử lý tài liệu nhanh hơn, cùng một lúc lập hồ sơ và xử lý được nhiều công việc. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng có thể lưu trữ điện tử do tính bảo mật của thông tin. Vấn đề lưu trữ tài liệu được lâu dài cũng đang là thách thức lớn hiện nay.

Theo báo cáo, nhiều đơn vị cơ quan nhà nước đã có các quy định, yêu cầu cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản trong nội bộ mỗi cơ quan như: giấy mời, tài liệu họp, báo cáo, thông báo… Nhiều cơ quan cũng đã trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn thực sự tạo nên một môi trường làm việc hiện đại, xây dựng được nền hành chính điện tử. Tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính chưa đạt được yêu cầu đề ra. Phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống, nhiều cơ quan vẫn duy trì song song lưu trữ, gửi văn bản bằng điện tử và bằng giấy.

Những kinh nghiệm quốc tế đã đi trước trong việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ giúp Việt Nam khắc phục hạn chế của thực trạng lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay để đạt được mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử.

Nguồn: vietnamplus.vn

Xem thêm các chuyên trang:

quản lý công văn

quản lý công việc

phần mềm quản lý văn bản

quản lý văn thư

quản lý hồ sơ

Tăng cường công tác quản lý tài liệu điện tử

Cùng với sự phát triển công nghệ thông tin (CNTT) và thực tế ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức (CQ-TC), đã sản sinh ra một loại hình tài liệu là tài liệu điện tử (TLĐT). Hiện các vấn đề như thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng TLĐT đang là cơ hội và cũng là thách thức…

1. Cơ hội và thách thức

Dưới góc độ quản lý nhà nước, sự ra đời của TLĐT đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử; sự kết nối trong cùng một CQ-TC hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau có thể cách xa về địa lý nhưng đảm bảo được quá trình giải quyết văn bản, tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (vòng đời của tài liệu).

Tuy nhiên, bên cạnh những tiện ích của TLĐT, các CQ-TC cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn trong hoạt động quản lý, như sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình vì TLĐT là tài liệu đọc bằng máy, tồn tại trong môi trường mạng. TLĐT chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. TLĐT luôn có nguy cơ bị hủy hoại toàn bộ khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). Tính pháp lý của TLĐT hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vấn đề đưa TLĐT trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy.

Chữ ký số hiện nay cũng đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng còn nhiều bất cập. Như độ an toàn, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể bị chuyển giao cho người khác; vấn đề sao chép thông tin TLĐT cũng là một thách thức, bởi có thể sửa đổi nội dung TLĐT hoặc sao chép mà hoàn toàn không để lại dấu vết; vấn đề bản chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn TLĐT khi xem xét tính pháp lý của nó. Đây thật sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

2. Một số giải pháp

Sử dụng văn bản điện tử (VBĐT) là xu hướng tất yếu của các CQ-TC hiện nay. VBĐT được hình thành song song với văn bản giấy và dần chiếm tỉ lệ nhiều hơn so với văn bản giấy đã đặt ra vấn đề quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc quản lý TLĐT của các CQ-TC:

– Các cơ quan có thẩm quyền cần xây dựng các văn bản quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi VBĐT qua mạng trong quy trình giải quyết công việc của cơ quan và làm các căn cứ hướng dẫn nghiệp vụ quy định về thủ tục và các quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý TLĐT trong hoạt động của các CQ-TC.

– Quy định về lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ TLĐT vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử các cấp.

– Hướng dẫn về xác định giá trị TLĐT và hủy TLĐT của các cơ quan, tổ chức.

– Các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng đề án quản lý TLĐT và triển khai thực hiện đề án khi đã được duyệt nhằm đáp ứng quá trình quản lý TLĐT.

– Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của các CQ-TC  trong việc ứng dụng CNTT, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý TLĐT.

– Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực, xác định những công việc cần làm để quản lý TLĐT và khai thác, sử dụng TLĐT.

Cùng với quá trình đổi mới của đất nước, sự ra đời của Luật Lưu trữ và Nghị định 01 của Chính phủ nhằm tăng cường sử dụng VBĐT và quản lý TLĐT trong các CQ-TC như một hoạt động cải cách hành chính chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với VBĐT. Trong đó về quản lý TLĐT và lưu trữ điện tử được xem là vấn đề có tính tất yếu, khách quan trong hoạt động quản lý của các CQ-TC. Điều này đặt ra yêu cầu trách nhiệm của thủ trưởng các CQ-TC và sự phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia CNTT, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ tích cực định hướng tiếp cận TLĐT theo phương thức mới -hiện đại.

PHAN MINH LÝ

(Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ)

Tài liệu điện tử – Những ưu thế vượt trội và sự thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại

Tài liệu điện tử – Những ưu thế vượt trội và sự thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại

Xã hội loài người đã bước vào thiên niên kỷ thứ III cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ. Cùng với điều đó là những bất ổn về chính trị đang diễn ra ở một số nơi trên thế giới. Nhưng, ngay cả trong bối cảnh như vậy thì thành tựu của khoa học công nghệ cũng thật ấn tượng và có ảnh hưởng ngày càng sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở mọi quốc gia. Thật khó có thể hình dung một cơ quan, một công sở hay một xí nghiệp nào hiện nay hoạt động lại thiếu những chiếc máy tính, không kết nối internet, không giao dịch qua hộp thư điện tử… Công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội và không gì có thể dừng bước sự phát triển của nó. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng công dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức mới.

1. NHỮNG ƯU THẾ VƯỢT TRỘI CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Nếu nói rằng, tài liệu là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý thì sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chống, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Những ưu thế của tài liệu điện tử được thể hiện ở những khía cạnh sau:

– Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Với sự ra đời của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển được tài liệu đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tình. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời (hầu như ngay lập tức) của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động.

– Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong môi trường thông tin chung nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống.

2. NHỮNG THÁCH THỨC CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Cùng với sự phát triển của công nghệ và những tiện ích do nó mang lại, con người cũng phải đối mặt với hàng loạt những khó khăn. Bên cạnh những ưu thế vượt trội khi sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý, chúng cũng đặt nền hành chính và công tác lưu trữ thời kỳ hiện đại trước những thách thức không nhỏ. Những thách thức đó là:

+ ĐỐI VỚI NỀN HÀNH CHÍNH

– Sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. Tài liệu điện tử là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường ảo. Khác với tài liệu giấy, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất. Tài liệu điện tử không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin có thể cùng lúc ở trên các vật mang tin khác nhau. Loại hình tài liệu này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ. Thứ nhất – để sử dụng chúng, cần sự hiện hữu của máy tính điện tử. Thứ hai – luôn có nguy cơ hủy hoại toàn bộ tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm).

– Tính pháp lý của tài liệu: Tính pháp lý của tài liệu điện tử hiện nay là một thách thức lớn đối với nền hành chính và là rào cản đối với vần đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nếu đối với tài liệu giấy, mọi vấn đề về tính pháp lý đã được giải quyết thì vớ tài liệu điện tử, mọi vấn đề liên quan đến giá trị pháp lý còn đang trong quá trình thử nghiệm. Hiện nay, chữ ký số đã được sử dụng trong giao dịch điện tử, nhưng xung quanh vấn đề sử dụng chữ ký số cũng tồn tại nhiều bất cập. Về lý thuyết, sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điệnn tử có giá trị như tài liệu giấy. Tuy nhiên, chữ ký số, thực chất là một chương trình phần mềm do một tổ chức trung gian có thẩm quyền cấp cho người sử dụng. Dù đây là một bộ mật mã được cấp cho chủ sở hữu, nhưng chủ sở hữu lại không phải là người duy nhất biết bộ mật mã này (ít nhất còn có tổ chức trung gian cung cấp chữ ký số được biết bộ mật mã này). Như vậy, độ an toàn trong vấn đề sử dụng chữ ký số ở đây không tuyệt đối. Ngoài ra, mật mã chữ ký số có thể bị đánh cắp, có thể được chuyển giao cho người khác…

Bên cạnh đó, sự đơn giản trong vấn đề sao chép thông tin tài liệu điện tử cũng là một thách thức khi xét về tính pháp lý của tài liệu điện tử. Nếu đối với tài liệu giấy, khi đã được ký bằng chữ ký tay, bản đã ký được coi là bản gốc và sẽ là duy nhất. Mọi sự sao chép sau đó không có giá trị bản gốc (hoặc có giá trị như bản chính nếu được đóng dấu sau khi nhân bản bằng cách photocopy, hoặc có giá trị là bản sao), thì tài liệu điện tử không như vậy. Ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có thể được sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sao đó sẽ không có gì khác biệt so với bản được ký đầu tiên. Như vậy, vấn đề chính, bản gốc và bản sao không còn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử. Rõ ràng đây là một thách thức rất lớn khi xét về tính pháp lý của tìa liệu điện tử.

– Tính an toàn thông tin: Văn bản điện tử việc đảm bảo an toàn thông tin là cao hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối vợi dự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tình an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.

+ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Tấm gương phán ảnh trung thực và toàn diện nhất về sự phát triển của đất nước và xã hội là tài liệu lưu trữ. Mỗi một quốc gia coi đây là nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá và vô tận. Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thực tiễn, phục vụ các mặt khác nhau của đời sống xã hội nói chung và là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng.

