Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 mới được ban hành trong thời gian vừa qua. Nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với hình thức quản lý chứng từ kế toán mới này, bài viết giải thích về ý nghĩa của các ký hiệu trên hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Những điều cần biết về ký hiệu trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử trở thành xu hướng tất yếu trong sự phát triển của nền kinh tế nhờ những lợi ích không thể phủ nhận:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email. sms,…
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Trên hóa đơn điện tử “Ký hiệu hóa đơn” thường được ghi dưới “Mẫu số hóa đơn” thường là ở phía trên bên phải của hóa đơn. Mỗi ký hiệu hóa đơn sẽ phản ánh một ý nghĩa nhất định, và được quy ước như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó:
- Ký hiệu chữ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Ký hiệu chữ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
– Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập, hai chữ số này thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ví dụ: Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn được lập năm 2019 thì hai số tiếp theo sẽ có ký hiệu là “19”. Nếu hóa đơn điện tử của bạn được lập năm 2020 thì hai ký hiệu tiếp theo được thể hiện là “20”.
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là một trong 4 chữ T hoặc D hoặc L hoặc M ký hiệu này thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể là:
- Ký hiệu chữ T: Được dùng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Kí hiệu chữ D: Được dùng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- Ký hiệu chữ L: Được dùng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Ký hiệu chữ M: Được dùng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
>> Tham khảo: Nguyên tắc cần tuân thủ khi xuất hóa đơn đỏ.
2. Ví dụ về ký hiệu trên hóa đơn điện tử
Ở hóa đơn điện tử theo quy định mới Ký hiệu hóa đơn đã được bỏ đi ký hiệu “/” và trong dãy ký hiệu thì ký hiệu đầu tiên thể hiện ký hiệu Mẫu hóa đơn, sáu ký hiệu tiếp theo là Ký hiệu hóa đơn.
– Ký hiệu Mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn được quy định như sau:
- Ký hiệu số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Ký hiệu số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Ký hiệu số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Ký hiệu số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, căn cứ theo Điểm a, Khoản 5, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về tên, địa chỉ và mã số thuế người mua:
“5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.”
Trường hợp tên, địa chỉ quá dài thì được phép viết tắt một số danh từ thông dụng, cụ thể như sau:
- Phường: P.
- Xã: X.
- Thị trấn: TT.
- Quận: Q.
- Huyện: H.
- Thị xã: TX.
- Thành phố: TP.
- Việt Nam: VN.
- Cổ phần: CP.
- Trách nhiệm hữu hạn: TNHH.
- Khu công nghiệp: KCN.
- Sản xuất: SX.
- Chi nhánh: CN.
>> Tham khảo: Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78.
Lưu ý: Địa chỉ trên hóa đơn được viết tắt nhưng phải đảm bảo đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/