Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và mạng viễn thông cũng như Internet nên xu hướng số hóa, điện tử hóa là tất yếu của tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội. Dù vậy, công nghệ thông tin cũng chỉ là phương tiện mô phỏng lại một cách hiệu quả công việc của người quản lý. Nói một cách khác vẫn là con người quyết định chứ không phải là cái máy nào dù là hoàn hảo nhất. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi muốn nói tiếp cận việc quản lý tài liệu điện tử từ nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ.
Trên quan điểm như vậy chúng tôi ghi nhận một số vấn đề như sau:
1. Xác định nguồn tư liệu
Tài liệu điện tử theo quan niệm chỉ là những bản giấy có chữ, có ảnh hay những băng, đĩa ghi âm, ghi hình, thư điện tử đã được số hóa. Điều đó dễ hiểu vì là tư liệu đã được số hóa nhưng trước hết vẫn phải ứng xử như là nguồn tư liệu. Tuy nhiên, bằng khen, chứng chỉ, bằng cấp, logo, slogan, các bức ảnh chụp sự kiện, nó cũng ở dạng bảng in nhưng nhiều khi lại không được quản lý như văn bản; Huy chương, huy hiệu, cúp, kỷ niệm chương, cờ thành tính, cờ biểu tượng, quà lưu niệm, mẫu sản phẩm cũng như vậy. Thường mọi người coi nó là hiện vật nên thường quản lý theo kiểu phòng truyền thống, nhà bảo tàng mà không được quản lý như là thông tin của tư liệu. Đồng nghĩa với việc là nó không nằm trong phạm trù số hóa thành thông tin điện tử. Phòng truyền thống, nhà bảo tàng chỉ là cách để tái sử dụng hiện vật mang tin mà thôi.Nó không thể thay thế việc quản lý, lưu trữ thông tin được.Quản lý hiện vật khác quản lý hiện vật khác quản lý thông tin mà hiện vật đó biểu kiến.
Lượng thông tin nào nằm trong phạm trù quán lý và lưu trừ cũng là một vấn đề. Các tổ chức hiện nay thường chỉ quan tâm đến các văn bản có số, có dấu, có chữ ký. Tuy nhiên, ngoài hệ thống văn bản cỏ đầy đủ các yếu tố về thế thức như trên, cần phải quản lý tất cả các lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu cùa tổ chức. Vỉ vậy mọi vật phẩm mang tin, bất kể giá trị hiện vật, mọi lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu đều phải được coi là nguồn tư liệu để quản lý lưu trữ như văn bản, làm cơ sở cho việc số hóa thành tài liệu điện tử. Sự phát triển của mạng Internet và xu hướng của điện toán đám mây cần được cân nhắc tân dụng tối đa.
2. Hình thức thông tin
Hình thức thông tin cần được phân loại theo cách ghi nhận ngay luồng thông tin phát sinh. Nó có thể là loại chữ, loại ảnh, loại hình độhg !(video, TV).
Nó cũng được định dạng ở các cấu trúc file khác nhau khi số hóa thành file. Chúng ta không thể từ chối bất cứ cấu trúc file nào của thông tin phát sinh nhưng cũng cần có lựa chọn chuẩn để bảo đảm tính thống nhất cao và thuận tiện khi đưa vào cơ sở dữ liệu. Tùy yêu cầu, bước xử lý tiếp theo có thể chuyển đổi về một cấu trúc thống nhất.
Vào sâu nữa, ta nói đến cấu trúc diễn đạt thông tin. Người ta thường nói đến mẫu, ví dụ điển hình như mẫu văn bản. Việc diễn đạt theo mẫu thường để bảo đảm đủ lượng thông tin, bảo đảm tính pháp lý, tính trách nhiệm, tính riêng tư hoặc bảo đảm việc truyền đạt thông điệp hiệu quả. Đối với tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin càng có nguyên tắc thì việc số hóa và lưu trữ càng thuận lợi.
Đối với một doanh nghiệp, có nhất thiết mọi văn bản trao đổi nhau đều phải bắt đầu từ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” hay không? Theo tôi, Quốc hiệu chỉ áp dụng với những văn bản mang tính pháp lý với bên ngoài, còn hầu hết là không cần, chỉ cần cấu trúc diễn đạt để trao đổi thông điệp hiệu quả. Trách nhiệm của đối tượng có liên quan đến tài liệu cũng là một vấn đề. Với bản giấy thì thường là chữ ký, con dấu, nơi gửi, nơi nhận…Trong tài liệu điện tử có thể là chữ ký điện tử hoặc cấu trúc ghi nhận các đối tượng có liên quan.
Ngôn ngữ và thuật ngữ là một vấn đề nữa cần quan tâm. Nếu không tính trước ngôn ngữ của các nước khác nhau cũng như thuật ngữ chuyên môn sẽ cũng làm khó cho quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý thông tin. Ở đây có cả vẩn đề phiên âm, bị lúng túng bởi thói quen, cách viết cũng như chính tả theo quy định. Chúng ta cũng không thế từ chối ngôn ngữ tiến hóa do xu hướng truyền đạt thông tin nhanh và biểu cảm của giới trẻ hiện nay, tương lai còn biến hóa hơn nữa.
3. Phương thức thu nhận thông tin
Khi có được thông tin quá trình quản lý lưu trữ tài liệu sẽ bắt đầu. Nếu có được ở dạng chưa số hóa thì sẽ chuyển sang bước tiếp để số hóa cho ra tài liệu điện tử. Với những thông tin đã được số hóa phải có cách giao nhận vật lý các tài liệu đã số hóa. Việc chúng ta phải tính đến là giao nhận online. Nó sẽ đến bằng phương thức nào cũng như các đặc tính liên quan đến phương thức đó buộc chúng ta phải có các cách khác nhau để đón nhận những thông tin đó.
Trong thực tế và đặc biệt là xu hướng thông tin điện tử trên môi trường mạng, cần phải lo việc lấy thông tin chủ động, thay vì việc lấy thông tin thụ động theo phương pháp truyền thống. Phương pháp lấy thông tin chủ động cũng là cả một vấn đề của tài liệu điện tử.
4.Ghi nhận tài liệu
Kinh điển của ghi nhận tài liệu là sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến nếu được quan tâm thì cả các tài liệu đã được số hóa cũng được ghi nhận ở các loại sổ này. Tuy nhiên tài liệu còn vận động qua các khâu phân phối, xử lý, lưu trữ. Cách quản lý văn thư truyền thống thường không có ghi nhận của các bước tiếp theo.
Cách ghi nhận kinh điển ở sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến thường bảo đảm tính duy nhất cùa tài liệu mặc dù trên đó cũng có cả mã hóa chức năng liên quan đến tài liệu đó. Việc ghi nhận thêm một vài thuộc tính nào đó hay cà trích yếu tài liệu thực ra vẫn không đủ để tái sử dụng sau này. Các ghi nhận theo vết hành trình tài liệu chi là biến thể cùa tài liệu. Để lưu trữ và tái sử dụng tài liệu thì ghi nhận tài liệu phải dựa trên phân loại thuộc tính của tài liệu. Đây là vấn đề khoa học nghiêm túc mà dường như lâu nay chưa được quan tâm đúng mức.
Việc ghi nhận tài liệu theo cách mã hóa đã được thực hiện một cách khoa học theo nguyên tắc thư viện. Thời đại điện tử, cơ hội cho phép người ta đòi hỏi xem xét đến nhiều thuộc tính hơn như ở thư viện truyền thống. Cần có nguyên tắc để thiết kế và phát triển bộ mã này.
Cách hiển thị mã tài liệu có thể là tập hợp số và chữ, có thể là tập hợp số thuần túy, có thể hiển thị dưới dạng barcode hoặc dạng mã nhiều lớp. Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu sẽ được nhận dạng thông qua các phương tiện hiển thị hoặc một phương tiện xác nhận nào đó.Quy trình làm việc chắc chẳn sẽ có nhiều khác biệt với trước đây.
5. Phân phối tài liệu
Khi phân phối tài liệu sẽ có những yếu tố liên quan như: Người quyết định, đổi tượng liên quan, luồng thông tin, phương tiện trao đổi tin, bảo mật thông tin. Phân phối tài liệu điện tử tưởng chừng dễ hơn phân phối tài liệu ở dạng vật lý. Với người dùng thì dễ thật nhưng thiết kế nó thì không đơn giản. Thiết kế tốt, hiệu quả hệ thống thông tin và hiệu quả quản lý của tổ chức sẽ rất cao. Cho dù tài liệu đã được điện tử hóa hoàn toàn thì hệ thống phân phối thông tin không thể chỉ là hệ thống điện tử dựa trên công nghệ thông tin và mạng. Hành trình nhân công vẫn luôn tồn tại.