Từ trước đến nay, tài liệu giấy chiếm phần lớn toàn bộ phòng lưu trữ quốc gia. Để đảm bảo lưu trữ thông tin chứa đựng trên nền giấy, người ta chỉ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị và bảo đảm những điều kiện lưu trữ tối thiểu. Vấn đề chỉ là ở chỗ diện tích và sự tìm kiếm những tài liệu cần thiết khi sử dụng. Tuy nhiên, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất. Tài liêụ điện tử mang theo mình những giá trị nổi trội hơn so với tài liệu giấy. Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu này cũng đang đặt trước công tác lưu trữ hiện đại những vấn đề cần giải quyết cấp bách. Những thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra cho nền hành chính quốc gia cũng là những vấn đề mà công tác lưu trữ đang phải đối mặt. Đó là:

– Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ: Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mà toàn bộ vòng đời của chúng tồn tại trong môi trường điện tử. Chúng không phụ thuộc vào vật mang tin và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau. Cũng như tài liệu giấy, khi hết giá trị hiện hành, tài liệu điện tử cần được chuyển vào lưu trữ. Tài liệu điện tử được đưa vào lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau là sản phẩm của công nghệ điện tử. Do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sự không tương thích của các thế hệ sẽ có thể dẫn đến sự bất lực của con người khi không thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong những thế hệ công nghệ trước.

– Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu lưu trữ điện tử: Hiện nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Đây là chương trình phần mềm được cấp cho người sử dụng trong một thời hạn nhất định (thường là 3 đến 5 năm). Mặc dù, về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phải xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sử dụng.

– Vấn đề an toàn thông tin: Đây là vấn đề đặt ra đối với cả nền hành chính và công tác lưu trữ. Có thể bảo vệ nguồn thông tin điện tử bằng những chương trình bảo mật (bằng mã số hay những chương trình hạn chế truy cập), tuy nhiên, khả năng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của hacker luôn tồn tại và đe dọa tính an toàn của thông tin.
– Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: Trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất. Tuy nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa ranh giới của bản gốc, bản chính và bản sao. Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bản sao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra sao hiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp. Ngoài ra, việc tiêu hủy tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử.

Có thể nói, Diện mạo của hoạt động văn bản trong công tác hành chính đã được thay đổi nhờ sự ra đời của tài liệu điện tử. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu thế của tài liệu điện tử là những thách thức, mà để giải quyết chúng – chúng cho tài liệu điện tử phát huy tối đa những tính năng vượt trội – đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp chặt chẽ của các nhà quản lý, các chuyên gia công nghệ, những người làm công tác hành chính và công tác lưu trữ.

Nguồn (Tài liệu Hội thảo Khoa học Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)

Xem thêm các chuyên trang:

quản lý công văn

quản lý công việc

phần mềm quản lý văn bản

quản lý văn thư

quản lý hồ sơ

Quy trình quản lý Tài liệu điện tử hướng tiếp cận từ doanh nghiệp

Quy trình quản lý Tài liệu điện tử hướng tiếp cận từ doanh nghiệp

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và mạng viễn thông cũng như Internet nên xu hướng số hóa, điện tử hóa là tất yếu của tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội. Dù vậy, công nghệ thông tin cũng chỉ là phương tiện mô phỏng lại một cách hiệu quả công việc của người quản lý. Nói một cách khác vẫn là con người quyết định chứ không phải là cái máy nào dù là hoàn hảo nhất. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi muốn nói tiếp cận việc quản lý tài liệu điện tử từ nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ.

Trên quan điểm như vậy chúng tôi ghi nhận một số vấn đề như sau:

1. Xác định nguồn tư liệu

Tài liệu điện tử theo quan niệm chỉ là những bản giấy có chữ, có ảnh hay những băng, đĩa ghi âm, ghi hình, thư điện tử đã được số hóa. Điều đó dễ hiểu vì là tư liệu đã được số hóa nhưng trước hết vẫn phải ứng xử như là nguồn tư liệu. Tuy nhiên, bằng khen, chứng chỉ, bằng cấp, logo, slogan, các bức ảnh chụp sự kiện, nó cũng ở dạng bảng in nhưng nhiều khi lại không được quản lý như văn bản; Huy chương, huy hiệu, cúp, kỷ niệm chương, cờ thành tính, cờ biểu tượng, quà lưu niệm, mẫu sản phẩm cũng như vậy. Thường mọi người coi nó là hiện vật nên thường quản lý theo kiểu phòng truyền thống, nhà bảo tàng mà không được quản lý như là thông tin của tư liệu. Đồng nghĩa với việc là nó không nằm trong phạm trù số hóa thành thông tin điện tử. Phòng truyền thống, nhà bảo tàng chỉ là cách để tái sử dụng hiện vật mang tin mà thôi.Nó không thể thay thế việc quản lý, lưu trữ thông tin được.Quản lý hiện vật khác quản lý hiện vật khác quản lý thông tin mà hiện vật đó biểu kiến.

