Tổng hợp các tiêu chuẩn về quản lý tài liệu điện tử

Tổng hợp các tiêu chuẩn về quản lý tài liệu điện tử

1. Tiêu chuẩn liên quan đến việc quản lý tài liệu

“ISO 15489: Thông tin và tư liệu – Quản lý tài liệu” (Information and Documentation – Records Management), là một bộ tiêu chuẩn về quản lý tài liệu điện tử nổi tiếng nhất hiện nay, được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) công bố năm 2001. Bộ tiêu chuẩn này gồm 02 phần.

Phần thứ nhất gọi là phần “Những nguyên tắc chung”, quy định khung vĩ mô về việc lưu trữ tài liệu. Trong đó, đặc biệt nhấn mạnh đến những ưu điểm của việc quản lý tài liệu điện tử, các nhân tố gây ảnh hưởng đến công tác quản lý tài liệu điện tử hay tầm quan trọng của việc chỉ định được một cơ quan chịu trách nhiệm quản lý loại hình tài liệu này. Ngoài ra, phần này còn đưa ra những yêu cầu trong việc quản lý tài liệu, những bộ phận cấu thành của hệ thống lưu trữ tài liệu chất lượng cao và quá trình thực tế liên quan đến quản lý tài liệu, như: thu thập, phân loại, khai thác – sử dụng, lưu trữ, tìm kiếm v.v… đều được mô tả cụ thể. Cuối cùng là phân tích các thao tác kiểm tra việc quản lý tài liệu và những yêu cầu về đào tạo, bồi dưỡng có liên quan.

Phần thứ hai gọi là phần “Hướng dẫn”, hướng dẫn một cách tường tận về khung vĩ mô đã được nói đến trong phần đầu tiên. Ví dụ, mô tả về các yếu tố của chính sách quản lý tài liệu, tổng hợp các bước thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu một cách có hiệu quả. Đồng thời, cũng đưa ra những hướng dẫn thực tế liên quan đến việc xử lý và kiểm soát tài liệu, ví dụ xây dựng tự điển thuật ngữ tiêu chuẩn, phương án khai thác – sử dụng tài liệu, xây dựng được cơ chế kiểm soát sự an toàn và cơ chế truy cập, lưu trữ, xử lý tài liệu. Nội dung cuối cùng là hướng dẫn về trình tự xây dựng hệ thống giám sát và kiểm tra tài liệu, hướng dẫn đào tạo, bồi dưỡng quản lý tài liệu cho các cán bộ, nhân viên.

Bên cạnh tiêu chuẩn ISO 15489, còn có các tiêu chuẩn về quản lý tài liệu khác hiện đang được áp dụng phổ biến như Tiêu chuẩn AS ISO 15489 của Australia, Tiêu chuẩn BS ISO 15489 của Anh v.v…

2. Tiêu chuẩn liên quan đến yêu cầu chức năng

2.1 Tiêu chuẩn DOD 5101.20 của Mỹ

DOD 5101.20 là tiêu chuẩn về quản lý tài liệu chính thức được Bộ Quốc phòng Mỹ (viết tắt là DOD) ban hành năm 1997, sau khi được hoàn thiện năm 2007, nó được gọi tên là DOD 5015.02 – STD, tức là “Tiêu chuẩn đánh giá về việc thiết kế ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử”. Tiêu chuẩn này đã mô tả các yêu cầu chức năng được dùng cho phần mềm ứng dụng quản lý tài liệu của Bộ Quốc phòng Mỹ, bao gồm những yêu cầu đối với giao diện của hệ thống và những điều kiện tìm kiếm mà ứng dụng quản lý tài liệu buộc phải hỗ trợ, mô tả được các yêu cầu ở mức độ thấp nhất về quản lý tài liệu, cũng chính là những yêu cầu phải tuân thủ thực hiện theo “Quy định về việc quản lý tài liệu và TLLT” của Lưu trữ quốc gia Mỹ (NARA).

Tiêu chuẩn DOD không tập trung vào quy phạm việc quản lý tài liệu mang tính tổng hợp, nó đưa ra những yêu cầu chức năng cụ thể mà các phần mềm quản lý tài liệu điện tử buộc phải tuân thủ. Do vậy, có thể nói, tiêu chuẩn này đã đặc biệt chú trọng đến môi trường bảo quản tài liệu theo phương thức điện tử hóa. Ngày nay, khi xây dựng các quy phạm kỹ thuật về phần mềm và trình tự quản lý tài liệu, Mỹ và các cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp tư nhân quốc tế đều lấy tiêu chuẩn DOD làm tiêu chuẩn cơ sở.

2.2 Tiêu chuẩn MoReq2 của Châu Âu

“Yêu cầu đối với mô hình quản lý tài liệu điện tử” (gọi tắt là MoReq) ra đời năm 2001, mô tả về những yêu cầu cụ thể trong việc quản lý tài liệu điện tử. Năm 2008, MoReq được sửa đổi, hoàn thiện thành MoReq2, chủ yếu tập trung vào những chức năng mà hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể thực hiện, mục đích là để thực hiện giá trị dùng làm bằng chứng chân thực của tài liệu điện tử. Ví dụ, MoReq2 yêu cầu một phần mềm bất kỳ được lựa chọn để sử dụng phải có khả năng thực hiện được một số chức năng quản lý tài liệu quan trọng. Bảng 1 dưới đây đã chỉ ra được những yêu cầu chức năng quan trọng được xác nhận theo tiêu chuẩn MoReq2. Để bảo đảm được tính tin cậy, chân thực của tài liệu điện tử, các cơ quan quản lý tài liệu buộc cần phải thực hiện những yêu cầu này.

Bảng 1: Các yêu cầu chức năng của MoReq2 (bắt buộc)

                    Tạo lập tài liệu mới
                    Duy trì bảng phân loại và hồ sơ tài liệu
                    Thu thập tài liệu
                    Xóa hồ sơ và tài liệu
·                    Thay đổi nội dung của tài liệu
                    Thu thập và thay đổi cơ sở dữ liệu có liên quan đến tài liệu
·                    Quản lý công việc về lưu trữ và xử lý tài liệu
                    Đăng nhập và đăng xuất hồ sơ và tài liệu
                    Kiểm tra và giám sát số liệu
                    Cung cấp dịch vụ truy cập tài liệu đối với người dùng được hưởng quyền

So với Tiêu chuẩn DOD của Mỹ, điểm khác nhau là, MoReq2 không chỉ chú trọng những thao tác của hệ thống máy tính mà còn mô tả được những yêu cầu cơ bản cần phải tuân thủ nghiêm ngặt khi thực hiện quản lý tài liệu điện tử, mục đích nhằm đảm bảo tài liệu điện tử có thể được quản lý một cách thỏa đáng, bất kỳ lúc nào cũng có thể truy cập được, sau đó được xử lý hợp lý.

3. Tiêu chuẩn liên quan đến siêu dữ liệu về TLLT

Siêu dữ liệu của kho lưu trữ số dùng để mô tả về nội dung, kết cấu của những TLLT số và các dữ liệu đặc trưng bối cảnh, nhằm tiến hành tổ chức, quản lý, phát hiện, nhận biết, lựa chọn, định vị, khai thác, sử dụng và đánh giá đối với nguồn thông tin lưu trữ số, theo sát được sự thay đổi của TLLT trong quá trình quản lý và sử dụng, hỗ trợ khi thực hiện giá trị dùng làm căn cứ, khi tổng hợp tích hợp và lưu trữ lâu dài của nguồn thông tin lưu trữ số.

Những tiêu chuẩn liên quan đến siêu dữ liệu về TLLT thường thấy hiện nay chủ yếu gồm:

3.1 Tiêu chuẩn ISAD (G)

ISAD (G) nghĩa là “ Tiêu chuẩn mô tả lưu trữ quốc tế (Tổng quát chung)”, do Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) ban hành năm 1993, năm 2000 ban hành phiên bản lần thứ 2. Mục tiêu của ISDA (G) là thông qua việc xây dựng được nội dung về việc mô tả TLLT một cách chính xác, hợp lý, tổ chức những TLLT này vào trong một mô hình mang tính thống nhất dự kiến được thiết lập, xác định được giá trị và giải thích được về bối cảnh và nội dung của TLLT, làm cho những TLLT này có tính ứng dụng thực tế cao. Quá trình mô tả có liên quan đến TLLT bắt đầu từ trước khi tài liệu được hình thành, đồng thời liên tục xuyên suốt toàn bộ chu kỳ sống của tài liệu đó, từ đó bảo đảm được tính tin cậy, tính chân thực, khả năng có thể hiểu được và tính lâu dài của tài liệu. Phiên bản 2 của ISAD (G) là việc mô tả đa cấp độ đối với TLLT. Nguyên tắc của việc mô tả đa cấp độ đối với TLLT được dựa trên cơ sở TLLT tuân thủ theo lý thuyết về phông lưu trữ.

3.2 Tiêu chuẩn EAD

EAD tức là “Mô tả TLLT được mã hóa” chủ yếu dùng để mô tả về nguồn TLLT và bản thảo, bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài liệu điện tử, tài liệu bản cứng và những ghi chép dạng âm thanh. Ý tưởng đầu tiên được khởi xướng khi nghiên cứu và xây dựng công cụ tìm kiếm Berkeley, một dự án của Thư viện Trường Đại học Califonia Mỹ, đến năm 1998 đã hoàn thành được Tiêu chuẩn EAD phiên bản đầu tiên. Nội dung của nó được kết cấu chủ yếu gồm 04 phần, trong đó EAD DTD là phần chủ thể của tiêu chuẩn này. EAD DTD là một bộ tiêu chuẩn trao đổi về việc mô tả TLLT theo tiêu chuẩn ISAD (G) ở trên với loại hình tài liệu ở dạng ngôn ngữ đánh dấu tiêu chuẩn tổng quát (SGML) và ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML). Phiên bản EAD 2002 được xây dựng trên cơ sở bổ sung thêm một yếu tố mới trên nền tảng của phiên bản thứ nhất là “kỹ thuật thực thể”, làm tăng từ 145 yếu tố ở phiên bản EAD CTC 1.0 lên thành 146 yếu tố.

3.3 Tiêu chuẩn ISAAR (CPF)

ISAAR (CPF) là “Văn bản quy phạm lưu trữ quốc tế về thông tin bối cảnh của pháp nhân, cá nhân và gia đình”. Được sửa đổi và hoàn thiện năm 1996, phiên bản thứ nhất của ISAAR (CPF) là nhiệm vụ nghiên cứu chủ yếu từ năm 2001 đến năm 2004 của Ủy ban Tiêu chuẩn mô tả trực thuộc ICA, nó đã cung cấp được một công cụ tiêu chuẩn để mô tả về những pháp nhân, cá nhân và gia đình hình thành nên TLLT. Trong hệ thống mô tả đã xây dựng được nhiều mô tả cụ thể về các tác giả hình thành nên TLLT trong những mối tương quan khác nhau. Tiêu chuẩn này đã tạo ra một phương thức vừa hiệu quả lại vừa linh hoạt để thu thập và quản lý được những thông tin bối cảnh, hỗ trợ tối đa cho việc phát hiện, khai thác, sử dụng và hiểu được về TLLT.

3.4 Tiêu chuẩn ISDF

Năm 2008, ICA đã công bố phiên bản thứ nhất của ISDF, tức là “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả chức năng”. Mục đích là cung cấp được những tiêu chuẩn nhận định mang tính thống nhất để các nhóm pháp nhân thực hiện chức năng của mình. Mô tả chức năng nhằm để mô tả bổ sung đối với những tài liệu sản sinh ra trên cơ sở của tiêu chuẩn ISAD (G) và những tài liệu chính thức sản sinh ra trên cơ sở của tiêu chuẩn ISAAR (CPF), vì vậy, có thể nắm bắt được những thông tin mở rộng có liên quan đến tác giả và công tác hoàn thành tài liệu, bất kể họ có phải là các nhóm pháp nhân, cá nhân hay gia đình hay không.

3.5 Tiêu chuẩn ISDIAH

Năm 2008, ICA đã ban hành “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả cơ quan lưu trữ TLLT”. Mục đích  của việc ban hành này nhằm kết hợp được tiêu chuẩn này với các tiêu chuẩn ISAD (G) và ISAAR (CPF), từ đó có được các thông tin liên quan đến cơ quan lưu trữ TLLT, đồng thời tiêu chuẩn hóa những thông tin này, từ đó khuyến khích người dùng tra cứu các TLLT.

4. Tiêu chuẩn liên quan đến Lưu trữ số

Tiêu chuẩn quan trọng nhất dùng cho việc quy phạm hóa công tác lưu trữ số là Mô hình OAIS, tức là Tiêu chuẩn về “Mô hình tham khảo hệ thống thông tin lưu trữ mở”, thời gian đầu được phát triển bởi Ủy ban Tư vấn Hệ thống dữ liệu không gian (Mỹ), mục đích là tạo khung phổ biến để tổ chức và quản lý kho lưu trữ điện tử. Sau đó, mô hình này được đông đảo các cơ quan quản lý thông tin trên toàn thế giới sử dụng như là một phương pháp hiệu quả để lưu trữ số.

Mô hình OAIS đã đưa ra  được các chức năng toàn diện, bao gồm thu thập, lưu trữ, quản lý và truy cập tài liệu. Mô hình này cũng mô tả được những yêu cầu về việc lưu trữ tài nguyên số. OAIS là “Mô hình tham khảo về hệ thống thông tin lưu trữ mở: Hệ thống chuyển đổi dữ liệu và thông tin không gian – Tiêu chuẩn ISO 14721: 2003”, thuật ngữ và những khái niệm của nó ngày nay đã được các cán bộ chuyên ngành lưu trữ và thông tin đón nhận rộng rãi. Để khuyến khích việc lưu trữ tài liệu điện tử, OAIS quy định như sau:

– Dùng kết cấu khung của mô hình này để tăng cường mức độ nhận thức của các cán bộ chuyên ngành lưu trữ và các cán bộ những chuyên ngành khác về việc lưu trữ tài nguyên số và các khái niệm về truy cập các TLLT có liên quan.

– Đưa ra được định nghĩa rõ ràng cho những thuật ngữ mô tả về kết cấu thông tin và các thao tác đối với TLLT số.

– Khi lưu trữ thông tin đôi lúc phải tiến hành so sánh giữa các sách lược và các kỹ thuật lưu trữ lâu dài khác nhau.

Ngoài ra, OAIS cũng dùng để chứng nhận những kho lưu trữ số đáng tin cậy. Kho Lưu trữ quốc gia Mỹ (NARA), Trung tâm Thư viện máy tính trực tuyến (OCLC) và Hiệp hội Thư viện nghiên cứu (RLG) của Mỹ đã cùng hợp tác xây dựng được phương án chứng nhận trên cơ sở bảng TRAC (Bảng kiểm tra và chứng nhận lưu trữ tin cậy), dùng để chứng nhận về việc xây dựng và quản lý kho số tin cậy. Phương án chứng nhận này được dựa trên cơ sở của OAIS. Bảng TRAC được thiết kế dựa vào cơ chế kiểm tra, dùng để đánh giá năng lực lưu trữ an toàn, tin cậy lâu dài của kho lưu trữ số được xây dựng. Bảng TRAC không chỉ đưa ra được các vấn đề mang tính kỹ thuật mà còn đưa ra được những vấn đề có liên quan đến cơ cấu tổ chức và sách lược lưu trữ, đã cung cấp được một bộ tiêu chuẩn để đánh giá về các kho lưu trữ số hoặc có thể dùng để xây dựng nên những hướng dẫn cụ thể về sách lược lưu trữ.

Nguồn: HVTC