Chữ ký điện tử hiện đã trở nên vô cùng quen thuộc đối với doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Bài viết hướng dẫn cách tự tạo chữ ký điện tử đơn giản nhất trên ứng dụng Excel.
1. Khái niệm chữ ký điện tử
Theo Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu chữ ký điện tử đó đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005.
Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn kê khai thuế GTGT với hàng hóa nhập khẩu.
* Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử:
– Người ký chữ ký điện tử hoặc người đại diện hợp pháp của người đó là người kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó để xác nhận ý chí của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.
– Người ký chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:
+ Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
+ Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực;
+ áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.
– Người ký chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định nêu trên.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
* Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử:
– Bên chấp nhận chữ ký điện tử là bên đã thực hiện những nội dung trong thông điệp dữ liệu nhận được trên cơ sở tin vào chữ ký điện tử, chứng thư điện tử của bên gửi.
– Bên chấp nhận chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:
+ Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó;
+ Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
– Bên chấp nhận chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định tại mục này.
>> Tham khảo: Quy định gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử.
2. Các tự tạo chữ ký điện tử
Tạo chữ ký trên Excel là cách được nhiều người sử dụng bởi chèn chữ ký trên Excel sẽ không thể chỉnh sửa được nội dung.
Bước 1: Mở file Excel cần tạo chữ ký, để con trỏ chuột tại vị trí muốn đặt chữ ký, chọn “Insert” => “Text”.
Chọn mục “Text” trong phần “Insert”.
Bước 2: Trong mục Text sẽ hiển thị ra một số mục, bạn chọn “ Signature Line” => “Microsoft Office Signature Line”.
Bước 3: Điền thông tin
Tại mục “Signature Setup”, bạn điền thông tin cho chữ ký của mình:
- Signature Signer: Nhập tên của bạn hoặc của người cần ký.
- Suggested signer’s title: Chức danh của người ký
- Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký.
- Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Tích chọn nếu muốn thêm nhận xét vào chữ ký.
- Show sign date in signature line: Ngày ký.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn “OK” để hoàn tất.
Bước 4: Chèn chữ ký điện tử
Sau khi thực hiện thành công, chữ ký sẽ hiển thị ở vị trí ban đầu bạn đặt con trỏ chuột. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa chữ ký cho phù hợp về: Độ rộng, nội dung, xóa bỏ,…
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Quy định sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là được hiểu là thông tin đi kèm theo dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video,… và được tạo ra để hướng tới xác định được chủ sở hữu của dữ liệu đó. Chữ ký số cũng là một dạng chữ ký của chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.
Về quy định đảm bảo an toàn cho việc tạo chữ ký số, tạo chữ ký số thì bạn cần tuân thủ theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, nhằm đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:
– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây.
một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
>> Tham khảo: Quy định ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
Cũng theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, tại Điều 8 có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký số. Cụ thể như sau:
– Với trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó là được ký bằng chữ ký số có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
– Với trường hợp văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì thông điệp dữ liệu sử dụng phải được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và có đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
– Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định sẽ có giá trị pháp lý, hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn hoàn toàn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/