Trong xu hướng chuyển đổi số toàn diện quốc gia, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Theo quy định mới nhất từ Tổng cục Thuế ban hành trong năm 2025, quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đã có những cập nhật đáng kể, nhằm đơn giản hóa thủ tục và tăng cường minh bạch.
Dưới đây là ba điểm chính quan trọng nhất mà bất kỳ đối tượng nào khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2025 cũng cần nắm rõ:
1. Thay đổi trong quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ 01/01/2025, theo quy định mới tại Thông tư78/2024/TT-BTC và công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trở nên đơn giản hơn nhưng cũng nghiêm ngặt hơn về tiêu chuẩn kỹ thuật.
Doanh nghiệp có thể đăng ký trực tiếp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (ĐVCNT). Hệ thống đăng ký sẽ xét duyệt trong vòng 1 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
>> Tham khảo: Điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai theo Nghị định 70.
2. Chuẩn hóa hồ sơ và đối tượng đăng ký
Theo quy định mới, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trừu khi được miễn trừ theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Hồ sơ đăng ký gồm:
- Thông báo đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định;
- Hợp đồng hoặc biên bản hợp tác với ĐVCNT (nếu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba);
- Tài liệu kỷ thuật chứng minh đầy đủ năng lực đồng bội dữ liệu với Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Công Văn 348/CT-CS: Những điểm mới quan trọng tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
3. Tích hợp và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo chuẩn mới
Từ năm 2025, Chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử đã được cập nhật để đồng bộ hóa giữa hệ thống doanh nghiệp và cơ quan thuế. Điều này đặt ra yêu cầu các đơn vị cần:
- Áp dụng hệ thống quản lý hóa đơn có khả năng kết nối API với cơ quan thuế;
- Đảm bảo dữ liệu hóa đơn được mã hóa, lưu trữ và truy vết nguồn gốc theo quy định;
- Sử dụng hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế tùy theo đối tượng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Việc nắm bắt và đáp ứng đúng quy trình đăng ký hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn nâng cao hiệu quản lý, tối ưu chi phí và tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc cập nhật kịp thời quy định và chủ động chuẩn bị sẽ giúc doanh nghiệp tiến nhanh trên hành trình chuyển đổi số bền vững.
Ngoài ra, để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/