Chuyên mục: Phần mềm quản lý tài liệu

Việc sử dụng phần mềm trong quản lý công việc cloudoffice có lợi ích gì?

Việc sử dụng phần mềm CloudOffice trong quản lý công việc có lợi ích gì?

Trong xu thế văn phòng điện tử hiện nay, việc doanh nghiệp đầu tư một phần mềm văn phòng điện tử trong đó có cả tính năng quản lý tài liệu chuyên nghiệp sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty. Chúng ta cùng tìm hiểu những lợi ích này nhé

  • Phần mềm quản lý tài liệu sẽ nâng cao hiệu suất công việc, Phần mềm CloudOffice với tính năng quản lý công việc chuyên nghiệp và thân thiện với người dùng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý được mọi công việc mọi lúc mọi nơi.
  • Phần mềm quản lý công việc CloudOffice quản lý tổng thể công việc của mọi nhân viên trong công ty, phân công công việc, theo dõi tiến trình và kết quả công việc, thời gian hoàn thành và các deadline của công việc đó. Đưa ra cảnh báo nhắc nhở, các phương án ngay trên phần mềm.
  • Tối ưu hóa công việc giữa các phòng ban với nhau, giúp trao đổi thông tin về công việc ngay trên máy tính cũng như smartphone, tạo dựng một môi trường văn phòng điện tử hiện đại, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
  • Tăng năng suất làm việc của nhân viên, giảm chi phí vận hành bộ máy văn phòng.
  • Giảm hầu hết các giấy tờ, văn bản giấy vì phần mềm cũng đã trang bị một trình quản lý văn bản điện tử chuyên nghiệp.
Việc sử dụng phần mềm trong quản lý công việc cloudoffice có lợi ích gì?
Việc sử dụng phần mềm trong quản lý công việc cloudoffice có lợi ích gì?

Cùng với sự phát triển của hóa đơn điện tử, thì những phần mềm văn phòng điện tử như CloudOffice sẽ mang lại cho doanh nghiệp một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, chú trọng việc mang lại một năng suất làm việc tối đa cho nhân viên.

Thành phố Hồ Chí Minh triển khai thành công chính phủ điện tử

Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị đi đầu trong áp dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc văn phòng các cấp. Khi đưa vào triển khai chính phủ điện tử, mô hình này đã nhanh chóng phát triển rộng khắp giúp công việc hành chính trở nên năng suất và hiệu quả hơn cách làm truyền thống.

TP.Hồ Chí Minh triển khai mạnh mẽ chính phủ điện tử cả 4 cấp

Thay vì thực hiện công việc ở các cấp hoàn toàn bằng phương pháp truyền thống, công nghệ thông tin giúp rút ngắn thời gian thực hiện và xóa đi khoảng cách địa lý. Từ đó giúp tiết kiệm được chi phí không nhỏ vào ngân sách nhà nước để tăng lương hay thực hiện thêm nhiều chế độ phúc lợi cho người dân.

Từ năm 2010, lãnh đạo TP. Hồ Chí Minh đã đưa CNTT vào áp dụng ở cấp TP và nhanh chóng lan rộng xuống các cấp phía dưới. Bà Võ Thị Trung Trinh, Phó Giám đốc Sở TTTT TPHCM cho biết, giai đoạn 2010-2016, TPHCM đã tích cực đẩy mạnh phát triển các ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và điều hành của chính quyền TP. Những ứng dụng đã triển khai là: Văn phòng điện tử; Tác nghiệp chuyên ngành và “một cửa” điện tử.

Trong những ứng dụng kể trên, văn phòng điện tử góp phần lớn trong việc tiết kiệm thời gian làm việc và chi phí cho ngân sách nhà nước. TP đã xây dựng được hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc được triển khai kết nối từ Văn phòng UBND TP và các sở, ban ngành, quận, huyện, các tổng công ty. Cụ thể, hệ thống liên thông văn bản điện tử của TP đã triển khai tới 177 đơn vị và liên thông hơn 500.000 văn bản điện tử. Bên cạnh đó, hệ thống lịch công tác, thư mời họp còn được thông qua SMS, Email, Smartphone, hệ thống họp trực tuyến được bảo mật cao…

thanh-pho-ho-chi-minh-trien-khai-thanh-cong-chinh-phu-dien-tu-02
Văn phòng điện tử giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách hiệu quả.

Khác với văn phòng điện tử, “một cửa” điện tử là dịch vụ công trực tuyến  hỗ trợ doanh nghiệp, nhà đầu tư đăng ký, hoàn tất toàn bộ hồ sơ hành chính qua mạng mà không cần phải gặp trực tiếp cán bộ, công chức.

