Theo quy định tại luật kế toán, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn nhằm phục vụ công tác kiểm toán. Tuy nhiên, việc mất hóa đơn thường xuyên xảy ra với hóa đơn giấy. Vậy khi mất hóa đơn, doanh nghiệp cần xử lý thế nào?
1. Lưu trữ hóa đơn trong bao lâu
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Theo quy định về kế toán, những chứng từ, tài liệu về báo cáo tài chính, quyết toán thuế lưu trữ 10 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính,
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các số kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp,
- Báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán,
- Báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán,
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Hóa đơn cần được lưu trữ trong 10 năm. Quy định này sẽ không biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Theo đó, kế toán cần lưu trữ hóa đơn đúng quy định tránh tiêu hủy trước thời hạn, làm mất hay thất lạc hóa đơn tránh bị xử phạt (làm mất, hư hỏng hóa đơn bị phạt từ 4 – 50 triệu) -(Căn cứ theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
2. Mất hóa đơn đầu vào liên 2
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu vào liên 2 thì kế toán doanh nghiệp có thể tiến hành cách xử lý như sau:
- Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hay cháy hỏng HĐ đầu vào liên 2. Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
- Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
- Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Xử lý khi mất hóa đơn đầu ra
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành cách xử lý như sau:
- Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất HĐ số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hay cháy, hỏng HĐ.
Lưu ý rằng, khi gặp phải sự cố mất hoặc cháy, hỏng xảy ra, kế toán doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kê khai), chọn “Hóa đơn” để báo mất, cháy, hỏng HĐ theo mẫu báo cáo BC21/AC.
>> Tham khảo: Quy định xử lý khi xuất hóa đơn sai thời điểm.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết trên đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả.
Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/