6. Lưu trữ tài liệu
Lưu trữ thường được quan niệm là cất giữ.Nhưng cách cất giữ tài liệu hiện nay đều mang tính thủ công, khi tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu cần thiết thì rất mất thời gian. Để đáp ứng các vấn đề trên, trước hết phải mã hóa tài liệu theo các thuộc tính phân loại đủ mức cần thiết. Đồng thời mã hóa cũng giúp cho việc cất giữ tài liệu trong kho và lưu giữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu.
Tài liệu đồng thời có bản chưa số hóa đều phải lưu trữ cho cả hai. Cần có nguyên tắc cho cách lưu trữ này. Mã hóa hai loại này có thể giống nhau nhưng nguyên tắc cất giữ chưa chắc đã giống nhau. Cất giữ tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu nên có ít nhất hai hệ thống song song cùng lưu trữ để tránh rủi ro sự cố. Các hệ thống cơ sở dữ liệu chạy song song cùng lưu trữ để tránh rủi ro sự cố.Các hệ thống cơ sở dữ liệu chay song song cần phải phân tán về mặt không gian để tránh rủi ro môi trường. Cách phân tán về không gian, phân loại và phân lớp hệ thống, bố trí mạng đa phương thức cũng cần thiết để tăng hiệu quả truy xuất thông tin.
Tài liệu điện tử trong quá trình lưu trữ phải có quy trình định kỳ sao chép lại để tránh các lỗi điện tử phát sinh làm hỏng tài liệu. Đồng thời các định dạng file cũng cần được chuyển đổi cho phù hợp với các chương trình ứng dụng phát triển sau này.
Cần phải coi trọng bảo mật thông tin cũng như an toàn hệ thống điện tử. Tư vấn, giải pháp, thiết kế, khai thác cho bảo mật, an toàn là cần thiết nhưng chú ý rằng phải đổi mới cập nhật công nghệ vì lĩnh vực này luôn là cuộc rượt đuổi vòng tròn giữa kẻ gian và bảo vệ. Việc phân loại cấp mức bảo mật đối với tài liệu hiện nay chưa tốt. Có đóng dấu “MẬT” nhiều khi cũng chỉ mang tính hình thức, thiếu các biện pháp thực hiện bảo mật, có khi lại làm chặt quá đến mức khi cần thì không tìm ra.
Chúng ta cần suy nghĩ liệu rằng chúng ta có nhất thiết phải nắm giữ mọi thông tin, tài liệu trong tay hay không trong xu hướng ảo hóa toàn cầu cũng như bùng nổ thông tin.
7. Chỉnh sửa tài liệu
Quản lý thụ động thì không phải lo đến chỉnh sửa nhưng quản lý tích cực thì có muôn vàn lý do để chúng ta phải chỉnh sửa từ nội dung tài liệu đến định dạng, mã hóa, lưu trữ, tác giả, bản quyền, sở hữu trí tuệ…Và cũng không tránh khỏi phải quản lý tài liệu trong các trường hợp có nhân bản, tái bản, phục chế, chế bản, biến thể…và những trường hợp tài liệu bị ăn cắp, phá hoại nữa.
Vì lý do gì đó chúng ta nhận được yêu cầu chỉnh sửa. Nhưng chủ động tìm lỗi, xác minh để chỉnh sửa thì sao, có thuộc trách nhiệm quản lý tài liệu hay không? Phương pháp, phương tiện và tổ chức thực hiện việc này không đơn giản.Trong thực thế, việc này dường như cũng chưa được quan tâm đúng mức.
Các bước cần thực hiện ở đây là: Phát hiện lỗi, xác minh thông tin cần sửa; Thực hiện thay đổi; Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý; Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan. Tuy nhiên, trong thực thế việc này gần như không bao giờ làm hoặc làm không đầy đủ các bước cần thiết.
8. Khai thác, sử dụng tài liệu
Giá trị thật của lưu trữ tài liệu sẽ được kết xuất ở bước này. Hai bước này rất liên quan với nhau. Vì vậy việc tổ chức lưu trữ khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu sẽ phản hồi giúp hoàn thiện hơn công tác lưu trữ.
