Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Để sử dụng hóa đơn đặt in, doanh nghiệp có thể thực hiện đặt mua từ Cơ quan Thuế theo đúng quy định. Về trình tự thủ tục đặt in hóa đơn GTGT, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập mẫu 3.14 về sử dụng hóa đơn đặt in
Doanh nghiệp thực hiện lập mẫu 3.14 theo hướng dẫn trên và nộp tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ sử dụng mẫu 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC để thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in.
Để lập mẫu 3.14, doanh nghiệp lưu ý một số mục như sau:
- Kính gửi: Điền tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp của tổ chức, doanh nghiệp.
- Tên người nộp thuế: Điền tên tổ chức, doanh nghiệp.
- Mã số thuế: Điễn mã số thuế của tổ chức, doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính và địa chỉ nhận thông báo thuế: Ghi theo đăng ký thuế.
- Số điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại cố định, di động của tổ chức, doanh nghiệp.
- Người đại diện theo pháp luật: Ghi theo đăng ký thuế.
- Nghề nghiệp/ Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh: Ghi ngành nghề hoạt động, kinh doanh.
>> Tham khảo: Phương pháp tính thuế TNCN cho người lao động nước ngoài.
Bước 2: Thực hiện các thủ tục để cán bộ thuế đến kiểm tra
Khi cán bộ thuế đến kiểm tra trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thủ tục sau:
- Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính.
- Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu và dấu tròn.
- Doanh nghiệp phải có bàn ghế, sổ sách, các dụng cụ,… chứng minh doanh nghiệp hoạt động.
- Văn bản xác nhận về quyền sử dụng trụ sở chính của doanh nghiệp là hợp pháp: Hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng, giấy chứng nhận sử dụng đất,…
- Hợp đồng mua bán/cung cấp hàng hóa, dịch vụ để chứng minh doanh nghiệp có giao dịch mua bán với khách hàng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 3: Làm thủ tục đặt in hóa đơn
Doanh nghiệp liên hệ với nhà in và cung cấp các thông tin để đặt in hóa đơn:
- Đơn vị in phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in.
- Doanh nghiệp trao đổi và cung cấp các thông tin về mẫu hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, giá cả đặt in,…
- Sau khi cục thuế đồng ý cho đặt in, doanh nghiệp liên hệ lại với nhà in để ký hợp đồng in.
Để đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau:
- Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh.
- Giấy giới thiệu của công ty có ghi tên người được ủy quyền để đặt in hóa đơn.
- Chứng minh thư photo của Giám đốc công ty.
- Chứng minh thư nhân dân của người đi đặt in hóa đơn.
- Người được cử đi đặt in hóa đơn cầm bộ hồ sơ trên đến đơn vị đặt in để làm hợp đồng in hóa đơn. Theo thời gian hẹn trên hợp đồng, doanh nghiệp cử người đến lấy hóa đơn, hoàn tất thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu.
>> Tham khảo: Cách tính thuế TNDN từ chuyển nhượng vốn.
Kết luận
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/