Lượng thông tin nào nằm trong phạm trù quán lý và lưu trừ cũng là một vấn đề. Các tổ chức hiện nay thường chỉ quan tâm đến các văn bản có số, có dấu, có chữ ký. Tuy nhiên, ngoài hệ thống văn bản cỏ  đầy đủ các yếu tố về thế thức như trên, cần phải quản lý tất cả các  lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu cùa tổ chức. Vỉ vậy mọi vật phẩm mang tin, bất kể giá trị hiện vật, mọi lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu đều phải được coi là nguồn tư liệu để quản lý  lưu trữ như văn bản, làm cơ sở cho việc số hóa thành tài liệu điện tử. Sự phát triển của mạng Internet và xu hướng của điện toán đám mây cần được cân nhắc tân dụng tối đa.

2. Hình thức thông tin

Hình thức thông tin cần được phân loại theo cách ghi nhận ngay luồng thông tin phát sinh. Nó có thể là loại chữ, loại ảnh, loại hình độhg !(video, TV).

Nó cũng được định dạng ở các cấu trúc file khác nhau khi số hóa thành file. Chúng ta không thể từ chối bất cứ cấu trúc file nào của thông tin phát sinh nhưng cũng cần có lựa chọn chuẩn để bảo đảm tính thống nhất cao và thuận tiện khi đưa vào cơ sở dữ liệu. Tùy yêu cầu, bước xử lý tiếp theo có thể chuyển đổi về một cấu trúc thống nhất.

Vào sâu nữa, ta nói đến cấu trúc diễn đạt thông tin. Người ta thường nói đến mẫu, ví dụ điển hình như mẫu văn bản. Việc diễn đạt theo mẫu thường để bảo đảm đủ lượng thông tin, bảo đảm tính pháp lý, tính trách nhiệm, tính riêng tư hoặc bảo đảm việc truyền đạt thông điệp hiệu quả. Đối với tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin càng có nguyên tắc thì việc số hóa và lưu trữ càng thuận lợi.

Đối với một doanh nghiệp, có nhất thiết mọi văn bản trao đổi nhau đều phải bắt đầu từ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” hay không? Theo tôi, Quốc hiệu chỉ áp dụng với những văn bản mang tính pháp lý với bên ngoài, còn hầu hết là không cần, chỉ cần cấu trúc diễn đạt để trao đổi thông điệp hiệu quả. Trách nhiệm của đối tượng có liên quan đến tài liệu cũng là một vấn đề. Với bản giấy thì thường là chữ ký, con dấu, nơi gửi, nơi nhận…Trong tài liệu điện tử có thể là chữ ký điện tử hoặc cấu trúc ghi nhận các đối tượng có liên quan.

Ngôn ngữ và thuật ngữ là một vấn đề nữa cần quan tâm. Nếu không tính trước ngôn ngữ của các nước khác nhau cũng như thuật ngữ chuyên môn sẽ cũng làm khó cho quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý thông tin. Ở đây có cả vẩn đề phiên âm, bị lúng túng bởi thói quen, cách viết cũng như chính tả theo quy định. Chúng ta cũng không thế từ chối ngôn ngữ tiến hóa do xu hướng truyền đạt thông tin nhanh và biểu cảm của giới trẻ hiện nay, tương lai còn biến hóa hơn nữa.

3. Phương thức thu nhận thông tin

Khi có được thông tin quá trình quản lý  lưu trữ tài liệu sẽ bắt đầu. Nếu có được ở dạng chưa số hóa thì sẽ chuyển sang bước tiếp để số hóa cho ra tài liệu điện tử. Với những thông tin đã được số hóa phải có cách giao nhận vật lý các tài liệu đã số hóa. Việc chúng ta phải tính đến là giao nhận online. Nó sẽ đến bằng phương thức nào cũng như các đặc tính liên quan đến phương thức đó buộc chúng ta phải có các cách khác nhau để đón nhận những thông tin đó.

Trong thực tế và đặc biệt là xu hướng thông tin điện tử trên môi trường mạng, cần phải lo việc lấy thông tin chủ động, thay vì việc lấy thông tin thụ động theo phương pháp truyền thống. Phương pháp lấy thông tin chủ động cũng là cả một vấn đề của tài liệu điện tử.

4.Ghi nhận tài liệu

Kinh điển của ghi nhận tài liệu là sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến nếu được quan tâm thì cả các tài liệu đã được số hóa cũng được ghi nhận ở các loại sổ này. Tuy nhiên tài liệu còn vận động qua các khâu phân phối, xử lý, lưu trữ. Cách quản lý văn thư truyền thống thường không có ghi nhận của các bước tiếp theo.

Cách ghi nhận kinh điển ở sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến thường bảo đảm tính duy nhất cùa tài liệu mặc dù trên đó cũng có cả mã hóa chức năng liên quan đến tài liệu đó. Việc ghi nhận thêm một vài thuộc tính nào đó hay cà trích yếu tài liệu thực ra vẫn không đủ để tái sử dụng sau này. Các ghi nhận theo vết hành trình tài liệu chi là biến thể cùa tài liệu. Để lưu trữ và tái sử dụng tài liệu thì ghi nhận tài liệu phải dựa trên phân loại thuộc tính của tài liệu. Đây là vấn đề khoa học nghiêm túc mà dường như lâu nay chưa được quan tâm đúng mức.