Ông Lê Mạnh Hà, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ cho biết việc ứng dụng CNTT tại các địa phương trên cả nước đang được triển khai, mở rộng. Ngay từ cấp xã, bước đầu đã ứng dụng CNTT vào công việc. Tuy nhiên, việc triển khai lại rời rạc, chưa được đồng bộ, thông suốt từ các cấp. Theo ông Lê Mạnh Hà, đã đến lúc cần phải có một hệ thống (Chính phủ điện tử) thông suốt 4 cấp từ cấp xã tới huyện, thành phố và Trung ương.

Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Lê Mạnh Hà cũng cho biết: Trong thời gian tới, Văn phòng Chính phủ sẽ đẩy mạnh việc phối hợp với các tỉnh, thành để đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử theo 4 cấp.

Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice là giải pháp hoàn hảo cho chính phủ điện tử và doanh nghiệp

 Với đặc tính phân cấp rõ ràng, phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là ứng dụng lý tưởng cho hệ thống văn phòng chính phủ các cấp và các doanh nghiệp với quy mô từ nhỏ đến lớn.

Phần mềm CloudOffice cho phép tất cả thành viên trong hệ thống kết nối với nhau mọi lúc mọi nơi với các thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng, máy tính. Mọi dữ liệu, thông tin công việc cần xử lý cũng được hệ thống cập nhật thường xuyên. Chính vì vậy, việc vận hành bộ máy hành chính sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

Các phòng ban không cần phải di chuyển nhiều cho thao tác đưa đơn trình ký cấp trên hay tìm kiếm tài liệu giấy mất hàng giờ như trước đây. Tất cả mọi công đoạn này đều thực hiện trên Phần mềm CloudOffice.

Hệ thống Phần mềm CloudOffice có khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn nên bất kỳ đơn vị nào sử dụng cũng có thể yên tâm rằng mọi thông tin đã được hệ thống cập nhật sẽ được tìm thấy ngay sau vài cú nhấp chuột.

Đơn vị sử dụng Phần mềm quản lý công việc CloudOffice có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tới hàng tỷ đồng mỗi năm so với hình thức văn phòng giấy tờ truyền thống. Không còn nhiều giấy tờ phải in ấn, bớt nhiều thư tín phải chuyển phát nhanh, bớt đi công tác phí cho những đợt công tác ngắn và dài ngày, mở rộng thêm nhiều chi nhánh mà không mất nhiều phí đi lại… Phần mềm CloudOffice giống như đưa cả một chính phủ hay doanh nghiệp thu nhỏ lại trong một chiếc máy tính.

thanh-pho-ho-chi-minh-trien-khai-thanh-cong-chinh-phu-dien-tu-01
Phần mềm CloudOffice là giải pháp hiệu quả cho cải cách hành chính.

Phần mềm CloudOffice được xây dựng và phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.  Công ty Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, phần mềm văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn

 Xem thêm tin bài liên quan:

3 bước để quản lý văn phòng hiệu quả

CloudOffice – Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do lĩnh vực hoạt động  khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau  nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, đối với mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu, vì đó tài nguyên quan trọng  mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

CloudOffice – Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, theo dõi các hồ sơ sự kiện, việc lập hồ sơ, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản…. Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, cung cấp thông tin, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, … luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, chu đáo, tận tình, cẩn thận, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc.

Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải quyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị. Không gian lưu trữ luôn luôn quá tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu. Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài liệu  mới thậm chí được  chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông… Do đó việc tìm kiếm lại hồ sơ tài liệu gốc quả là một vấn đề cực kỳ vất vả, gian nan và mất rất nhiều thời gian.  Vì thế,  các nhà quản lý hiện nay không ngừng  tìm kiếm  giải pháp quản lý tối ưu, chuyên nghiệp nào đó cho công tác văn thư lưu trữ của đơn vị mình.

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, Các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp đã lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tài đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng  không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới cách thức ,quy trình làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công  việc cơ quan nói chung.

Bai5_Anh1
Như vậy, với  sự ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật,, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp lý để áp dụng trong mỗi văn phòng,  những văn phòng không giấy tờ đã hình thành ở rất nhiều tổ chức cơ quan,, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính, giúp giảm tải rất nhiều có công tác văn thư lưu trữ, sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới.

Thực trạng và Kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Chính phủ Việt Nam

I. Thực trạng

Văn phòng Chính phủ đã bắt đầu triển khai tin học hóa hệ thông tin của cơ quan từ năm 1990, với mục tiêu là ứng dụng tin học và kỹ thuật thông tin nhằm hiện đại hoá hệ thống thông tin tại Văn phòng Chính phủ, kết nối hệ thống thông tin của Văn phòng Chính phủ với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề cung cấp thông tin phục vụ cho công tác chi đạo, điều hành cùa Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.

1. Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng kỹ thuật trong thời gian qua đã đặt nền móng cho công tác tin học hóa quản lý và điều hành tại Văn phòng Chỉnh phủ và trong các cơ quan hành chính nhà nước trên phạm vi cả nước.

Năm 1990, trong toàn bộ máy tính của cả cơ quan Văn phòng Chính phủ chỉ có 01 máy 286 có ổ cứng, còn lại 6 máy khác chỉ có ổ đĩa mềm.
Từ năm 1997 đến nay đã và đang sử dụng mạng LAN trong Văn phòng Chính phủ và Mạng tin học kết nối với tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, một số cơ quan khác ở Trung ương và các Tập đoàn, Tổng Công ty 91.
Trang thiết bị kỹ thuật ngày càng chất lượng phong phú và hiện đại hơn, tạo điều kiện cho các cơ quan trao đổi qua thư điện tử hoặc phần mềm gửi, nhận văn bản.
Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Chính phu tlược trang bị máy tính kết nối với mạng LAN và mỗi phòng làm việc đều có máy tính kết nối Internet. Phòng Văn thư và một số đon vị, cá nhân khác được trang bị máy Scanner đế quét văn bản đưa lên mạng tin học.

2. Các giai đoạn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Năm

Tên ứng dụng

Tính năng của phần mềm

1990- 1996

Quản lý vãn bản đi đến (máy lẻ)

Quản lý danh mục văn bản đi, đến (thay sổ) tại Phòng Văn thư

1997-2011

Quản lý văn bản đi, đến, phiếu trình (Mạng)

Quản lý danh mục vàn bản đi, đến (thay sổ) trong toàn cơ quan.Cán bộ, công chức có thể xem các vãn bản đến, đi từ các cá nhân, đom vị trong cơ quan, Theo dõi được các văn bản đã xử !ý hoặc chưa xử lý,…Có thể gắn File điện tử và gửi nhận văn bản với các cơ quan khác.

1995 – 1997

Quản lý hồ sơ lưu trữ (máy lẻ)

Quản lý danh mục hồ sơ lưu trữ (thay thẻ) tại Phòng Lưu trữ.

1997-2011

Quản lý hồ sơ lưu trữ (mạng)

Chuyển đổi dữ liệu do Phòng Văn thư đã nhập ữong phần mềm quàn lý ván bản đi, đến sang phần mềm quản lý hồ sơ lưu trừ và bổ sung thêm tài liệu đế lập hồ sơ điện tử.

2012

Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Quản lý toàn bộ việc tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bàn qua mạng.Văn bản đển, đi đều có File điện tử đính kèm Hồ sơ điện tử có từ văn bản đến, quá trinh xứ lý, trình ký ban hành và phát hành văn bản. ‘ Kết nổi phần mềm này vói phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.

Từ tháng 01 năm 2012, thực hiện ý kiến chỉ đạo cùa Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đã kiên quyết thực hiện việc không xử lý văn bản, hồ sơ do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế, Tổng Công ty 91 trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ mà không có hồ sơ điện tử kèm theo.

II. KINM NGHIỆM
Với việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Văn phòng Chính phủ rút ra một số kết quả, bài học kinh nghiệm và các kiến nghị sau:

