Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice đã được cập nhật một loạt tính năng mới đáp ứng quy định tại thông tư 78 mới ban hành năm vừa qua đồng thời đem đến những tiện ích bất ngờ đối với những khách hàng đang sử dụng dịch vụ của ThaiSonSoft.
1. Phần mềm E-invoice bổ sung thêm hao loại hóa đơn
Hai loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.
Trước đó, Bộ Tài chính đã quy định và phân loại hóa đơn điện tử như sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng là loại hóa đơn được áp dụng cho đối tượng là bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn giá trị gia tăng này sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng. Hóa đơn điện tử bán hàng là loại hóa đơn được áp dụng đối với bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Loại hóa đơn bán hàng này sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác. Loại này sẽ bao gồm các loại hóa đơn như: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung đáp ứng đầy đủ quy định đối với một hóa đơn điện tử, tuân thủ Điều 6 của Nghị định này.
Như vậy, hiện hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính chia ra làm 03 loại chính. Các tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng cần phải căn cứ vào từng loại để có cách dùng tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Hồ sơ quyết toán thuế TNDN.
2. Tính năng xử lý dữ liệu hóa đơn
Bên cạnh các chức năng đối với hóa đơn điện tử, E-invoice cập nhật chức năng xử lý hóa đơn giấy. Ngoài ra, phần mềm còn xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục thuế, Bộ Tài chính.
Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế. Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng.
Theo quy định pháp luật thì các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 02 file ở định dạng PDF và XML. Trong đó:
- File XML được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
- File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.
Với quy định trên thì file XML chính là bản định dạng quan trọng thể hiện đầy đủ về hóa đơn điện tử, tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, trong lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cần hết sức cẩn trọng, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn
Hiện nay, người sử dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice có thể dễ dàng thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn thông qua bản cập nhật mới này. Một số tính năng mới như:
- Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.
- Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.
- Cấp số hóa đơn mới.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chính là một trong những tiêu thức nội dung cần phải có trong mỗi hóa đơn điện tử.
Tại khoản 1, Điều 3, Nghị định , khái niệm hóa đơn điện tử được giải thích là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được hiểu là ký tự có một chữ số tự nhiên, là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4. Nhằm phản ánh các loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật
Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Mẫu hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu cần thiết phải có khi tổ chức, doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
Cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Mẫu hóa đơn điện tử. Thường thì mẫu hóa đơn điện tử sẽ có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử mà tổ chức, doanh nghiệp sử dụng, do nhà phân phối cung cấp.
Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
>> Có thể bạn quan tâm: Các bậc tính thuế TNCN.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
Kết luận
Mọi thắc mắc về cách làm quyết toán thuế đơn giản, nhanh chóng hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/