Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai theo Nghị định 70

Theo các quy định hiện hành về hóa đơn điện tử tại Việt Nam , việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai cần tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Lưu ý quan trọng: Kể từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực với một số thay đổi trong quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hiện tại (ngày 01/04/2025), chúng ta vẫn áp dụng theo các quy định hiện hành.

Các trường hợp điều chỉnh và cách thực hiện:

1. Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hóa đơn có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua).

Người bán không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

>> Có thể bạn quan tâm: Phú Yên phấn đấu 100% cửa hàng xăng dầu xuất hóa đơn điện tử tự động trước ngày 15/3/2025.

2. Sai sót về mã số thuế, sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán có sai sót:

Có hai cách xử lý tùy thuộc vào việc hóa đơn đã được gửi cho người mua hay chưa:

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:

• Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cho người mua.
• Người bán gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới đến cơ quan thuế.

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và đã gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, có chữ ký điện tử của cả hai bên (trừ trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế).
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
  • Hóa đơn điện tử thay thế: Được lập trong trường hợp sai sót về mã số thuế, sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Hóa đơn điện tử điều chỉnh: Được lập để điều chỉnh tăng hoặc giảm các thông tin sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng, giảm số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế…).
• Người bán ký số và gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho người mua.
• Người bán gửi dữ liệu hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế đến cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn cụ thể (áp dụng đến trước ngày 01/06/2025)

– Xác định sai sót: Kiểm tra kỹ hóa đơn điện tử đã lập để xác định lỗi thuộc trường hợp nào (sai tên, địa chỉ; sai mã số thuế, số lượng, đơn giá…).

• Thỏa thuận với người mua (nếu cần): Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế (hoặc sai sót không phải về tên, địa chỉ mà không sai mã số thuế), cần lập văn bản thỏa thuận với người mua về việc điều chỉnh.

– Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của bạn để lập hóa đơn mới.
• Hóa đơn thay thế: Chọn chức năng “Thay thế hóa đơn” và tham chiếu đến hóa đơn gốc bị sai sót (mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập). Nhập đúng các thông tin cần thiết.
• Hóa đơn điều chỉnh: Chọn chức năng “Điều chỉnh hóa đơn” và tham chiếu đến hóa đơn gốc bị sai sót. Ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm) cho các mục bị sai.

– Ký số và gửi hóa đơn: Sau khi lập xong, thực hiện ký số điện tử và gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua (nếu hóa đơn gốc đã gửi).

– Gửi thông báo cho cơ quan thuế (nếu cần): Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua mà hóa đơn chưa gửi cho người mua, hoặc khi có văn bản thỏa thuận điều chỉnh, bạn có thể cần gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Phần mềm hóa đơn điện tử thường có chức năng hỗ trợ gửi thông báo này.

– Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ văn bản thỏa thuận với người mua (nếu có) và các hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo quy định.

>> Tham khảo: Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bãi bỏ hàng loạt quy định về hóa đơn, chứng từ từ 01/6/2025.

4. Về Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025)

Theo thông tin từ các nguồn tin tức, Nghị định này có một số thay đổi về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai.

Cụ thể, đối với hóa đơn điện tử đã lập mà phát hiện sai sót, người bán sẽ phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai.

Hóa đơn điện tử mới này phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu số…”.

Quy định này có vẻ sẽ đơn giản hóa quy trình điều chỉnh so với việc sử dụng cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế như hiện tại.

5. Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín đáp ứng những quy định mới nhất

E-invoice Thái Sơn là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp sử dụng để phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng cục Thuế.

5.1. Đặc Điểm Nổi Bật Của E-invoice Thái Sơn

• Đáp ứng đầy đủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Tích hợp trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế (xuất hóa đơn có mã & không có mã).
• Hỗ trợ kết nối API với các phần mềm kế toán (MISA, FAST, ERP, SAP, Oracle,…).
• Tích hợp ký số ngay trên phần mềm, không cần xuất file riêng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

5.2. Các Chức Năng Chính Của eInvoice

– Phát hành hóa đơn điện tử:

• Hỗ trợ xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ,…

• Tự động lấy mã xác thực từ Tổng cục Thuế nếu sử dụng hóa đơn có mã

– Quản lý & tra cứu hóa đơn:

• Lưu trữ hóa đơn theo quy định, dễ dàng tìm kiếm

• Hỗ trợ gửi hóa đơn qua email, SMS, tra cứu trên web

– Xử lý hóa đơn sai sót:

• Tạo hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế khi có sai sót

• Tự động cập nhật dữ liệu với cơ quan thuế

– Tích hợp API với hệ thống kế toán & bán hàng:

• Tương thích với MISA, FAST, BRAVO, SAP, ERP,…

• Hỗ trợ doanh nghiệp lớn có hệ thống phức tạp

5.3. Lợi Ích Khi Sử Dụng E-invoice Thái Sơn

• Tiết kiệm thời gian: Không cần in ấn, gửi hóa đơn qua bưu điện mà có thể trực tiếp gửi cho khách hàng thông qua email.
• Giảm chi phí: Cắt giảm chi phí giấy tờ, lưu trữ, vận chuyển.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Hệ thống được Tổng cục Thuế chứng nhận.
• Bảo mật cao: Lưu trữ hóa đơn trên hệ thống an toàn, tránh mất mát.

Kết luận

Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/