1. Kết quả đạt được
– Giảm bớt sổ sách ghi chép văn bản đến.
– Giảm bớt động tác trong công việc (trước đây phải ghi sổ thứ tự văn bản đến, nay không cần) do đó bố trí công việc được khoa học và hợp lý hơn, bảo đảm sức khoẻ cho người lao động nên năng suất và hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt.
Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản đi, đến nhanh hơn nhiều lần (trước đây nếu tìm văn bản đi, đến của các năm trước thi rất khó tìm và mất thời gian phải vài ba ngày, nay chỉ cần tối đa vài phút là có thể tìm được. Việc tìm kiếm trước đây phải biết chính xác số, ngày tháng văn bản thì mới tìm được, nay chi cần biết trích yếu, số, ngày tháng, hoặc một số yếu tố của văn bản là cũng có thể tìm được).
Theo dõi tình hình xử lý văn bản chặt chẽ hơn, có thể theo dõi đến tận chuyên viên (trước đây không thể làm được vì nếu theo dõi bằng thẻ thì với khối lượng hàng ngày vài trăm văn bản sẽ phải có rất nhiều người lập thẻ và theo dõi quá trình xử lý, ngày nọ tiếp ngày kia số thẻ đến hàng ngàn do vậy rất khó theo dõi).
Báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm về số lượng văn bản đi, đến và tình hình xử lý văn bản, phân loại văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn (trước đây phải đếm và cộng bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà không đảm bảo chính xác).
– Trước đây. chuyên viên không thế tự mình kiếm tra văn bản đến mình và mình đã xử lý, thì giờ thông qua quản lý điện tử điều đó đã trở nên dễ dàng.
– Khi cập nhật toàn văn văn bản vào mạng đã giúp mọi người có cơ sở dữ liệu để tra cứu, không nhất thiết phải đến Phòng Lưu trữ, hoặc phải lưu văn bàn giấy (trước đây không thể làm được).
– Đáp ứng được các yêu cầu báo cáo đột xuất của lãnh đạo về văn bản, nhất là thống kê (trước đây không thể làm được).
– Cơ sở dữ liệu do Phòng Văn thư cập nhật vào đã trở thành tài nguyên chung cho tất cả các đơn vị trong cơ quan. Nhất là Phòng Lưu trữ, trên cơ sở đó để lập hồ sơ, giảm nhẹ công việc cho cán bộ (trước đây phải làm bằng tay tất cả, nay chỉ việc in ra).
– Bảo đảm xử lý công việc trong cơ quan nhanh hơn, thực hiện được một bước về cài cách thủ tục hành chính, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, quá trình chu chuyển văn bản và phối hợp xử lý cũng diễn ra nhanh hơn (Ví dụ: trước đây khi xin ý kiến phối hợp phải lần lirọt từng đơn vị, mỗi đơn vị 2 đến 3 ngày nên mất nhiều thời gian để phối hợp, đến nay qua mạng có thể xin ý kiến phối hợp đến tất cả các đơn vị trong cùng một lúc nên thời gian phối hợp giảm đáng kể).
– Tránh được tình trạng văn bản chồng chéo, một văn bản đến nhiều nơi và một vấn đề nhiều đơn vị cùng ra văn bản.
– Khi ứng dụng tin học trong quản lý văn bản, công tác thống kê theo các yêu cầu đặt ra được đáp ứng một cách nhanh chóng.
– Việc bắt buộc xử lý qua mạng (từ văn bản đến, quá trình xử lý, trình ký,…) và đưa toàn bộ văn bản vào cơ sở dữ liệu để khai thác chung dần đần đi vào nền nếp, từ đó tạo ra nguồn cung cấp cho lưu trữ điện từ.
– Với phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, Văn phòng Chính phù đang dần dần quét (Scan) các tài liệu vào hồ sơ (những năm trướtì đây) để có thể khai thác qua mạng.

2. Bài học kinh nghiệm
– Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế làm việc của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ban hành các văn bản quy định phù hợp với điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
– Sự quyết tâm của lãnh đạo và cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ, nhất là người đứng đầu cơ quan.
– Gắn việc ứng dụng các thành tựu tiến bộ tiên tiến của khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để từng bước tự động hóa quy trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
– Đáp ứng đầy đù các yêu cầu về trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.
– Đội ngũ cán bộ làm công tác vãn thư, lưu trữ được đào tạo cơ bản, có tinh thần trách nhiệm cao, có nhiều kinh nghiệm trong công tác, nhiệt tình trong công việc.
– Luôn chú trọng đến công tác đào tạo và đào tạo lại, bồi dưỡng kỹ năng làm việc cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
– Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, giữa chuyên viên và lãnh đạo các cấp trong quá trình xừ lý văn bản.
– Chấp hành nghiêm túc các quy định của cơ quan, đơn vị.
– Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc phải luôn được bổ sung, chinh sửa cho phù họp với điều kiện thực tế và yêu cầu của người sử dụng.
– Chuẩn hóa các mẫu (Form) văn bản và đưa lên mạng làm cơ sở cho cán bộ, công chức sử dụng thuận lợi.
III. KIẾN NGHỊ
Từ thực tế hoạt động của cơ quan Văn phòng Chính phủ trong nhiều năm qua và đang triển khai thực hiện việc lập hồ sơ điện tử trong quá trình xừ lý công việc, tôi xin có một số kiến nghị như sau:
– Thống nhất một cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư cho các cơ quan hành chính Nhà nước cũng như là các tổ chức chính trị xâ hội, kinh tế,… trong toàn quốc. (Ví dụ: Hiện nay hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có tới 5 văn bản bao gồm: văn bản của Đảng, Quốc hội, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phù).
– Nhà nước cần có văn bản quy định về giá trị pháp lý cùa văn bản điện tử trong các cơ quan, tổ chức.
– Nâng cao nhận thức của các ngành, các cấp, đặc biệt là trong lãnh đạo về vị trí quan trọng của việc ứng dụng tin học trong các họat động của cơ quan, tổ chức.
– Xây dựng quy chế quản lý văn thư, lưu trữ điện tử để đưa công tác này vào nền nếp, tổ chức các lớp bồi dường, tập huấn nâng cao kỳ năng soạn thảo, quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc.
– Úng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình trong công tác văn thư và các công việc khác tại cơ quan hành chính Nhà nước, từng bước hạn chế việc sử dụng văn bản giấy. Xây dựng, kết nối mạng thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp, trao đổi, chia sẻ thông tin, xử lý thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bảo mật.
– Xây dụng, hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan, tăng cường việc gửi, nhận và xử lý văn bàn qua mạng tin học. Bảo đảm an ninh, an toàn cho mạng tin học.
– Có sự phân loại và quy định cụ thế việc văn bản nào gửi qua mạng không cần văn bản giấy.
– Xác định trách nhiệm cá nhân rỏ ràng trong việc xử lý vãn bản, cần có quy định về chữ ký số.
– Mở rộng họp tác quốc tế, nghiên cứu, khảo sát các kinh nghiệm của các nước kinh tế phát triển về lĩnh vực công tác văn thư và nâng cao năng lực của cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.  Để phục vụ, đáp ứng nhu cầu công việc cần có đầy đủ trang thiết bị và cơ sở vật chất.
– Thay đổi một số vấn đề trong danh mục bí mật nhà nước trong các cơ quan cho phù hợp với việc triển khai lập hồ sơ điện từ.

Nguồn (Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)

 

Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

(Chinhphu.vn) – Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Theo đó, Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Trong đó, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Đồng thời các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị, bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.

Về quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định quy định trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử . Đồng thời, nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành của hồ sơ phải đảm bảo  và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

Khuyến khích thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến

Về sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định quy định thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Nghị định cũng khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

Đồng thời, nghiêm cấm việc truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy hoại trái phép tài liệu lưu trữ điện tử. Cũng như, nghiêm cấm hành vi tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loại, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/3/2013.

 Nguồn : http://baodientu.chinhphu.vn/Chinh-sach-moi/Quan-ly-tai-lieu-luu-tru-dien-tu/158443.vgp

CloudOffice – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Các đơn vị luôn quan tâm đến vấn đề quản lý hồ  sơ tài liệu. Trước đây, công việc tìm kiếm làm mất nhiều thời gian công sức, việc thất lạc tài liệu thường xuyên diễn ra, chi phí in ấn, giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một một con số không nhỏ do việc quản lý tài liệu được thực hiện thủ công .

CloudOffice – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Nhận thấy thực trạng bất cập đó, hiện nay các đơn vị cơ quan, tổ chức đã và đang tìm đến các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến một văn phòng hiện đại. Qua đó, việc điện tử hóa các hồ sơ, tài liệu sẽ giúp việc lưu trữ, sắp xếp tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn rất nhiều. Điều này giúp việc tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ  tài liệu cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều.

CloudOffice – Giải pháp phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp đã được rất nhiều đơn vị cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng và đem lại nhiều thành công việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giảm thiểu rất  nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ văn thư, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên các máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật.

CloudOffice – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Phần mềm CloudOffice cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Các hồ sơ được phần mềm tổ chức sắp xếp quản lý theo từng năm cụ thể. Vì vậy chúng ta có thể dễ dàng  tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo năm và theo trạng thái của hồ sơ như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã đóng lại trong quá khứ.

Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ các hồ sơ, tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng. Các tài liệu được lưu trữ có thể là các phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video… Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ nào đó. Để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong trường hợp cơ quan thực hiện triển khai  nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập.

Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý các hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng. Chúng ta dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các nội dung, vấn đề mới của sự kiện.

Phần mềm CloudOffice còn cho phép quản lý các loại tài liêu đặt thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện. Đặc biệt, phần mềm còn cóc chức năng cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như Hợp đồng, Dự án…

Có thể nói, phần mềm CloudOffice xây dựng tính năng quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học, chặt trẽ. Cho phép các nhà  quản lý có nhiều phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị mình. Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài.