Doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử cần chú ý những quy định gì về mẫu số hóa đơn. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Mẫu số hóa đơn điện tử là gì? Quy định thế nào?
Theo quy định của Điều 3 trong Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu của hóa đơn điện tử bao gồm một nhóm 06 ký tự, bao gồm chữ viết và số, để thể hiện các thông tin về loại hóa đơn, có mã hoặc không có mã từ cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:
– Kí tự đứng trước của ký hiệu hóa đơn điện tử là mẫu số hóa đơn điện tử có số từ 1 tới 6, thể hiện loại hóa đơn điện tử
– Ký tự tiếp theo: Là chữ cái C hoặc K:
+ C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế.
+ K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế.
– Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập biểu thị năm lập hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Mức giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN.
– Ký tự tiếp theo sau năm lập hóa đơn: Là một chữ cái, có thể là T, D, L hoặc M, thể hiện loại hóa đơn điện tử:
+ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ D: Hóa đơn điện tử đặc thù không cần phải tuân thủ một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ L: Áp dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ M: Áp dụng cho hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền.
Mẫu số hóa đơn điện tử là một trong sáu số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6; trong đó mỗi số tự nhiên đại diện cho một loại hóa đơn điện tử như sau:
| Số 1: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| Số 2: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng |
| Số 3: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| Số 4: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| Số 5: | Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| Số 6: | Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử. |
Như vậy, mỗi loại mẫu số đều có những ý nghĩa riêng mà kế toán cần nắm được để có sự phân loại chính xác, phục vụ cho quá trình tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Theo quy định của Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc xác định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn được xác định theo năm tạo hóa đơn và số hóa đơn sẽ được bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Khi chuyển đổi sang năm mới, hệ thống sẽ tự động chuyển số lượng hóa đơn còn lại từ ký hiệu của năm cũ sang ký hiệu hóa đơn của năm mới.
Ví dụ:
Năm 2023: Ký hiệu 1C23TAA còn 100 số, khi chuyển đổi sang năm 2024, ký hiệu là 1C24TAA với tổng số hóa đơn là 100 và số hóa đơn bắt đầu từ số 1.
Do đó, khi bắt đầu năm 2024, số hóa đơn sẽ được đánh lại từ 1 tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn.
Đối với khách hàng sử dụng E-invoice, hệ thống sẽ tự động cập nhật năm làm việc và ký hiệu của hóa đơn thành năm 2024 khi bước sang năm mới.
>> Tham khảo: Khi nào phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Các nội dung mới cán bộ thuế và người nộp thuế cần chú ý như sau:
(1) Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử do bên ủy nhiệm lập có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện tên, địa chí, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đồng thời đúng thực tế phát sinh.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm có trách nhiệm chuyển trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản gồm các thông tin sau:
- Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;
- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Mục đích, thời gian ủy nhiệm;
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm. Lưu ý, ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.
Hơn nữa, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai trên truyền thông đại chúng hoặc website của đơn vị mình khi lập ủy nhiệm, hết thời gian ủy nhiệm hoặc chấm dứt thời gian ủy nhiệm.
(2) Về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có nhu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Trong trường hợp người nộp thuế không sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng có rủi ro cao về thuế thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử ghi thiếu hình thức thanh toán có hợp lệ không?
(3) Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp
Theo Thông tư 78, áp dụng một số hóa đơn điện tử cho một số trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
- Kinh doanh xăng dầu;
- Dịch vụ ngân hàng.
(4) Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
Đối với doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh do số lượng hóa đơn xuất ra nhiều và liên tục, để thuận lợi trong việc lập hóa đơn thì người nộp thuế được lựa chọn sử dụng máy tính tiền để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
(5) Sử dụng biên lai, chứng từ của cơ quan thuế
Cục Thuế in, khởi tạo và phát hành biên lai thuế Mẫu CTT50 sử dụng để thu thuế, phí, lệ phí đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Sử dụng cho các trường hợp thu nợ đối với hộ khoán, thu thuế sử dụng đất nông nghiệp, phi nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân.
- Các địa bàn sử dụng biên lai thuế phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Không có điểm thu;
- Chưa thực hiện ủy nhiệm thu thuế;
- Thuộc địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/