Việc ghi nhận tài liệu theo cách mã hóa đã được thực hiện một cách khoa học theo nguyên tắc thư viện. Thời đại điện tử, cơ hội cho phép người ta đòi hỏi xem xét đến nhiều thuộc tính hơn như ở thư viện truyền thống. Cần có nguyên tắc để thiết kế và phát triển bộ mã này.

Cách hiển thị mã tài liệu có thể là tập hợp số và chữ, có thể là tập hợp số thuần túy, có thể hiển thị dưới dạng barcode hoặc dạng mã nhiều lớp. Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu sẽ được nhận dạng thông qua các phương tiện hiển thị hoặc một phương tiện xác nhận nào đó.Quy trình làm việc chắc chẳn sẽ có nhiều khác biệt với trước đây.

5. Phân phối tài liệu

Khi phân phối tài liệu sẽ có những yếu tố liên quan như: Người quyết định, đổi tượng liên quan, luồng thông tin, phương tiện trao đổi tin, bảo mật thông tin. Phân phối tài liệu điện tử tưởng chừng dễ hơn phân phối tài liệu ở dạng vật lý. Với người dùng thì dễ thật nhưng thiết kế nó thì không đơn giản. Thiết kế tốt, hiệu quả hệ thống thông tin và hiệu quả quản lý của tổ chức sẽ rất cao. Cho dù tài liệu đã được điện tử hóa hoàn toàn thì hệ thống phân phối thông tin không thể chỉ là hệ thống điện tử dựa trên công nghệ thông tin và mạng. Hành trình nhân công vẫn luôn tồn tại.

6. Lưu trữ tài liệu

Lưu trữ thường được quan niệm là cất giữ.Nhưng cách cất giữ tài liệu hiện nay đều mang tính thủ công, khi tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu cần thiết thì rất mất thời gian. Để đáp ứng các vấn đề trên, trước hết phải mã hóa tài liệu theo các thuộc tính phân loại đủ mức cần thiết. Đồng thời mã hóa cũng giúp cho việc cất giữ tài liệu trong kho và lưu giữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu.
Tài liệu đồng thời có bản chưa số hóa đều phải lưu trữ cho cả hai. Cần có nguyên tắc cho cách lưu trữ này. Mã hóa hai loại này có thể giống nhau nhưng nguyên tắc cất giữ chưa chắc đã giống nhau. Cất giữ tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu nên có ít nhất hai hệ thống song song cùng lưu trữ để tránh rủi ro sự cố. Các hệ thống cơ sở dữ liệu chạy song song cùng lưu trữ để tránh rủi ro sự cố.Các hệ thống cơ sở dữ liệu chay song song cần phải phân tán về mặt không gian để tránh rủi ro môi trường. Cách phân tán về không gian, phân loại và phân lớp hệ thống, bố trí mạng đa phương thức cũng cần thiết để tăng hiệu quả truy xuất thông tin.

Tài liệu điện tử trong quá trình lưu trữ phải có quy trình định kỳ sao chép lại để tránh các lỗi điện tử phát sinh làm hỏng tài liệu. Đồng thời các định dạng file cũng cần được chuyển đổi cho phù hợp với các chương trình ứng dụng phát triển sau này.

Cần phải coi trọng bảo mật thông tin cũng như an toàn hệ thống điện tử. Tư vấn, giải pháp, thiết kế, khai thác cho bảo mật, an toàn là cần thiết nhưng chú ý rằng phải đổi mới cập nhật công nghệ vì lĩnh vực này luôn là cuộc rượt đuổi vòng tròn giữa kẻ gian và bảo vệ. Việc phân loại cấp mức bảo mật đối với tài liệu hiện nay chưa tốt. Có đóng dấu “MẬT” nhiều khi cũng chỉ mang tính hình thức, thiếu các biện pháp thực hiện bảo mật, có khi lại làm chặt quá đến mức khi cần thì không tìm ra.

Chúng ta cần suy nghĩ liệu rằng chúng ta có nhất thiết phải nắm giữ mọi thông tin, tài liệu trong tay hay không trong xu hướng ảo hóa toàn cầu cũng như bùng nổ thông tin.

7. Chỉnh sửa tài liệu

Quản lý thụ động thì không phải lo đến chỉnh sửa nhưng quản lý tích cực thì có muôn vàn lý do để chúng ta phải chỉnh sửa từ nội dung tài liệu đến định dạng, mã hóa, lưu trữ, tác giả, bản quyền, sở hữu trí tuệ…Và cũng không tránh khỏi phải quản lý tài liệu trong các trường hợp có nhân bản, tái bản, phục chế, chế bản, biến thể…và những trường hợp tài liệu bị ăn cắp, phá hoại nữa.

