Các bên có trách nhiệm thế nào về chia sẻ, kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ giải đáp những thắc mắc của quý độc giả.
1. Hóa đơn điện tử là bắt buộc
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể lựa chọn:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Về hồ sơ, doanh nghiệp đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối.
Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức, Tổng cục Thuế sẽ phối hợp kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.
>> Tham khảo: Ý nghĩa của ký hiệu trên hóa đơn.
2. Trách nhiệm về dữ liệu hóa đơn điện tử
Dữ liệu hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các dữ liệu thông tin về hóa đơn điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thông tin về chứng từ điện tử của các tổ chức, cá nhân sử dụng.
Tại Khoản 2, Điều 22, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, mới ban hành ngày 19/10/2020, Chính Phủ đã quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập tới cơ quan thuế. Thông thường thì dữ liệu HĐĐT này sẽ được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, theo hình thức gửi trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Để có một hệ thống hóa đơn điện tử vận hành thông suốt, việc chia sẻ, kết nối giữa doanh nghiệp, cơ quan thuế và các bên liên quan là rất quan trọng. Điều 26 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định cụ thể trách nhiệm của các bên như sau:
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính.
- Các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại, tổ chức có chức năng thanh toán định kỳ cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản của các tổ chức, cá nhân cho cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.
- Tổ chức sản xuất, nhập khẩu những sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuộc đối tượng sử dụng tem theo quy định của pháp luật thực hiện kết nối thông tin về in và sử dụng tem, tem điện tử giữa tổ chức sản xuất, nhập khẩu với cơ quan quản lý thuế. Thông tin về in, sử dụng tem điện tử là cơ sở để lập, quản lý và xây dựng cơ sở dữ liệu. Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, sử dụng tem quy định tại khoản này, tiền thu được từ việc cấp tem đảm bảo bù đắp chi phí in và sử dụng tem.
- Các tổ chức, đơn vị: Cục quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục quản lý tài nguyên khoáng sản, cơ quan công an, giao thông, y tế và các cơ quan khác có liên quan kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý của đơn vị với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa Tổng cục Thuế với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng, tổ chức có chức năng thanh toán và giữa các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan trên nguyên tắc:
- Kết nối, chia sẻ, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Bảo đảm việc tiếp cận thông tin phục vụ kịp thời cho việc đánh giá, dự báo, hoạch định chiến lược, chính sách, xây dựng kế hoạch, tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội.
- Bảo đảm việc trao đổi, cung cấp thông tin, dữ liệu được thông suốt, kịp thời, đáp ứng các yêu cầu về an toàn, an ninh thông tin.
Một hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, toàn diện sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý cũng như hoạch định của cơ quan chức năng, từ đó góp phần đem lại môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng cho doanh nghiệp và các tổ chức.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/