Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hai hình thức hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn đang sử dụng là có mã hay không có mã để áp dụng phù hợp. Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ quanlytailieu, hy vọng sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế
Tùy từng trường hợp mà kế toán cần xác định áp dụng điều chỉnh hóa đơn hay hủy hóa đơn. Dưới đây là cách xử lý hóa đơn sai sót trong một số tình huống cụ thể.
1.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai sót, đã cấp mã, chưa gửi người mua
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì thực hiện như sau:
- Bước 1: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập bị sai sót.
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế hóa đơn điện tử sai sót để gửi cho người mua.
>> Tham khảo: Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2. Hóa đơn điện tử có mã bị sai sót, chưa được cấp mã
Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót, cơ quan thuế chưa cấp mã, người bán chỉ cần điều chỉnh nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử, bằng cách sửa trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử để chỉnh thông tin sai sót thành thông tin đúng.
1.3. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót, đã gửi người mua
Trường hợp này được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua rồi mới phát hiện ra sai sót thì căn cứ vào từng tình huống cụ thể để xử lý.
Tình huống 1: Sai sót tên, địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác.
Người bán không cần lập lại hóa đơn mà thực hiện:
- Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử sai sót.
- Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Tình huống 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc ghi sai quy cách, chất lượng hàng hóa trên hóa đơn.
Người bán lựa chọn một trong hai cách:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót:
- Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót.
- Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.
Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
>> Tham khảo: Quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
2. Xử lý hóa đơn thay thế đã lập nhưng tiếp tục có sai sót
Theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi tới cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót trong một số trường hợp như sau:
“Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
- Đối với hóa đơn điện tử:
…
- c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;”
Tóm lại, trường hợp đã xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót nhưng hóa đơn thay thế lại tiếp tục có sai sót thì bên bán không được phép hủy hóa đơn mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
Kết luận
Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/