Vì lý do gì đó chúng ta nhận được yêu cầu chỉnh sửa. Nhưng chủ động tìm lỗi, xác minh để chỉnh sửa thì sao, có thuộc trách nhiệm quản lý tài liệu hay không? Phương pháp, phương tiện và tổ chức thực hiện việc này không đơn giản.Trong thực thế, việc này dường như cũng chưa được quan tâm đúng mức.

Các bước cần thực hiện ở đây là: Phát hiện lỗi, xác minh thông tin cần sửa; Thực hiện thay đổi; Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý; Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan. Tuy nhiên, trong thực thế việc này gần như không bao giờ làm hoặc làm không đầy đủ các bước cần thiết.

8. Khai thác, sử dụng tài liệu

Giá trị thật của lưu trữ tài liệu sẽ được kết xuất ở bước này. Hai bước này rất liên quan với nhau. Vì vậy việc tổ chức lưu trữ khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu sẽ phản hồi giúp hoàn thiện hơn công tác lưu trữ.

Tìm kiếm là việc đầu tiên cần làm để tái sử dụng tài liệu. Cách tìm tài liệu, trước hết dựa vào nguyên tắc mã hóa. Với tài liệu điện tử còn có các công cụ tìm kiếm: quá trình tiến hóa tìm kiếm từ ngừ đến nghĩa, đến hình ảnh; từ đúng đến gần đúng, đến suy luận; từ đơn đến đa, đến tập hợp liên quan; từ có đến so sánh, tham chiếu, đến đối chứng, đối nghịch. Tìm kiếm tài liệu trên không gian vật lý sẽ khó khăn hơn nhiều nhưng công nghệ thông tin cũng có thể trự giúp được một phần. Công nghệ gắn chip lên tài liệu chẳng hạn tuy tiện lợi nhưng chi phí cũng chỉ cho phép chúng ta áp dụng ở một giới hạn nào đó.

Quản đối tượng sử dụng tài liệu cũng là việc thường xuyên với các tài liệu bản in. Tuy nhiên với các tài liệu điện tử thì người ta chỉ hay quan tâm đến quyền được sử dụng tài liệu thôi. Thực ra quản được mức độ sử dụng các loại tài liệu khác nhau sẽ giúp người ta nắm được đặc điểm để phân loại đối tượng. Kết quả của việc phân loại đối tượng theo thông tin sử dụng cũng là giá trị quý cho nhiều mục tiêu khác mà xu hướng xã hội hiện nay đang quan tâm.

Tổ chức nhận và xử lý phản hồi thông tin, nhất là qua phương tiện công nghệ thông tin với tại liệu điện tử, là rất thuận lợi. Nhưng cũng cần có sự quan tâm đúng mức về mục tiêu này.Thực tế việc này thường được làm chiếu lệ.

Một vấn đề cần phải quan tâm nữa là Copyright, bảo vệ bản quyền, sở hữu trí tuệ. Trong trường hợp là giao dịch thương mại thì lại còn liên quan đến thuế. Sở dĩ phải nói đến điều đó vì tài liệu điện tử và môi trường công nghệ thông tin là điều kiện thuận lợi cho các vi phạm.

9. Nguồn nhân lực

Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ chưa được các cấp lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, thậm chí kể cả những người làm công tác văn phòng hay trực tiếp làm văn thư, lưu trữ coi trọng. Họ chỉ biết giá trị của nó đối với công việc trước mắt mà không nghĩ đến giá trị lịch sử của các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhiều người làm công tác này không được đào tạo đúng nghề. Đa số làm theo thói quen, theo kinh nghiệm của người đi trước, theo quy định và chỉ đạo quan liêu của cấp trên.

Tiến trình chuyển hóa sang tài liệu điện tử thì nguồn nhân lực cũng có sự bất cập. Nói đến điện tử thì các đơn vị thường sử dụng kỹ thuật viên về công nghệ thông tin. Giới kỹ thuật thường rất tự tin ở nghề của mình thành ra khinh xuất về nghiệp vụ của người khác. Kỹ năng tổ chức ghép nối giữa kỹ thuật và nghiệp vụ chưa chặt chẽ.

10. Môi trường pháp lý

Nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định về công tác hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ. Với xu hướng tài liệu điện tử thì các quy định cần tiếp tục được bổ sung cập nhật. Có thể không quy định bắt buộc hoặc không quy định quá rộng, vưọt quá sự cần thiết của quản lý nhà nước nhưng cũng nên có những hướng dẫn để tăng hiệu quả thông tin của tài liệu. Những hướng dẫn trong thông tin điện tử lại càng cần thiết để đạt được hiệu quả của tính thống nhất.

