Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý 2025

15/04/2025 ChungNguyen hóa đơn điện tử, Tin tức 0

Quy định thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một hình thức hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Tại Việt Nam, việc triển khai Hóa đơn điện tử nằm trong chiến lược chuyển đổi số quốc gia, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế, giảm chi phí cho doanh nghiệp và thúc đẩy minh bạch trong giao dịch kinh tế. Với những lợi ích vượt trội, Hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu, và thời điểm bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử là một cột mốc quan trọng trong quá trình này.

Hóa đơn điện tử được quy định bởi các văn bản pháp luật như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan. Những quy định này không chỉ xác định thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT mà còn đưa ra lộ trình cụ thể để doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh thích nghi với hệ thống mới.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT tại Việt Nam, bối cảnh ra đời của quy định này, lộ trình triển khai, lợi ích, thách thức, cũng như các tác động đối với doanh nghiệp và nền kinh tế.

1. Bối cảnh ra đời quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

1.1. Chuyển đổi số và cải cách hành chính

Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, với mục tiêu hiện đại hóa nền kinh tế và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Ngành thuế là một trong những lĩnh vực tiên phong trong quá trình này.

Trước đây, hóa đơn giấy truyền thống gây ra nhiều bất cập như tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ, dễ xảy ra sai sót và gian lận thuế. Hóa đơn điện tử ra đời nhằm khắc phục những hạn chế này, đồng thời hỗ trợ cơ quan thuế quản lý dữ liệu giao dịch một cách minh bạch và hiệu quả hơn.

1.2. Yêu cầu từ hội nhập quốc tế

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, Việt Nam cần tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về minh bạch tài chính và chống gian lận thuế. Hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng giúp đáp ứng các yêu cầu này, đặc biệt khi Việt Nam tham gia các hiệp định thương mại tự do (FTA) và hợp tác với các tổ chức tài chính quốc tế.

1.3. Tác động của đại dịch COVID-19

Đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam, khi các doanh nghiệp phải tìm cách duy trì hoạt động trong bối cảnh giãn cách xã hội. Hóa đơn điện tử cho phép giao dịch từ xa, giảm tiếp xúc trực tiếp và tiết kiệm thời gian, trở thành giải pháp phù hợp trong bối cảnh này.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

2. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

2.1. Quy định pháp lý và lộ trình triển khai

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ Việt Nam đã quy định lộ trình bắt buộc sử dụng HĐĐT cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Cụ thể:

  • Từ ngày 1/11/2020: Các doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu hoạt động.

  • Từ ngày 1/7/2022: Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp đặc biệt) phải chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng Hóa đơn điện tử. Đây là thời điểm chính thức đánh dấu việc HĐĐT trở thành bắt buộc trên toàn quốc.

Trước thời điểm này, các doanh nghiệp được khuyến khích áp dụng Hóa đơn điện tử từ năm 2018 theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nhưng việc sử dụng vẫn mang tính tự nguyện hoặc thí điểm ở một số địa phương.

2.2. Các giai đoạn triển khai cụ thể

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, Tổng cục Thuế đã chia lộ trình triển khai thành nhiều giai đoạn:

  • Giai đoạn 1 (2018-2020): Thí điểm Hóa đơn điện tử tại một số thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng. Các doanh nghiệp lớn và một số nhà cung cấp phần mềm được lựa chọn để thử nghiệm hệ thống.

  • Giai đoạn 2 (2020-2022): Mở rộng áp dụng Hóa đơn điện tử trên toàn quốc, với sự hỗ trợ từ cơ quan thuế và các nhà cung cấp dịch vụ. Các doanh nghiệp được hướng dẫn đăng ký, kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế và sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử.

  • Giai đoạn 3 (từ 1/7/2022): Bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử trên toàn quốc, đồng thời tích hợp dữ liệu Hóa đơn điện tử vào hệ thống quản lý thuế tập trung.

2.3. Các trường hợp ngoại lệ

Mặc dù Hóa đơn điện tử là bắt buộc, một số trường hợp được miễn áp dụng hoặc áp dụng theo cách đặc biệt:

  • Hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cá nhân kinh doanh không xuất hóa đơn: Những đối tượng này có thể sử dụng hóa đơn bán lẻ do cơ quan thuế cung cấp.

  • Doanh nghiệp ở khu vực khó khăn: Một số doanh nghiệp ở vùng sâu, vùng xa, nơi thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ, có thể được gia hạn thời gian chuyển đổi.

>> Tham khảo: Đặt in hóa đơn của cơ quan thuế được quy định thế nào?

3. Lợi ích của việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

3.1. Đối với doanh nghiệp

  • Tiết kiệm chi phí: HĐĐT loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Theo ước tính, một doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm khi chuyển sang HĐĐT.

  • Tăng hiệu quả quản lý: HĐĐT được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ dàng tra cứu và quản lý, giảm thiểu nguy cơ mất hóa đơn.

  • Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh hiện đại, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và đối tác.

3.2. Đối với cơ quan thuế

  • Minh bạch hóa giao dịch: HĐĐT được kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm soát giao dịch theo thời gian thực.

  • Giảm gian lận thuế: HĐĐT có mã xác thực từ cơ quan thuế, giảm thiểu tình trạng sử dụng hóa đơn giả hoặc khai khống chi phí.

  • Tăng hiệu quả quản lý: Dữ liệu HĐĐT được lưu trữ tập trung, hỗ trợ cơ quan thuế phân tích và đưa ra các chính sách phù hợp.

3.3. Đối với xã hội và môi trường

  • Bảo vệ môi trường: Việc giảm sử dụng giấy giúp giảm thiểu tác động đến môi trường, như chặt phá rừng và lượng rác thải từ hóa đơn giấy.

  • Thúc đẩy chuyển đổi số: HĐĐT là một phần của hệ sinh thái số, khuyến khích các doanh nghiệp và cá nhân làm quen với các công nghệ hiện đại.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Thách thức khi triển khai hóa đơn điện tử bắt buộc

4.1. Hạ tầng công nghệ

Mặc dù Việt Nam đã có những tiến bộ trong hạ tầng công nghệ, nhưng ở một số khu vực nông thôn hoặc vùng sâu, vùng xa, việc truy cập internet ổn định vẫn là một vấn đề. Điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ trong việc triển khai HĐĐT.

4.2. Kiến thức và kỹ năng

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các hộ kinh doanh cá thể, thiếu kiến thức về công nghệ và quy trình sử dụng HĐĐT. Việc đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cần được đẩy mạnh để đảm bảo mọi đối tượng đều có thể tuân thủ quy định.

4.3. Chi phí ban đầu

Mặc dù HĐĐT giúp tiết kiệm chi phí về lâu dài, nhưng trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp cần đầu tư vào phần mềm, thiết bị và dịch vụ hỗ trợ. Điều này có thể là gánh nặng đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập.

>> Tham khảo: Tặng 50 số hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh khi mua phần mềm E-invoice.

4.4. Tâm lý e ngại thay đổi

Một số doanh nghiệp quen sử dụng hóa đơn giấy và e ngại chuyển sang Hóa đơn điện tử do lo ngại về bảo mật thông tin hoặc sự phức tạp của hệ thống mới. Cơ quan thuế và các nhà cung cấp dịch vụ cần giải thích rõ ràng và cung cấp hỗ trợ để xóa bỏ tâm lý này.

5. Tác động của thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

5.1. Đối với doanh nghiệp

Thời điểm 1/7/2022 đánh dấu bước ngoặt khi tất cả các doanh nghiệp phải hoàn toàn chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử. Điều này buộc các doanh nghiệp phải thay đổi quy trình kế toán, đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên. Tuy nhiên, sau giai đoạn thích nghi, các doanh nghiệp đã nhận thấy lợi ích rõ rệt về hiệu quả và chi phí.

5.2. Đối với cơ quan thuế

Việc bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử giúp Tổng cục Thuế xây dựng một hệ thống dữ liệu giao dịch thống nhất, hỗ trợ quản lý thuế hiệu quả hơn. Dữ liệu HĐĐT cũng là cơ sở để cơ quan thuế phân tích xu hướng kinh tế và đưa ra các chính sách phù hợp.

5.3. Đối với nền kinh tế

HĐĐT góp phần thúc đẩy minh bạch hóa nền kinh tế, giảm thất thu thuế và tạo môi trường kinh doanh công bằng. Ngoài ra, việc áp dụng HĐĐT còn khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ tham gia vào hệ sinh thái số, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

6. Các khuyến nghị để triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả

6.1. Đối với doanh nghiệp

  • Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Doanh nghiệp nên chọn các nhà cung cấp phần mềm HĐĐT được Tổng cục Thuế công nhận, như Viettel, VNPT, MISA, hoặc FPT.

  • Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên nắm rõ quy trình lập, gửi và quản lý HĐĐT.

  • Kiểm tra hệ thống thường xuyên: Đảm bảo phần mềm HĐĐT hoạt động ổn định và tuân thủ các quy định mới nhất.

6.2. Đối với cơ quan thuế

  • Tăng cường hỗ trợ: Cung cấp các tài liệu hướng dẫn, video đào tạo và đường dây nóng để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi.

  • Gia hạn cho các trường hợp đặc biệt: Xem xét gia hạn thời gian cho các doanh nghiệp ở khu vực khó khăn hoặc quy mô nhỏ.

  • Nâng cấp hệ thống: Đảm bảo hệ thống của Tổng cục Thuế có thể xử lý khối lượng lớn dữ liệu Hóa đơn điện tử mà không xảy ra lỗi.

6.3. Đối với các nhà cung cấp dịch vụ

  • Đơn giản hóa phần mềm: Thiết kế phần mềm HĐĐT thân thiện với người dùng, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp nhỏ.

  • Cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7: Đảm bảo doanh nghiệp có thể nhận được hỗ trợ kỹ thuật bất kỳ lúc nào.

  • Cập nhật quy định mới: Liên tục cập nhật phần mềm để phù hợp với các thay đổi trong pháp luật về Hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Biên bản hủy hóa đơn.

Kết luận

Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (1/7/2022) là một bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của Việt Nam. Dù đối mặt với nhiều thách thức, Hóa đơn điện tửđã mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và toàn xã hội.

Với sự hỗ trợ từ Chính phủ, cơ quan thuế và các nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp Việt Nam đã và đang thích nghi tốt với hệ thống mới, góp phần xây dựng một nền kinh tế minh bạch, hiện đại và bền vững.

Việc triển khai Hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh và đóng góp vào sự phát triển chung của đất nước. Trong tương lai, Hóa đơn điện tử sẽ tiếp tục được cải tiến, tích hợp với các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và blockchain, mở ra những tiềm năng mới cho nền kinh tế số.

Để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

5/5 - (1 bình chọn)