Tìm kiếm là việc đầu tiên cần làm để tái sử dụng tài liệu. Cách tìm tài liệu, trước hết dựa vào nguyên tắc mã hóa. Với tài liệu điện tử còn có các công cụ tìm kiếm: quá trình tiến hóa tìm kiếm từ ngừ đến nghĩa, đến hình ảnh; từ đúng đến gần đúng, đến suy luận; từ đơn đến đa, đến tập hợp liên quan; từ có đến so sánh, tham chiếu, đến đối chứng, đối nghịch. Tìm kiếm tài liệu trên không gian vật lý sẽ khó khăn hơn nhiều nhưng công nghệ thông tin cũng có thể trự giúp được một phần. Công nghệ gắn chip lên tài liệu chẳng hạn tuy tiện lợi nhưng chi phí cũng chỉ cho phép chúng ta áp dụng ở một giới hạn nào đó.
Quản đối tượng sử dụng tài liệu cũng là việc thường xuyên với các tài liệu bản in. Tuy nhiên với các tài liệu điện tử thì người ta chỉ hay quan tâm đến quyền được sử dụng tài liệu thôi. Thực ra quản được mức độ sử dụng các loại tài liệu khác nhau sẽ giúp người ta nắm được đặc điểm để phân loại đối tượng. Kết quả của việc phân loại đối tượng theo thông tin sử dụng cũng là giá trị quý cho nhiều mục tiêu khác mà xu hướng xã hội hiện nay đang quan tâm.
Tổ chức nhận và xử lý phản hồi thông tin, nhất là qua phương tiện công nghệ thông tin với tại liệu điện tử, là rất thuận lợi. Nhưng cũng cần có sự quan tâm đúng mức về mục tiêu này.Thực tế việc này thường được làm chiếu lệ.
Một vấn đề cần phải quan tâm nữa là Copyright, bảo vệ bản quyền, sở hữu trí tuệ. Trong trường hợp là giao dịch thương mại thì lại còn liên quan đến thuế. Sở dĩ phải nói đến điều đó vì tài liệu điện tử và môi trường công nghệ thông tin là điều kiện thuận lợi cho các vi phạm.
9. Nguồn nhân lực
Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ chưa được các cấp lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, thậm chí kể cả những người làm công tác văn phòng hay trực tiếp làm văn thư, lưu trữ coi trọng. Họ chỉ biết giá trị của nó đối với công việc trước mắt mà không nghĩ đến giá trị lịch sử của các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhiều người làm công tác này không được đào tạo đúng nghề. Đa số làm theo thói quen, theo kinh nghiệm của người đi trước, theo quy định và chỉ đạo quan liêu của cấp trên.
Tiến trình chuyển hóa sang tài liệu điện tử thì nguồn nhân lực cũng có sự bất cập. Nói đến điện tử thì các đơn vị thường sử dụng kỹ thuật viên về công nghệ thông tin. Giới kỹ thuật thường rất tự tin ở nghề của mình thành ra khinh xuất về nghiệp vụ của người khác. Kỹ năng tổ chức ghép nối giữa kỹ thuật và nghiệp vụ chưa chặt chẽ.
10. Môi trường pháp lý
Nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định về công tác hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ. Với xu hướng tài liệu điện tử thì các quy định cần tiếp tục được bổ sung cập nhật. Có thể không quy định bắt buộc hoặc không quy định quá rộng, vưọt quá sự cần thiết của quản lý nhà nước nhưng cũng nên có những hướng dẫn để tăng hiệu quả thông tin của tài liệu. Những hướng dẫn trong thông tin điện tử lại càng cần thiết để đạt được hiệu quả của tính thống nhất.
Tài liệu điện tử có liên quan đến công nghệ. Vì vậy việc chuẩn hóa rất quan trọng. Chuẩn hóa là một quá trình từ nghiên cứu đến phổ biến và tổ chức áp dụng sao cho cập nhật với sự tiến hóa của khoa học công nghệ. Bộ Khoa học công nghệ đã từng ra quy định về sử dụng code tiếng Việt trong tài liệu điện tử; Hệ thống đào tạo liên quan đến vấn đề này với các khóa đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau khá nhiều nhưng tính phổ cập của nó, ngay cả với những người cần biết cũng còn hạn chế. Bên cạnh hệ thống đào tạo, cũng cần một hệ thống tra cứu, hướng dẫn hiệu quả, nhất là dựa trên công nghệ thông tin.
Về môi trường pháp lý quốc tế: Nhà nước cần quan tâm sớm và thường xuyên đến những vấn đề này không chỉ để bảo vệ người Việt Nam trong các hoạt động trên lãnh thổ của mình mà còn bảo vệ trong hội nhập quốc tế, giao lưu thương mại, kinh doanh, văn hóa, khoa học, xã hội của thế giới.
Nguồn (Kỷ hiếu Hội thảo Khoa học Quản lý Tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)