Tài liệu điện tử có liên quan đến công nghệ. Vì vậy việc chuẩn hóa rất quan trọng. Chuẩn hóa là một quá trình từ nghiên cứu đến phổ biến và tổ chức áp dụng sao cho cập nhật với sự tiến hóa của khoa học công nghệ. Bộ Khoa học công nghệ đã từng ra quy định về sử dụng code tiếng Việt trong tài liệu điện tử; Hệ thống đào tạo liên quan đến vấn đề này với các khóa đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau khá nhiều nhưng tính phổ cập của nó, ngay cả với những người cần biết cũng còn hạn chế. Bên cạnh hệ thống đào tạo, cũng cần một hệ thống tra cứu, hướng dẫn hiệu quả, nhất là dựa trên công nghệ thông tin.
Về môi trường pháp lý quốc tế: Nhà nước cần quan tâm sớm và thường xuyên đến những vấn đề này không chỉ để bảo vệ người Việt Nam trong các hoạt động trên lãnh thổ của mình mà còn bảo vệ trong hội nhập quốc tế, giao lưu thương mại, kinh doanh, văn hóa, khoa học, xã hội của thế giới.

Nguồn (Kỷ hiếu Hội thảo Khoa học Quản lý Tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)

Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

 
Hồ Sơ, tài liệu có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cũng là tài sản giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học.
Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

 Bởi vì:

* Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất – kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.

* Hồ sơ, tài liệu có tác động lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.

* Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: Thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị…

* Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động…

* Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý. Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh… nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích.

* .Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Trong doanh nghiệp của mình, lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu , ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
 * Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
* Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
* Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
* Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: Chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…
* Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

 * Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).
* Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
* Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
* Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
* Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
* Các loại giấy tờ, văn bản khác.
* Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
* Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
* Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
* Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
* Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
* Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).
 * Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
* Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
* Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
* Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

 * Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
* Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
* Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

 * Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
* Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
* Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
* Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
* Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…
Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
 Có thể nói ý nghĩa của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.
Nguồn: doanhnhan360

CloudOffice – Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động  khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau  nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, đối với mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài nguyên quan trọng  mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

CloudOffice – Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, theo dõi các hồ sơ sự kiện, việc lập hồ sơ, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản…. Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, cung cấp thông tin, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, … luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, chu đáo, tận tình, cẩn thận, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc.

Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị. Không gian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu. Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài liệu  mới thậm chí được  chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông… Do đó việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc quả là một vấn đề cực kỳ vất vả, gian nan và mất rất nhiều thời gian.  Vì thế,  các nhà quản lý hiện nay không ngừng  tìm kiếm  giải pháp quản lý tối ưu, chuyên nghiệp nào đó cho công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình.

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng  không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới cách thức ,quy trình làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công  việc cơ quan nói chung.

Bai5_Anh1
Như vậy, với  sự ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật,, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp lý để áp dụng trong mỗi văn phòng,  những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan,, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính, giúp giảm tải rất nhiều có công tác văn thư lưu trữ, sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới.

Tháo gỡ khó khăn trong quản lý văn bản điện tử.

Nhiều địa phương đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… tuy nhiên quá trình triển khai thực tiễn vẫn gặp nhiều bất cập.

Quản lý văn bản điện tử là việc ứng dụng các công cụ của công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng và phần mềm để kiểm soát quá trình tạo lập, xử lý, chu chuyển, , sử dụng và lưu trữ văn bản điện tử.Mục đích của quản lý văn bản điện tử là sử dụng thông tin văn bản điện tử, tăng cường khả năng tiếp cận, , tạo lập các cơ sở dữ liệu văn bản điện tử.

Tuy nhiên, đại diện Khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng (trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ) cho biết, có nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản điện tử như xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa được các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản.

Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là không có ý chí lãnh đạo, thiếu cơ chế thưởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống và có sự chống đối từ phía người sử dụng.

Còn theo thạc sỹ Trần Thanh Tùng, Khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng thì nguyên nhân khó ứng dụng quản lý văn bản điện tử là do thói quen sử dụng văn bản và tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu, trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều. Hơn nữa việc khai thác ứng dụng phần mềm trong giải quyết công việc ở các cơ quan mới chỉ thực hiện theo hình thức động viên khuyến khích chứ chưa thành chủ trương bắt buộc.

Để giải quyết những hạn chế trên, PGS.TS Trần Thị Minh Hòa – Phó hiệu trưởng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cho rằng đã đến lúc các tổ chức cần xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng, không nên ứng dụng theo hình thức động viên hay khuyến khích. Các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý cân đối mức ngân sách và những nguồn lực cần huy động, hoặc nên mời các đơn vị tư vấn đã có kinh nghiệm triển khai trước khi lựa chọn giải pháp phải xác định rõ mục tiêu ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Đặc biệt, cần tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý điều hành, hướng dẫn về ứng dụng phần mềm.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ

Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

 1. Phương Pháp Sắp Xếp Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ

Nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi thì việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ cần thiết. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ  tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố gây hại  cho tài liệu.

A. Sắp Xếp Tài Liệu Theo Hồ Sơ

Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm;

Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ khổ rộng, giấy cứng  thì phải treo lên các giá treo.

B. Sắp Xếp Tài Liệu Lên Giá

Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy.

Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ trái qua phải.

C. Sắp Xếp Giá Trong Kho

Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu.

D. Bảng Chỉ Dẫn Nơi Để Tài Liệu

Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.

Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho.

2. Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ

Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu.

Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm: Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu.

3. Chế Độ Sử Dụng Tài Liệu 

Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định.

Các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm:

+Quy định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu;

+Quy định về chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu;
+ Nội quy phòng đọc;
+ Quy định về việc trưng bày triển lãm tài liệu…

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995

của Cục Lưu trữ Nhà nước)

A- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

  1. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước.
  2. Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu).
  3. Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực:
  4. Kho bảo quản
  5. Trang thiết bị bảo quản
  6. Tổ chức tài liệu trong kho
  7. Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.
  8. Tu bổ, phục chế tài liệu.
  9. Phạm vi áp dụng

Bản hướng dẫn này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy (còn các tài liệu có vật mang tin khác, có bản hướng dẫn riêng).

B- NHỮNG HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

I- KHO BẢO QUẢN

  1. Địa điểm xây kho

Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:

  1. Ở nơi khô ráo.
  2. Có môi trường không khí trong sạch.
  3. Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao.
  4. Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
  5. Quy mô kho

–         Đơn vị tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có các loại phòng kho khác nhau để đáp ứng yêu cầu và chế dộ bảo quản khác nhau của từng loại hìh tài liệu.

– Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15-20 năm sau.

  1. Mặt bằng và hướng nhà kho

–          Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ…

–          Nếu chỉ có một đơn nguyên, thì các phòng làm việc nên để ở tầng dưới, các phòng kho bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên, thì các phòng làm việc nghiệp vụ và các kho bảo quản là một đơn nguyên, còn các phòng để phục vụ khách đến sử dụng tài liệu và các phòng làm việc khác là một đơn nguyên. Hai đơn nguyên này bố trí thành hình chữ T hoặc L, nối thông với nhau bằng nhà cầu có mái.

–          Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ.

  1. Diện tích các phòng kho

–          Diện tích mỗi phòng kho bao gồm: diện tích kê các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi giữ các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho…

–          Mỗi phòng kho không rộng quá 200 mét vuông.

  1. Lối đi

–          Lối đi giữa các hàng giá: 0m70-0m80, lối đi đầu giá: 0m40-0m60, lối đi chính trong kho: 1m20-1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80-1m20.

–        Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy.

Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng).

–          Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng).

  1. Tường kho

–          Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4 giờ có cháy).

–          Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa…

–          Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…

  1. Cửa kho

–          Cửa kho phải chắc chắn, có khóa tốt.

–          Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài.

–          Cửa kho có đặt máy điều hòa, chỉ làm một cánh, có 2 lớp, ở giữa có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt…

–          Cửa sổ của kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.

–          Không nên thiết kế quá nhiều cửa sổ.

  1. Chiều cao kho

–          Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác.

–          Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m00 (mái 2 lớp).

  1. Tải trọng sàn kho

–          Sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850-1000 kg/m2

–          Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2.

  1. Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp.

  1. Hệ thống nước của kho
  • Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước… Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu.
  • Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
  1. Chế độ nhiệt độ-độ ẩm

Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau:

  • Nhiệt độ: 20 ± 2oC
  • Độ ẩm: 50 ± 5%.
  1. Chế độ ánh sáng
  • Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa số cần có rèm che, màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.
  • Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux.
  • Nên dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho.
  1. Chế độ thông gió
  • Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây.
  • Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ.
  • 15. Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước…

II- TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN

  1. Phương tiện bảo quản
  • Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
  • Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc.
  1. Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm
  • Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng.
  • Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.
  • Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
  1. Quạt thông gió
  • Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
  • Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó.
  1. Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí
  • Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho vàg vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
  • Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
  1. Thiết bị phòng chống cháy
  • Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
  • Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước… vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.
  • Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.
  1. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu
  • Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.

III- TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG KHO

  1. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho
  • Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
  • Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
  1. Xếp tài liệu lên giá
  • Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
  • Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
  1. Lập sơ đồ giá trong kho
  • Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các phông lưu trữ trong kho.
  1. Đưa tài liệu ra sử dụng
  • Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
  • Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.
  1. Kiểm tra tài liệu trong kho
  • Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.
  • Hàng năm phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.

IV- CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN

  1. Chống ẩm

Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:

  1. a) Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho.
  2. b) Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.
  3. c) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
  4. Chống nấm mốc
  • Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
  • Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc.
  • Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm.
  • Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu.
  1. Chống côn trùng
  • Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phái áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm một lần).
  • Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng.
  • Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí.
  1. Chống mối
  • Ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ, việc phòng chống phải được đề ra và tiến hành.
  • Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu… phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài.
  1. Chống chuột
  • Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi…)
  • Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.
  • Trong kho chứa tài liệu không để thức ăn .

V- TU BỔ, PHỤC CHẾ, LẬP PHÔNG BẢO HIỂM

  • Cục Lưu trữ Nhà nước sẽ hướng dẫn riêng việc tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu.