Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại chi cục văn thư, lưu trữ Tỉnh Hà Giang và những vấn đề đặt ra

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH HÀ GIANG VÀ NHỮNG VẪN ĐỀ ĐẶT RA
Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên… đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, bảo quản tài liệu không hợp lý,… đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ là một nội dụng rất quan trọng trong các hoạt động lưu trữ. Với tầm quan trọng như vậy đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan lưu trữ phải áp dụng triệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH HÀ GIANG VÀ NHỮNG VẪN ĐỀ ĐẶT RA
Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử, hiện nay Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hà Giang đang bảo quản trên 350 mét giá tài liệu lưu trữ, toàn bộ tài liệu trong Kho được bảo quản, tổ chức chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu và xây dựng nội quy sử dụng tài liệu, trong đó quy định nhiều nội dung bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tất cả các tài liệu đưa ra phục vụ khai thác đều được theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn. Hiện nay do chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên Chi cục Văn thư, Lưu trữ đã dùng các biện pháp thủ công để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột…
Với sự nỗ lực phấn đấu của tập thể công chức, viên chức Chi cục Văn thư, Lưu trữ đã tiến hành thu thập và bảo quản an toàn tài liệu của 15 phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với số lượng trên 350 mét giá tài liệu, trong đó có cả tài liệu thuộc 05 phông lưu trữ của 05 doanh nghiệp nhà nước giải thể, phá sản do thực hiện chủ trương đổi mới và phát triển doanh nghiệp của tỉnh.
Với khối tài liệu giai đoạn 1945 đến 2005 phản ánh các vấn đề: Quá trình triển khai bầu cử và hoạt động của đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp; các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước giao; các số liệu về dân số, nhân lực; Báo cáo tổng hợp hàng năm, Báo cáo chuyên đề của UBND tỉnh và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, Ủy ban Hành chính các huyện, thị ; Lịch sử kháng chiến chống Thực dân Pháp (1945-1954); chống đế quốc Mỹ của tỉnh Hà Giang (1954-1975); Hà Giang 110 năm đấu tranh, xây dựng và phát triển; lịch sử  các ngành và lịch sử Đảng bộ của một số huyện; Địa chí Hà Giang; Phong trào thi đua chống giặc đói, diệt giặc dốt; công cuộc giảm tô, cải cách ruộng đất (1954-1956), Những thành tựu đạt được trong công cuộc khôi phục kinh tế bị đế quốc Mỹ tàn phá về chi viện sức người sức của cho Miền Nam từ 1966-1975; Các Quyết định về thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể các cơ quan đơn vị; Quyết định về tiếp nhận, tuyển dụng, thuyên chuyển, điều động, đề bạt, nâng lương, khen  thưởng cho cán bộ giai đoạn từ 1945-2005.
Được sự quan tâm của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, năm 2010 Chi cục Văn thư, Lưu trữ đã từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu được thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào như làm mất, hư hỏng tài liệu, hàng năm Chi cục đã phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chỉnh lý, lựa chọn những tài liệu lưu trữ lịch sử để chuẩn bị cho việc nộp lưu khi điều kiện kho bảo quản của Chi cục được đáp ứng.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hà Giang những năm qua vẫn còn có những hạn chế, bất cập đó là: Nhiều tài liệu đang bảo quản tại Chi cục được hình thành trong giai đoạn từ 1945 – 1975 đã và đang xuống cấp nghiêm trọng, có nguy cơ bị hủy hoại nhưng chưa được tu bổ, phục chế; việc duy trì nhiệt độ, độ ẩm tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu chưa được thường xuyên; toàn bộ tài liệu đang bảo quản tại Chi cục chưa được khử trùng, khử axit nên tiềm ẩn rất lớn các yếu tố ảnh hưởng bất lợi đối với việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu; 100% tài liệu đã được thu về Chi cục là tài liệu giấy, các loại hình tài liệu khác như: tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình chưa được thu thập do chưa có kho bảo quản và các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản theo quy định.
Từ những kết quả đạt được và hạn chế, tồn tại trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư, Lưu trữ xác định những nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới cần quan tâm thực hiện là: công tác bồi dưỡng, tập huấn đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ bảo quản tài liệu tại Chi cục; tiếp tục tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình các cơ quan có thẩm quyền chuẩn bị các điều kiện để khởi công xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh; giúp Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt các Đề án để bảo quản tài liệu như: Đề án xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 2 (2015-2017); Đề án tu bổ, phục chế tài liệu thuộc phông lưu trữ Ủy ban Hành chính tỉnh Hà Giang giai đoạn 1945 – 1975; Đề án số hóa tài liệu ..vv để góp phần làm tốt công tác văn thư lưu trữ nói chung trong đó có việc bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh./.

Tác giả: Nguyễn Thị Hằng

Nguồn:http://snv.hagiang.gov.vn/index.php?nv=news&op=VAN-THU-LUU-TRU/THUC-TRANG-CONG-TAC-BAO-QUAN-TAI-LIEU-TAI-CHI-CUC-VAN-THU-LUU-TRU-TINH-HA-GIANG-VA-NHUNG-VAN-DE-DAT-RA-552