Cách hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế đúng quy định

21/04/2025 ChungNguyen hóa đơn điện tử, Tin tức 0

Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và thuế tại Việt Nam, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, có những trường hợp hóa đơn đã lập và kê khai thuế nhưng cần hủy do sai sót hoặc thay đổi giao dịch.

Việc hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế không chỉ là thủ tục hành chính mà còn liên quan đến các quy định pháp luật nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế, bao gồm quy định pháp luật, quy trình thực hiện, các bước cụ thể, thách thức thường gặp, và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hiệu quả và tránh vi phạm.

>> Có thể bạn quan tâm: Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Hủy Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hủy hóa đơn điện tử là quá trình vô hiệu hóa một hóa đơn đã được lập và phát hành do phát hiện sai sót, thay đổi giao dịch, hoặc các lý do khác theo quy định pháp luật. Khi hóa đơn đã kê khai thuế, việc hủy không chỉ liên quan đến hệ thống hóa đơn điện tử mà còn ảnh hưởng đến tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục điều chỉnh với cơ quan thuế.

1.1. Các Trường Hợp Cần Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 32/2011/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung), các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế bao gồm:

  • Sai sót thông tin: Hóa đơn ghi sai thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất, hoặc tổng giá trị.

  • Thay đổi giao dịch: Giao dịch bị hủy bỏ, trả lại hàng hóa, hoặc điều chỉnh giá trị giao dịch.

  • Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn được phát hành bởi tổ chức không có tư cách pháp lý hoặc không được cơ quan thuế chấp nhận.

  • Yêu cầu từ cơ quan thuế: Cơ quan thuế phát hiện sai phạm trong quá trình thanh tra, kiểm tra, yêu cầu hủy hóa đơn để điều chỉnh.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Việc Hủy Hóa Đơn Đúng Quy Định

Hủy HĐĐT đã kê khai thuế là một thủ tục quan trọng vì:

  • Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính do sử dụng hóa đơn sai hoặc không điều chỉnh tờ khai thuế.

  • Minh bạch tài chính: Đảm bảo số liệu kế toán và thuế khớp với thực tế giao dịch.

  • Bảo vệ quyền lợi các bên: Giúp người mua và người bán thống nhất về giá trị giao dịch, tránh tranh chấp.

  • Hỗ trợ kiểm tra, thanh tra: Hóa đơn đã hủy và các chứng từ liên quan là căn cứ để cơ quan thuế đối chiếu khi kiểm tra.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2. Quy Định Pháp Luật Về Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Kê Khai Thuế

Việc hủy HĐĐT đã kê khai thuế được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật sau:

  • Luật Quản lý thuế 2019: Yêu cầu doanh nghiệp sửa chữa sai sót trong hóa đơn và tờ khai thuế.

  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về phát hành, sử dụng, và hủy HĐĐT.

  • Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết thủ tục hủy HĐĐT, đặc biệt với hóa đơn đã truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

  • Thông tư 32/2011/TT-BTC: Quy định về xử lý hóa đơn sai sót và điều chỉnh tờ khai thuế.

  • Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.

2.1. Nguyên Tắc Hủy Hóa Đơn Điện Tử

  • Thông báo cả hai bên: Người bán và người mua phải thống nhất về việc hủy hóa đơn và lý do hủy.

  • Lập biên bản hủy: Cần lập biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ lý do, số hóa đơn, và ngày hủy.

  • Điều chỉnh tờ khai thuế: Nếu hóa đơn đã kê khai, doanh nghiệp phải điều chỉnh tờ khai GTGT để phản ánh đúng số liệu.

  • Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế: Thông tin hủy hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế qua hệ thống eTax.

  • Lưu trữ hồ sơ: Biên bản hủy, hóa đơn bị hủy, và các chứng từ liên quan phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.

2.2. Thời Hạn Hủy Hóa Đơn

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện ngay khi phát hiện sai sót hoặc có lý do hợp lệ. Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, doanh nghiệp cần:

  • Hoàn thành thủ tục hủy trước khi nộp tờ khai thuế GTGT của kỳ tiếp theo.

  • Nếu đã qua kỳ kê khai, doanh nghiệp phải lập tờ khai bổ sung để điều chỉnh.

>> Tham khảo: Điểm mới về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. Quy Trình Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Kê Khai Thuế

Hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp giữa người bán, người mua, và cơ quan thuế. Dưới đây là các bước chi tiết:

3.1. Thống Nhất Giữa Người Bán Và Người Mua

Người bán liên hệ với người mua để thống nhất về việc hủy hóa đơn. Cả hai bên cần xác nhận lý do hủy (sai sót, hủy giao dịch, v.v.) và ký kết biên bản hủy hóa đơn. Biên bản này cần bao gồm:

  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

  • Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn cần hủy.

  • Lý do hủy (chi tiết, cụ thể).

  • Cam kết của cả hai bên về việc hủy và xử lý hậu quả (nếu có).

  • Chữ ký số của người bán và người mua (hoặc đại diện ủy quyền).

3.2. Lập Biên Bản Hủy Hóa Đơn

Người bán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống eTax để lập biên bản hủy hóa đơn theo mẫu. Biên bản phải được ký số bởi cả hai bên và gửi cho người mua để xác nhận. Nếu người mua không có chữ ký số, có thể sử dụng bản giấy (kèm chữ ký tay) và scan gửi lại người bán.

3.3. Hủy Hóa Đơn Trên Hệ Thống Điện Tử

Người bán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với Tổng cục Thuế để thực hiện hủy hóa đơn:

  • Chọn hóa đơn cần hủy trong danh sách hóa đơn đã phát hành.

  • Nhập lý do hủy và đính kèm biên bản hủy hóa đơn.

  • Ký số và gửi thông báo hủy đến cơ quan thuế qua cổng eTax.

  • Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái hóa đơn thành “đã hủy” và thông báo cho người mua.

3.4. Lập Hóa Đơn Thay Thế (Nếu Cần)

Nếu hủy hóa đơn do sai sót thông tin, người bán cần lập hóa đơn thay thế với thông tin chính xác. Hóa đơn thay thế phải:

  • Ghi rõ “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ngày…” (liên quan đến hóa đơn đã hủy).

  • Có ký hiệu, số hóa đơn mới, và được ký số hợp lệ.

  • Được gửi cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

3.5. Điều Chỉnh Tờ Khai Thuế GTGT

Hóa đơn đã kê khai thuế ảnh hưởng đến số liệu trên tờ khai GTGT, do đó doanh nghiệp cần điều chỉnh tờ khai:

  • Người bán: Nếu hóa đơn đầu ra bị hủy, doanh nghiệp lập tờ khai bổ sung (mẫu 01/GTGT) để giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Tờ khai bổ sung phải nộp trước thời hạn kê khai kỳ tiếp theo hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.

  • Người mua: Nếu đã khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn bị hủy, người mua lập tờ khai bổ sung để giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

  • Nộp tờ khai bổ sung: Tờ khai bổ sung được nộp qua hệ thống eTax, kèm theo giải trình lý do điều chỉnh và biên bản hủy hóa đơn.

3.6. Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn

Doanh nghiệp cập nhật thông tin hủy hóa đơn vào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) trong kỳ kê khai. Báo cáo này bao gồm:

  • Số lượng hóa đơn đã phát hành, đã sử dụng, và đã hủy.

  • Danh sách hóa đơn sai sót và hóa đơn thay thế (nếu có).

Báo cáo phải được nộp cùng với tờ khai thuế GTGT hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.

3.7. Lưu Trữ Hồ Sơ

Doanh nghiệp lưu trữ các tài liệu liên quan đến việc hủy hóa đơn trong thời hạn tối thiểu 10 năm, theo Luật Kế toán 2015. Hồ sơ bao gồm:

  • Hóa đơn đã hủy (dữ liệu điện tử).

  • Biên bản hủy hóa đơn.

  • Hóa đơn thay thế (nếu có).

  • Tờ khai thuế GTGT bổ sung và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Thách Thức Trong Việc Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Kê Khai Thuế

Doanh nghiệp thường gặp một số thách thức khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế:

4.1. Phối Hợp Với Người Mua

Việc thống nhất và ký biên bản hủy với người mua có thể gặp khó khăn, đặc biệt nếu người mua không hợp tác hoặc không cung cấp chữ ký số kịp thời.

4.2. Sai Sót Trong Quy Trình

Sai sót trong việc lập biên bản hủy, truyền dữ liệu, hoặc điều chỉnh tờ khai có thể dẫn đến việc cơ quan thuế không chấp nhận, gây chậm trễ hoặc phạt hành chính.

4.3. Áp Lực Thời Hạn

Thời hạn hủy hóa đơn và điều chỉnh tờ khai thuế khá ngắn, đặc biệt nếu phát hiện sai sót ngay trước thời điểm nộp tờ khai kỳ tiếp theo, gây áp lực cho bộ phận kế toán.

4.4. Quản Lý Dữ Liệu Phức Tạp

Doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn phải xử lý nhiều hóa đơn cần hủy, đòi hỏi hệ thống quản lý hóa đơn điện tử mạnh mẽ và đội ngũ nhân sự có chuyên môn.

4.5. Rủi Ro Pháp Lý

Nếu không hủy hóa đơn đúng quy định hoặc không điều chỉnh tờ khai thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 4 triệu đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, thậm chí bị truy thu thuế và tính lãi chậm nộp.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Lưu Ý Thực Tiễn Khi Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Để hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Kiểm tra hóa đơn ngay khi phát hành: Phát hiện sai sót sớm để hủy hóa đơn trước khi kê khai thuế, giảm phức tạp trong thủ tục.

  • Phối hợp chặt chẽ với người mua: Liên hệ kịp thời để thống nhất lý do hủy và hoàn thành biên bản hủy.

  • Sử dụng phần mềm HĐĐT uy tín: Lựa chọn phần mềm tích hợp tốt với hệ thống eTax, hỗ trợ lập biên bản hủy và truyền dữ liệu nhanh chóng.

  • Cập nhật quy định pháp luật: Theo dõi các văn bản mới về hóa đơn điện tử và thuế GTGT để đảm bảo tuân thủ.

  • Lưu trữ cẩn thận: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn, biên bản hủy, và tờ khai bổ sung được lưu trữ an toàn, dễ truy xuất khi cần.

  • Tư vấn chuyên gia: Nếu gặp khó khăn, tham khảo ý kiến từ kế toán viên hoặc chuyên gia thuế để xử lý đúng quy trình.

Kết Luận

Hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế là một thủ tục quan trọng nhưng phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và các văn bản liên quan.

Từ việc thống nhất với người mua, lập biên bản hủy, điều chỉnh tờ khai thuế, đến lưu trữ hồ sơ, mỗi bước đều cần được thực hiện cẩn thận để tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Mặc dù đối mặt với nhiều thách thức như phối hợp với người mua, áp lực thời hạn, và quản lý dữ liệu, doanh nghiệp có thể vượt qua bằng cách áp dụng công nghệ, nâng cao chuyên môn, và tư vấn chuyên gia.

Hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, xây dựng uy tín với đối tác và cơ quan thuế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp hướng dẫn toàn diện, giúp doanh nghiệp tự tin xử lý các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế một cách hiệu quả và chính xác.

Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

5/5 - (1 bình chọn)