QUẢN LÝ TÀI LIỆU

Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị đi đầu trong áp dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc văn phòng các cấp. Khi đưa vào triển khai chính phủ điện tử, mô hình này đã nhanh chóng phát triển rộng khắp giúp công việc hành chính trở nên năng suất và hiệu quả hơn cách làm truyền thống.

TP.Hồ Chí Minh triển khai mạnh mẽ chính phủ điện tử cả 4 cấp

Thay vì thực hiện công việc ở các cấp hoàn toàn bằng phương pháp truyền thống, công nghệ thông tin giúp rút ngắn thời gian thực hiện và xóa đi khoảng cách địa lý. Từ đó giúp tiết kiệm được chi phí không nhỏ vào ngân sách nhà nước để tăng lương hay thực hiện thêm nhiều chế độ phúc lợi cho người dân.

Từ năm 2010, lãnh đạo TP. Hồ Chí Minh đã đưa CNTT vào áp dụng ở cấp TP và nhanh chóng lan rộng xuống các cấp phía dưới. Bà Võ Thị Trung Trinh, Phó Giám đốc Sở TTTT TPHCM cho biết, giai đoạn 2010-2016, TPHCM đã tích cực đẩy mạnh phát triển các ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và điều hành của chính quyền TP. Những ứng dụng đã triển khai là: Văn phòng điện tử; Tác nghiệp chuyên ngành và “một cửa” điện tử.

Trong những ứng dụng kể trên, văn phòng điện tử góp phần lớn trong việc tiết kiệm thời gian làm việc và chi phí cho ngân sách nhà nước. TP đã xây dựng được hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc được triển khai kết nối từ Văn phòng UBND TP và các sở, ban ngành, quận, huyện, các tổng công ty. Cụ thể, hệ thống liên thông văn bản điện tử của TP đã triển khai tới 177 đơn vị và liên thông hơn 500.000 văn bản điện tử. Bên cạnh đó, hệ thống lịch công tác, thư mời họp còn được thông qua SMS, Email, Smartphone, hệ thống họp trực tuyến được bảo mật cao…

Khác với văn phòng điện tử, “một cửa” điện tử là dịch vụ công trực tuyến  hỗ trợ doanh nghiệp, nhà đầu tư đăng ký, hoàn tất toàn bộ hồ sơ hành chính qua mạng mà không cần phải gặp trực tiếp cán bộ, công chức.

Ông Lê Mạnh Hà, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ cho biết việc ứng dụng CNTT tại các địa phương trên cả nước đang được triển khai, mở rộng. Ngay từ cấp xã, bước đầu đã ứng dụng CNTT vào công việc. Tuy nhiên, việc triển khai lại rời rạc, chưa được đồng bộ, thông suốt từ các cấp. Theo ông Lê Mạnh Hà, đã đến lúc cần phải có một hệ thống (Chính phủ điện tử) thông suốt 4 cấp từ cấp xã tới huyện, thành phố và Trung ương.

Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Lê Mạnh Hà cũng cho biết: Trong thời gian tới, Văn phòng Chính phủ sẽ đẩy mạnh việc phối hợp với các tỉnh, thành để đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử theo 4 cấp.

Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice là giải pháp hoàn hảo cho chính phủ điện tử và doanh nghiệp

 Với đặc tính phân cấp rõ ràng, phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là ứng dụng lý tưởng cho hệ thống văn phòng chính phủ các cấp và các doanh nghiệp với quy mô từ nhỏ đến lớn.

Phần mềm CloudOffice cho phép tất cả thành viên trong hệ thống kết nối với nhau mọi lúc mọi nơi với các thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng, máy tính. Mọi dữ liệu, thông tin công việc cần xử lý cũng được hệ thống cập nhật thường xuyên. Chính vì vậy, việc vận hành bộ máy hành chính sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

Các phòng ban không cần phải di chuyển nhiều cho thao tác đưa đơn trình ký cấp trên hay tìm kiếm tài liệu giấy mất hàng giờ như trước đây. Tất cả mọi công đoạn này đều thực hiện trên Phần mềm CloudOffice.

Hệ thống Phần mềm CloudOffice có khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn nên bất kỳ đơn vị nào sử dụng cũng có thể yên tâm rằng mọi thông tin đã được hệ thống cập nhật sẽ được tìm thấy ngay sau vài cú nhấp chuột.

Đơn vị sử dụng Phần mềm quản lý công việc CloudOffice có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tới hàng tỷ đồng mỗi năm so với hình thức văn phòng giấy tờ truyền thống. Không còn nhiều giấy tờ phải in ấn, bớt nhiều thư tín phải chuyển phát nhanh, bớt đi công tác phí cho những đợt công tác ngắn và dài ngày, mở rộng thêm nhiều chi nhánh mà không mất nhiều phí đi lại… Phần mềm CloudOffice giống như đưa cả một chính phủ hay doanh nghiệp thu nhỏ lại trong một chiếc máy tính.

Phần mềm CloudOffice được xây dựng và phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.  Công ty Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, phần mềm văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn

 Xem thêm tin bài liên quan:

3 bước để quản lý văn phòng hiệu quả

Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động  khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau  nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, đối với mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài nguyên quan trọng  mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, theo dõi các hồ sơ sự kiện, việc lập hồ sơ, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản…. Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, cung cấp thông tin, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, … luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, chu đáo, tận tình, cẩn thận, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc.

Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị. Không gian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu. Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài liệu  mới thậm chí được  chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông… Do đó việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc quả là một vấn đề cực kỳ vất vả, gian nan và mất rất nhiều thời gian.  Vì thế,  các nhà quản lý hiện nay không ngừng  tìm kiếm  giải pháp quản lý tối ưu, chuyên nghiệp nào đó cho công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình.

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng  không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới cách thức ,quy trình làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công  việc cơ quan nói chung.

Như vậy, với  sự ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật,, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp lý để áp dụng trong mỗi văn phòng,  những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan,, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính, giúp giảm tải rất nhiều có công tác văn thư lưu trữ, sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới.

Theo đó, Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Trong đó, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Đồng thời các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị, bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.

Về quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định quy định trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử . Đồng thời, nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành của hồ sơ phải đảm bảo  và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

Khuyến khích thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến

Về sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định quy định thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Nghị định cũng khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

Đồng thời, nghiêm cấm việc truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy hoại trái phép tài liệu lưu trữ điện tử. Cũng như, nghiêm cấm hành vi tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loại, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/3/2013.

 Nguồn : http://baodientu.chinhphu.vn/Chinh-sach-moi/Quan-ly-tai-lieu-luu-tru-dien-tu/158443.vgp