Doanh nghiệp cần lưu ý những quy định nào khi lập hóa đơn đỏ? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ nội dung từ quanlytailieu, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Một số lưu ý lập hóa đơn đỏ
Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Do đó, khi xuất hóa đơn đỏ, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
– Nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
– Số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.
– Thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.
– Hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.
– Kế toán phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.
– Trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.
– Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
Khác với hóa đơn đỏ theo phương thức giấy, các hóa đơn đỏ điện tử không hề có việc phân tách các liên.
Hơn thế, nhờ được áp dụng phương thức điện tử hiện đại, các hóa đơn đỏ điện tử giúp kế toán doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lập – xuất hóa đơn, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.
>> Tham khảo: Thế nào là hóa đơn điện tử không hợp lệ?
2. Mức phạt khi để mất hóa đơn đỏ
Doanh nghiệp để mất hóa đơn đỏ có thể chịu các chế tài xử phạt như sau:
2.1. Mức phạt vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn
Doanh nghiệp có thể bị phạt đối với hành vi khai báo muộn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Cụ thể, tại Điều 25 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định chi tiết về hành vi khai báo cháy, mất, hỏng hóa đơn quá thời hạn:
– Phạt cảnh cáo: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt 1-4 triệu đồng: Khi khai báo quá thời hạn 1-5 ngày tính từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp đã được quy định tại Khoản 1 Điều này.
– Phạt 4-8 triệu đồng đối với các hành vi:
- Khai báo quá thời hạn 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Không khai báo hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2.2. Mức phạt trong trường hợp khách hàng làm mất hóa đơn đỏ
Ngày 19/10/2020, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành, quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt được quy định tại Điều 26 của Nghị định này.
Đối với hành vi mất hóa đơn liên 2 – Liên giao cho khách hàng, các mức phạt có thể bị áp dụng:
– Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
– Phạt 2-5 triệu đồng: đối với hành vi làm mất, cháy hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế và có tài liệu, hồ sơ chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Nếu người mua là đối tượng làm mất hóa đơn đã lập (liên 2) thì cần phải có biên bản của hai bên ghi nhận sự việc.
– Phạt 4-8 triệu đồng đối với hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế, có tài liệu, hồ sơ và chứng từ để chứng minh cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Nếu người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần phải có biên bản của hai bên để ghi nhận lại sự việc.
– Phạt 5-10 triệu đồng: đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế, trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, trừ các trường hợp tại Khoản 1, 2, 3 của Điều này.
>> Tham khảo: Từ 19/05/2025: Điều chỉnh cơ quan thuế quản lý trực tiếp đối với Nhà cung cấp ở nước ngoài.
3. Giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ.
Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hóa đơn điện tử và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78.
Theo đó, các tính năng mới được cập nhật như:
3.1. E-invoice bổ sung thêm 02 loại hóa đơn
02 loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:
– Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3.2. Xử lý hóa đơn giấy
Bên cạnh các chức năng đối với hóa đơn điện tử, E-invoice cập nhật chức năng xử lý hóa đơn giấy.
Ngoài ra, phần mềm còn xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục thuế, Bộ Tài chính.
Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế.
Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng.
3.3. Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn
– Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.
– Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.
– Cấp số hóa đơn mới.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
3.4. Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật
Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/