Hướng dẫn kê khai hóa đơn trả lại hàng hóa

kê khai hóa đơn trả lại hàng hóa thế nào?

Doanh nghiệp trả lại hàng hóa khi nào? Hướng dẫn doanh nghiệp cách kê khai hóa đơn trả lại hàng. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

1. Kê khai hóa đơn trả lại hàng

Để kê khai hóa đơn trả lại của hàng hóa bên mua hoặc bên bán, kế toán cần xác định kỳ phát sinh của hóa đơn trả lại, lưu ý hóa đơn trả lại của kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó.

Cách kê khai:

Bên mua: Khi xuất hóa đơn trả lại cần thực hiện kê khai âm hóa đơn đầu vào.

  • Nếu làm bảng kê mua vào: Kê khai âm chỉ tiêu 23.
  • Nếu không làm bảng kê mua vào thì kê khai âm ở chỉ tiêu 23 và giảm thuế GTGT đầu vào tại chỉ tiêu 24 và 25 trên tờ khai 01/GTGT.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bên bán: Khi nhận hóa đơn trả lại hàng phải kê khai âm đầu ra:

  • Nếu làm bảng kê bán ra: Kê khai âm ở bảng kê bán ra.
  • Nếu không làm bảng kê bán ra thì kê khai âm tại chỉ tiêu 26 – 33 trên tờ khai 01/GTGT.

Hướng dẫn kê khai đối với hóa đơn trả lại hàng.

Nếu giao dịch bán hàng và trả lại hàng giữa hai bên đảm bảo đủ 2 điều kiện sau:

  • Cùng xảy ra trong một kỳ kê khai.
  • Trả lại toàn bộ số hàng đã mua trước đó.

Trong trường hợp này không cần phải kê khai cả hai hóa đơn: Hóa đơn mua/bán hàng và hóa đơn trả lại hàng.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào không có chữ ký người mua hàng có bị phạt không?

2. Hóa đơn là gì? Khi nào cần lập hóa đơn trả lại hàng

Kê khai hóa đơn

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trên hóa đơn phải thể hiện các nội dung bắt buộc sau:

  • Tên loại hóa đơn;
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
  • Tên liên hóa đơn;
  • Số thứ tự hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
  • Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
  • Tên tổ chức nhận in hóa đơn;
  • Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Không phải trường hợp nào người mua cũng có đủ điều kiện lập hóa đơn trả lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý cách xử lý trong từng trường hợp như sau:

– Trường hợp người mua không có hóa đơn

Căn cứ theo Công văn 3529/TCT-CS ngày 22/8/2014 của Tổng cục Thuế, trường hợp Công ty và khách hàng là cá nhân, có thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, trả lại tiền đã thanh toán theo tiến độ thì thủ tục về hóa đơn sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 2.8, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nghĩa là trường hợp này xử lý như sau: Lập biên bản trả lại hàng và biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.

– Trường hợp người mua là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng

Theo Công văn 4122/TCT-CS ngày 19/11/2012 của Tổng cục Thuế, trường hợp hàng bán bị trả lại, khách hàng là đối tượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mẫu 02/GTTT thì xử lý tương tự như trường hợp người mua là cá nhân, không sử dụng hóa đơn.

– Trường hợp người mua là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT

Trường hợp này khi xuất trả lại hàng cho người bán, người mua lập hóa đơn trả lại hàng và ghi rõ trên hóa đơn: “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế (nếu có)”.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả

Thực tế, đa số doanh nghiệp tới thời điểm này đều đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và nhận lại được rất nhiều lợi ích lớn:

  • Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn được tiến hành đơn giản, nhanh chóng, thực hiện ngay trên cổng thông tin online của Tổng cục Thuế. Theo đó, các kế toán doanh nghiệp không cần phải chuẩn bị, in ấn hồ sơ rồi mang tới tận cơ quan thuế trực thuộc nộp như trước đây. Doanh nghiệp chỉ phải chờ 1-2 ngày sau khi nộp hồ sơ thông báo phát hành là đã có kết quả từ cơ quan thuế và được sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian mà vẫn nâng cao hiệu quả làm việc cho kế toán.
  • Rút ngắn quy trình lập, xuất hóa đơn. Không chỉ vậy, hệ thống hóa đơn điện tử thông minh còn giúp phát hiện và cảnh báo lỗi sai đến kế toán nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra khi xuất hóa đơn,… giảm thiểu áp lực lỗi sai hóa đơn cho kế toán.
  • Giảm thiểu tối đa chi phí hóa đơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy. Các chi phí như giấy in, mực in, phí vận chuyển, lưu trữ hóa đơn,… đã được cắt giảm hoàn toàn.

Có thể khẳng định rằng: hóa đơn điện tử hiện là xu hướng tất yếu của thời đại số mà mọi doanh nghiệp đều nên sử dụng.

Một lý do nữa mà các doanh nghiệp nên nhanh chóng hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là bởi việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được luật hóa. Cụ thể tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC, được ban hành mới đây nhất của Bộ Tài chính, đã khẳng định như sau:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử”. 

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/