QUẢN LÝ TÀI LIỆU

Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Hóa đơn điện tử có rất nhiều lợi ích và ưu thế vượt trội so với hóa đơn giấy truyển thống, một trong ưu điểm lớn nhất mà hóa đơn điện tử mang lại đó chính là cách quản lý cực kỳ khoa học và dễ dàng, giúp người dùng có thể tìm kiếm, tra cứu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng mà chỉ cần một vài cú click chuột.

Tuy nhiên, để quản lý hóa đơn điện tử một cách khóa học và hiệu quả nhất cần phải có những kiến thức quản lý nhất định, và dưới đây là một số cách quản lý hiệu quả nhất.

• Bạn có thể lưu mọi thông tin dữ liệu hóa đơn điện tử vào USB để có thể theo dõi thông tin mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, để tiện quản lý, hãy lưu hóa đơn thành từng mục riêng, tránh nhầm lẫn.
• Cách đơn giản nhất để tránh mất hóa đơn hay file quan trọng là hãy tải tệp và lưu nó lên Google Driver. Đây là một trang vô cùng an toàn và giúp bạn bảo vệ thông tin hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng có thể tiện theo dõi mọi thông tin khi cần thiết.

Với những thông tin trên đây, chúng tôi tin rằng đã giúp bạn trang bị thêm kinh nghiệm về cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả. Chắc chắn với những bí kíp bỏ túi này, bạn sẽ quản lý công việc của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Để biết thêm thông tin về dịch vụ này, hãy lưu ý một nguyên tắc nữa khi quản lý hóa đơn. Đó là chỉ xuất bản photo hóa đơn cho khách hàng khi yêu cầu. Tránh xuất bản gốc để không gặp phải những rắc rối không đáng.

Phần mềm hóa đơn điện tử einvoice của công ty Thái Sơn được các công ty lớn tin dùng

Không chỉ chinh phục khách hàng bởi dịch vụ hỗ trợ 24/7 chuyên nghiệp, kịp thời, Công ty Thái Sơn còn được đánh giá cao bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty không những đáp ứng được yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp với đa dạng loại hình, quy mô tổ chức, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiện E-Invoice đang được triển khai tại nhiều thương hiệu hàng đầu như: Honda, Coca-Cola, Samsung, Lotte, KFC, Circle K, Grab, Unicharm, Grab, Golden Gate… và được ghi nhận khi có tác động tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhiều cá nhân kinh doanh vẫn đang thắc mắc về hóa đơn điện tử, và vấn đề nhiều người quan tâm đó là việc đơn hàng của họ có giá trị thấp liệu có phải lập hóa đơn điện tử không?

Đây là nội dung đáng chú ý tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới 200.000 đồng vẫn phải xuất hóa đơn điện tử.

Đây là quy định mới so với Thông tư 39/2014/TT-BTC, bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018. Đồng thời, cá nhân, tổ chức cần lưu ý những nội dung quan trọng sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

– Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều 36 Nghị định này.

Theo quy định từ Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/11/2018. Các cá nhân kinh doanh, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải hoàn thành việc tổ chức triển khai khóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất đến ngày 01/11/2020.

Việc sử dụng hóa đơn của các cơ sở kinh doanh từ 01/11/2018 đến 01/11/2020 được thực hiện như sau:

– Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã hoặc đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng;

– Cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế (hóa đơn giấy) theo quy định;

– Cơ sở kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn giấy trước 01/11/2018 thì tiếp tục sử dụng đến hết 31/10/2020;

Cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng tờ khai thuế GTGT để cơ quan thuế đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2020.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử cần lưu ý gì

Các doanh nghiệp tại Việt Nam đang khẩn trương hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ đáp ứng và giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp.

Nhưng để sử dụng đúng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp theo đúng quy định cần hiểu rõ những nội dung quan trọng được quy định trong Nghị Định 119/2018/NĐ-CP. Nooin dung về thời điểm lập hóa đơn điện tử cũng được nêu rất rõ trong Nghị Định.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định rõ trong nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sẵn sàng đáp ứng doanh nghiệp

Nhằm tạo ra một phần mềm tốt nhất, hoàn thiện, đầy đủ tính năng nhất để đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, Công ty Thái Sơn đã nghiên cứu và phát triển nên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực. và Thái Sơn chính là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất trên thị trường chính bởi những ưu điểm sau:

– Lập hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice có đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn điện tử: lập mới, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn…

– Quản lý hóa đơn

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice giúp quản lý, báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế

– Tiết kiệm chi phí

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực Einvoice giúp doanh nghiệp không phải in ấn hóa đơn, hóa đơn được lập, vận chuyển hóa đơn đến khách hàng bằng phương tiện điện tử (không phải in, không phải chuyển phát nhanh…)

– Dễ dàng tích hợp

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực Einvoice có khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống phần mềm CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp