Việc sử dụng hóa đơn điện tử được thiết kế đẹp mắt là một phương pháp tốt để làm truyền thông và giúp tăng mức độ nhận diện thương hiệu của người dùng với doanh nghiệp. Bài viết sẽ hướng dẫn độc giả cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice để thiết kế mẫu hóa đơn điện tử nhanh chóng và dễ dễ dàng.
1. Quy định về thiết kế mẫu hóa đơn điện tử
Theo trình tự khởi tạo hóa đơn điện tử, sau khi tìm hiểu và phối hợp được với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, để có thể sử dụng doanh nghiệp cần lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan Thuế để được xét duyệt.
Sau khi được cơ quan Thuế quản lý xét duyệt đồng ý khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt đầu tạo mẫu hóa đơn để sử dụng trong công tác bán hàng và cung ứng dịch vụ. Đặc biệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết kế ra mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt cho mình.
Sau khi quyết định mẫu hóa đơn điện tử sẽ sử dụng, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử từ đó. Khi đã bắt đầu sử dụng hóa đơn điện thì hóa đơn giấy còn dư thừa chưa sử dụng phải được hủy đi.
Như vậy, có thể thấy rằng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình miễn là hóa đơn đó đáp ứng được đầy đủ yêu cầu về nội dung.
2. Nội dung trên hóa đơn điện tử gồm những gì?
Mẫu hóa đơn điện tử đúng pháp luật phải có đầy đủ các thông tin và theo quy định trong Điều 6 tại Nghị định 119 về Nội dung của hóa đơn điện tử, cụ thể phải có các nội dung:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Tổng số tiền thanh toán…
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán/ người mua (nếu có)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
3. Tiêu thức không bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Trong một số trường hợp nhất định, để phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, hóa đơn điện tử không cần có đầy đủ tiêu thức vẫn được coi là hợp lệ.
Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiêu thức không bắt buộc gồm có:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không bắt buộc:
Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã);
Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Với tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính và số lượng đơn giá.
Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì tiêu thức không bắt buộc gồm:
- Ký hiệu hóa đơn,
- Ký hiệu mẫu hóa đơn,
- Số thứ tự hóa đơn,
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng,
- Mã số thuế, địa chỉ người mua,
- Chữ ký số,
- Chữ ký điện tử của người bán.
- Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì một số tiêu thức không bắt buộc gồm: đơn vị tính, số lượng đơn giá.
Trong trường hợp hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, tiêu thức không bắt buộc gồm:
- Ký hiệu hóa đơn,
- Ký hiệu mẫu hóa đơn,
- Tên địa chỉ,
- Mã số thuế của người mua,
- Chữ ký điện tử của người mua,
- Đơn vị tính,
- Số lượng,
- Đơn giá.
- Cuối cùng, trường hợp với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, những tiêu thức không bắt buộc gồm:
Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng;
Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
Trên đây là toàn bộ những trường hợp và tiêu thức không bắt buộc mà bạn có thể có hoặc không có trên hóa đơn điện tử.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử nào hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử
Phần mềm E-Invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.
Einvoice được tích hợp đầy đủ tính năng để hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử.
5. Các bước sử dụng phần mềm để tự thiết kế mẫu hóa đơn cho doanh nghiệp
Sau khi được cơ quan Thuế quản lý đồng ý khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chọn mẫu hóa đơn điện tử hoặc tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử dựa trên quy chuẩn pháp luật đề ra. Việc khởi tạo mẫu hóa đơn, không những doanh nghiệp có thể tự thiết kế mà hoàn toàn có thể sử dụng mẫu có sẵn mà nhà cung cấp phần mềm đưa ra.
Nếu doanh nghiệp muốn chủ động thiết kế mẫu hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể thực hiện ngay trên phần mềm chứ không thông qua các phần mềm thiết kế khác.
DN cần nhập đầy đủ thông tin cần thiết được đánh dấu () DN cần nhập đầy đủ thông tin cần thiết được đánh dấu ().
Khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có thể bắt đầu thiết kế mẫu hóa đơn cho riêng mình.
Dựa trên các bản mẫu theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ chủ động thiết kế ra mẫu hóa đơn theo mong muốn.
Trên phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tùy chỉnh các thông số cho phép trên phiên bản thiết kế.
Như vậy, hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể thiết kế dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp nhưng vẫn phải đảm bảo các tiêu chí pháp luật đề ra.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết trên đây đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/