Các đơn vị luôn quan tâm đến vấn đề quản lý hồ sơ tài liệu. Trước đây, công việc tìm kiếm làm mất nhiều thời gian công sức, việc thất lạc tài liệu thường xuyên diễn ra, chi phí in ấn, giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một một con số không nhỏ do việc quản lý tài liệu được thực hiện thủ công .
Nhận thấy thực trạng bất cập đó, hiện nay các đơn vị cơ quan, tổ chức đã và đang tìm đến các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến một văn phòng hiện đại. Qua đó, việc điện tử hóa các hồ sơ, tài liệu sẽ giúp việc lưu trữ, sắp xếp tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn rất nhiều. Điều này giúp việc tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ tài liệu cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều.
CloudOffice – Giải pháp phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp đã được rất nhiều đơn vị cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn áp dụng và đem lại nhiều thành công việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ văn thư, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên các máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật.
Phần mềm CloudOffice cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Các hồ sơ được phần mềm tổ chức sắp xếp quản lý theo từng năm cụ thể. Vì vậy chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo năm và theo trạng thái của hồ sơ như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã đóng lại trong quá khứ.
Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ các hồ sơ, tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng. Các tài liệu được lưu trữ có thể là các phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video… Chức năng này áp dụng hiệu quả đối với trường hợp cơ quan ra quyết định thành lập tổ thực hiện nhiệm vụ nào đó. Để các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ được tốt, tổ trưởng có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau. Hoặc trong trường hợp cơ quan thực hiện triển khai nhiệm vụ nào đó thì tài liệu của nhiệm vụ đó có thể được chia sẻ để mọi người liên quan truy cập.
Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý các hồ sơ sự kiện. Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện. Chức năng này áp dụng hiệu quả trong trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng. Chúng ta dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ của sự kiện nào đó để theo dõi hoặc tiếp tục cập nhận các nội dung, vấn đề mới của sự kiện.
Phần mềm CloudOffice còn cho phép quản lý các loại tài liêu đặt thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện. Đặc biệt, phần mềm còn cóc chức năng cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như Hợp đồng, Dự án…
Có thể nói, phần mềm CloudOffice xây dựng tính năng quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học, chặt trẽ. Cho phép các nhà quản lý có nhiều phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị mình. Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài.