Doanh nghiệp có phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai không? Các bước báo cáo tình hình sử dụng biên lai thế nào? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ giải đáp được thắc mắc từ quý độc giả.
1. Biên lai là gì?
Căn cứ vào Thông tư số 303/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính đã ban hành ngày 15/11/2016 thì biên lai được hiểu là các chứng từ được các tổ chức thu phí, lệ phí lập ra khi tiến hành thu các khoản này về ngân sách nhà nước, theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Biên lai hiện được chia thành 02 loại chính, bao gồm:
– Biên lai in sẵn mệnh giá. Đây là loại mà trên mỗi tờ biên lai đều đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền. Loại biên lai in sẵn mệnh giá này được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí có mức thu được cố định cho từng lần. Biên lai này bao gồm cả cả các hình thức tem, vé.
>> Tham khảo: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm với khoản thu nào?
– Biên lai không in sẵn mệnh giá. Đây là loại biên lai có số tiền thu được tổ chức thu phí, lệ phí lập vào thời điểm thu tiền phí, lệ phí. Loại biên lai này được áp dụng cho các trường hợp sau:
- Các loại phí và lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỷ lệ phần trăm (%);
- Các loại phí và lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu, số chỉ tiêu sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí.
Biên lai thu tiền phí và lệ phí hiện được thể hiện theo các hình thức sau:
- Biên lai đặt in. Đây là loại biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí; hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí và lệ phí.
- Biên lai tự in. Đây là loại biên lai do các tổ chức thu phí, lệ phí tự in bằng các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.
- Biên lai điện tử. Đây là loại biên lai tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Cách thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai
Để biết thủ tục lập báo cáo sử dụng biên lai hợp pháp ra sao, các đơn vị kinh doanh phải căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành có liên quan:
– Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11
– Thông tư số 153/2012/TT-BTC
– Thông tư số 110/2015/TT-BTC
– Thông tư số 303/2016/TT-BTC
Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 153/2012/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về báo cáo tình hình biên lai thu tiền phí, lệ phí như sau: “Hàng quý, chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày cuối cùng của mỗi quý, Cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng Biên lai thu tiền phí, lệ phí theo mẫu hướng dẫn tại Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư này cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.”
Như vậy, căn cứ quy định trên, các cơ quan thu phí và lệ phí khi lập báo cáo về tình hình sử dụng biên lai phải tuân thủ những thủ tục sau:
– Các cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm phải lập và nộp báo cáo về tình hình sử dụng biên lai theo quý nộp lên Chi cục Thuế quản lý trực tiếp;
– Thời hạn nộp báo cáo sử dụng biên muộn nhất trong vào 15 ngày, tính từ ngày cuối cùng của mỗi quý;
>> Tham khảo: Bút toán kết chuyển thuế GTGT.
– Thủ tục báo cáo sử dụng biên gồm: Tờ khai Mẫu báo cáo về tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí hợp lệ.
– Các cơ quan thu phí, lệ phí có thể nộp báo cáo này theo 1 trong 3 cách, bao gồm:
- Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế;
- Gửi qua hệ thống bưu chính;
- Hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Sau khi các cơ quan thu phí, lệ phí đã nộp báo cáo sử dụng biên lai lên cơ quan thuế trực thuộc, hồ sơ báo cáo sẽ được tiếp nhận:
– Nếu hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế thì công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế;
– Nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính thì công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế;
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Nếu hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
Lưu ý rằng:
– Cơ quan thuế sau khi tiếp nhận hồ sơ báo cáo sử dụng biên lai sẽ không trả kết quả cho người nộp thuế.
– Các tổ chức nhận in biên lai đặt in cũng có trách nhiệm phải báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc nhận đặt in biên lai định kỳ 06 tháng/lần; thời hạn báo cáo chậm nhất là vào ngày 30/7 và 30/01 của năm; nội dung báo cáo thể thể hiện rõ các tiêu thức gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức đặt in biên lai; số, ngày hợp đồng; tên biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; số lượng biên lai đã in (từ số…đến số) cho từng tổ chức. Đây là quy định được Bộ Tài chính ban hành rõ trong Điều 4, Thông tư số 303/2016/TT-BTC.
Cũng tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 153/2012/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các Cơ quan thu phí, lệ phí khi ủy nhiệm cho bên thứ ba lập Biên lai thu phí, lệ phí theo hướng dẫn tại Điểm 1.3, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 153/2012/TT-BTC thì vẫn phải báo cáo về tình hình sử dụng Biên lai thu tiền phí, lệ phí.
Tuy nhiên, việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo đúng quy định pháp luật. Cụ thể:
– Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về Biên lai ủy nhiệm (hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số… đến số…); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in); phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm.
>> Tham khảo: Phần mềm ECN Thái Sơn.
– Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận uỷ nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; Đồng thời phải được niêm yết tại trụ sở của tổ chức nhận ủy nhiệm và nơi thu phí, lệ phí.
– Biên lai thu tiền phí, lệ phí ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của Cơ quan thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai thu tiền phí, lệ phí (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận uỷ nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm).
– Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản đồng thời thông báo cho Cơ quan Thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/