Có cần đóng dấu trên hóa đơn điện tử hay không?

Một trong những điểm yếu cố hữu của các doanh nghiệp Việt Nam là dành ít sự chú ý đến các vấn đề về mặt pháp lý. Và trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, một công nghệ mới có thể tạo nên một cuộc cách mạng trong quản lý chứng từ, hóa đơn cho các doanh nghiệp Việt Ma trong kỷ nguyên 4.0, điểm yếu đó lại càng được bộc lộ rõ. Qua một cuộc phòng vấn ngắn để tìm hiểu về mức độ am hiểu về các quy định pháp lý của các doanh nghiệp về hóa đơn điện tử, phần lớn đều không thể trả lời được câu hỏi: “Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?”. Chính vì thế, bài viết hôm nay của quanlycongvan.com.vn sẽ giúp quý độc giả giải quyết câu hỏi đó.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

1. Về mặt pháp lý

Để biết hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, doanh nghiệp căn cứ các quy định sau của pháp luật.

Theo Khoản 2 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định của pháp luật.

Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 1, Khoản 2 trong Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, một trong những nội dung phải có của hóa đơn điện tử chính là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc thì sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng theo quy định của pháp luật:
Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán… Một số trường hợp khác thì sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

Như vậy, từ những quy định của pháp luật nêu trên, câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không đã hoàn toàn được giải đáp. Cụ thể:
Với trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành thì hóa đơn không cần chữ ký. Hóa đơn điện tử theo đó cũng không cần phải có đóng dấu của người bán và chữ ký của người mua.
Với trường hợp doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì hóa đơn điện tử cũng chỉ bắt buộc phải có chữ ký.

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Ngoài ra, Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

Như vậy, trên đây là toàn bộ những quy định về việc đóng dấu trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần phải nắm thật chắc.

2. Có cần đóng dấu đối với hóa đơn chuyển đổi?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần và không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán.

Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện: phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Địa chỉ bạn có thể liên hệ để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử

Thái Sơn Soft là đơn vị đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice hiện đang được sử dụng rất phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín mà chúng tôi đề xuất với quý độc giả.

Với lợi thế trên 17 năm hình thành và phát triển, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn có thể giúp quý khách hàng giải đáp nhanh chóng những thắc mắc về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice nói riêng và hóa đơn điện tử nói chung. Đây chắc chắn là một địa chỉ mà bạn có thể đặt trọn niềm tin trong quá trình chuyển đổi sang quản lý hóa đơn chứng từ truyền thống sang phương pháp quản lý bằng phần mềm hóa đơn điện tử.

Kết luận

Tóm lại, bài viết của quanlytailieu.com.vn đã điểm qua những ý chính sau:

1. Về mặt pháp lý

2. Có cần đóng dấu đối với hóa đơn chuyển đổi?

3. Địa chỉ bạn có thể liên hệ để nhận tư vấn về hóa đơn điện tử

Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi đã đem đến những thông tin hữu ích tới quý độc giả.