Thế nào là hóa đơn điện tử không hợp lệ?

20/05/2025 ChungNguyen hóa đơn điện tử, Tin tức 0

Nhận diện hóa đơn không hợp lệ thế nào?

Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và đảm bảo nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Bài viết hướng dẫn cách nhận diện thế nào là hóa đơn điện tử không hợp lệ mà kế toán, người tiêu dùng cần lưu ý.

1. Khái niệm và tiêu chí xác định hóa đơn không hợp lệ

Hóa đơn không hợp lệ là hóa đơn không đáp ứng các điều kiện về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các tiêu thức bắt buộc như tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, nội dung hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng số tiền thanh toán, và chữ ký số (nếu là hóa đơn điện tử).

Hóa đơn không hợp lệ thường thiếu hoặc sai sót các tiêu thức này, không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế hoặc không tuân thủ thời điểm lập hóa đơn theo quy định.

Cụ thể, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có một số tiêu chí mới được bổ sung để xác định hóa đơn hợp lệ, đặc biệt trong các lĩnh vực đặc thù như kinh doanh bảo hiểm, xổ số, casino, và thương mại điện tử.

Ví dụ, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chỉ được coi là hợp lệ khi đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu và được cơ quan thuế chấp nhận (khoản 2, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019). Hóa đơn thiếu chữ ký số, sai thời điểm lập, hoặc không khớp với thông tin đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đều có thể bị coi là không hợp lệ.

Ngoài ra, hóa đơn giả hoặc hóa đơn được khởi tạo từ các tổ chức, cá nhân không có tư cách pháp lý cũng thuộc danh mục hóa đơn bất hợp pháp, theo Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

>> Tham khảo: Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử với trung tâm thương mại.

2. Các trường hợp hóa đơn không hợp lệ

Có nhiều trường hợp dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, và các quy định mới năm 2025 đã làm rõ hơn các tình huống này. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

  • Sai thời điểm lập hóa đơn: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định chặt chẽ hơn. Ví dụ, đối với xuất khẩu hàng hóa, hóa đơn phải được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa được thông quan. Đối với dịch vụ, hóa đơn phải được lập khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp thu tiền trước (không bao gồm tiền đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán). Lập hóa đơn sai thời điểm, ví dụ lùi ngày hoặc xuất hóa đơn sau khi giao hàng mà không tuân thủ thời hạn, sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ và có thể bị phạt theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

  • Thiếu hoặc sai thông tin bắt buộc: Hóa đơn không hợp lệ nếu thiếu các tiêu thức bắt buộc như tên, mã số thuế, địa chỉ của người mua hoặc người bán, hoặc nếu thông tin không khớp với đăng ký kinh doanh. Theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh có thể không cần một số tiêu thức như mã số thuế người mua, nhưng các trường hợp khác phải đầy đủ. Sai sót về số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ cũng khiến hóa đơn không được công nhận.

  • Hóa đơn giả hoặc bất hợp pháp: Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn của tổ chức không có tư cách pháp lý, hoặc hóa đơn trùng số là các hành vi bị cấm theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Những hóa đơn này không chỉ không hợp lệ mà còn có thể dẫn đến các hành vi trốn thuế, bị xử lý nghiêm theo pháp luật.

  • Không tuân thủ quy định về thanh toán: Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (số 48/2024/QH15, hiệu lực từ 1/7/2025), hóa đơn đầu vào cho các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT. Hóa đơn không đáp ứng điều kiện này sẽ không được coi là hợp lệ.

3. Biện pháp khắc phục

Hóa đơn không hợp lệ có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, từ bị từ chối khấu trừ thuế GTGT đến bị xử phạt hành chính.

Theo khoản 3 và 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt cho hành vi lập hóa đơn sai thời điểm dao động từ 3.000.000 đến 8.000.000 đồng, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

Nếu hóa đơn không hợp lệ dẫn đến chậm nộp thuế, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và chịu lãi suất phát sinh.

Hơn nữa, việc sử dụng hóa đơn giả hoặc bất hợp pháp có thể dẫn đến các hình phạt nặng hơn, bao gồm truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Để khắc phục hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

  • Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn: Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, người bán cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, ghi rõ thông tin hóa đơn sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện số chênh lệch (tăng hoặc giảm) và phù hợp với thực tế giao dịch.

  • Hủy hóa đơn sai sót: Trong trường hợp hủy hợp đồng hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, hóa đơn đã lập phải được hủy và thông báo đến cơ quan thuế theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

  • Lưu trữ và quản lý hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ ít nhất 10 năm bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như MISA meInvoice có thể giúp doanh nghiệp tự động kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ đúng quy định.

  • Tuân thủ quy định mới: Doanh nghiệp cần cập nhật quy định từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đặc biệt về thời điểm lập hóa đơn cho các ngành đặc thù như casino, xổ số, hoặc thương mại điện tử. Đào tạo kế toán viên và sử dụng phần mềm hỗ trợ là cách hiệu quả để tránh sai sót.

>> Tham khảo: Đặc điểm hóa đơn hàng mẫu.

Kết Luận

Hiểu rõ và tuân thủ các quy định về hóa đơn không hợp lệ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

Với các cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, doanh nghiệp cần chú ý đến thời điểm lập hóa đơn, các tiêu thức bắt buộc, và yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt.

Bằng cách áp dụng các biện pháp khắc phục kịp thời và sử dụng công cụ hỗ trợ hiện đại, doanh nghiệp có thể đảm bảo hóa đơn luôn hợp lệ, hợp pháp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ pháp luật.

Ngoài ra, để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/
5/5 - (1 bình chọn)