Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực vào ngày 01/07/2022 và các văn bản bổ sung như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/06/2025). Hóa đơn điện tử không chỉ là một tài liệu điện tử ghi nhận thông tin giao dịch, mà dữ liệu từ hóa đơn điện tử còn đóng vai trò cốt lõi trong việc hiện đại hóa quản lý thuế, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy chuyển đổi số.
1. Dữ liệu hóa đơn điện tử là gì?
Dữ liệu hóa đơn điện tử là tập hợp thông tin được tạo lập, lưu trữ và truyền tải dưới dạng điện tử, bao gồm các thông tin bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thuế suất, chữ ký số (nếu có), và mã của cơ quan thuế (CQT). Dữ liệu này được truyền trực tiếp đến hệ thống của Cục Thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền kết nối dữ liệu.
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có hai loại chính: hóa đơn có mã của CQT và hóa đơn không có mã. Từ năm 2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung thêm hóa đơn thương mại điện tử, phục vụ các giao dịch xuất khẩu và kinh doanh số, đặc biệt cho các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
2. Vai trò của dữ liệu hóa đơn điện tử
2.1. Minh bạch hóa giao dịch
Dữ liệu hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế theo dõi toàn bộ giao dịch của doanh nghiệp, từ mua vào đến bán ra, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu gian lận thuế. Hệ thống kết nối dữ liệu trực tiếp với CQT cho phép kiểm tra chéo thông tin, phát hiện sai sót hoặc hành vi trốn thuế.
2.2. Nâng cao hiệu quả quản lý thuế
Dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền trực tiếp và lưu trữ trên hệ thống của Cục Thuế, giúp tự động hóa quy trình kê khai, nộp thuế và hoàn thuế. Điều này giảm thiểu sai sót thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và tăng cường tính chính xác của dữ liệu thuế.
2.3. Thúc đẩy chuyển đổi số
Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng của chiến lược chuyển đổi số quốc gia. Dữ liệu hóa đơn điện tử không chỉ phục vụ quản lý thuế mà còn được sử dụng trong các hệ thống kế toán, quản lý doanh nghiệp, và phân tích dữ liệu kinh doanh. Từ năm 2025, các doanh nghiệp bán lẻ sử dụng máy tính tiền phải kết nối dữ liệu với CQT, tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất.
>> Tham khảo: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là gì?
3. Lợi ích của dữ liệu hóa đơn điện tử
3.1. Đối với doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử loại bỏ nhu cầu in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy, giảm chi phí lên đến 70% so với hóa đơn truyền thống.
- Tăng hiệu quả vận hành: Quy trình lập, gửi và lưu trữ hóa đơn được tự động hóa, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
- Tăng tính chuyên nghiệp: Hóa đơn điện tử hỗ trợ chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý và tạo sự tin cậy với đối tác.
- Dễ dàng tra cứu và quản lý: Dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, cho phép tra cứu nhanh chóng và quản lý tập trung.
3.2. Đối với cơ quan thuế
- Kiểm soát chặt chẽ: Dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền trực tiếp, giúp CQT giám sát giao dịch theo thời gian thực, giảm thiểu rủi ro trốn thuế.
- Tự động hóa quy trình: Dữ liệu được tích hợp vào hệ thống iHTKK, hỗ trợ xử lý kê khai và hoàn thuế nhanh chóng.
- Phân tích dữ liệu lớn: Dữ liệu hóa đơn điện tử cung cấp nguồn dữ liệu lớn (big data) để phân tích hành vi kinh doanh, dự báo doanh thu thuế và phát hiện bất thường.
3.3. Đối với người tiêu dùng
- Tiện lợi: Người mua nhận hóa đơn điện tử qua email, ứng dụng hoặc mã QR, dễ dàng lưu trữ và tra cứu.
- Khuyến khích sử dụng: Từ năm 2025, chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn điện tử được triển khai, với các ưu đãi từ ngân sách nhà nước.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
4. Thách thức trong quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử
4.1. Cơ sở hạ tầng công nghệ
Mặc dù hóa đơn điện tử đã được triển khai rộng rãi, nhiều doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là hộ kinh doanh, gặp khó khăn trong việc đầu tư vào hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử. Vấn đề kết nối mạng, bảo mật dữ liệu và sự cố kỹ thuật cũng là thách thức lớn.
4.2. Tuân thủ pháp luật
- Đối tượng áp dụng mở rộng: Từ 01/06/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và nhiều lĩnh vực bán lẻ phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Việc tuân thủ đòi hỏi sự hiểu biết và nguồn lực đáng kể.
- Xử lý sai sót: Quy trình điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử sai sót vẫn còn phức tạp, đặc biệt khi liên quan đến nhiều bên.
4.3. Nhận thức và đào tạo
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt ở vùng sâu vùng xa, thiếu kiến thức về hóa đơn điện tử và công nghệ. Việc đào tạo sử dụng phần mềm và tuân thủ quy định cần được đẩy mạnh.
>> Tham khảo: Tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn điện tử cập nhật 2025.
4.4. Tích hợp dữ liệu xuyên biên giới
Với sự gia tăng của thương mại điện tử xuyên biên giới, việc tích hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp nước ngoài (như Amazon, Google) vào hệ thống thuế Việt Nam vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, đòi hỏi sự phối hợp quốc tế.
5. Thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2022) và các văn bản bổ sung như Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (CQT) được quy định cụ thể như sau, tùy thuộc vào loại hóa đơn và hình thức kinh doanh:
5.1. Nguyên tắc chung
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được chuyển đến CQT ngay sau khi lập hóa đơn hoặc theo thời hạn cụ thể quy định cho từng trường hợp đặc thù.
- Hóa đơn có mã của CQT hoặc không có mã đều phải truyền dữ liệu đến hệ thống của Tổng cục Thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc máy tính tiền kết nối trực tiếp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5.2. Thời điểm chuyển dữ liệu cụ thể
- Hóa đơn điện tử thông thường (hóa đơn điện tử GTGT hoặc bán hàng):
- Chuyển dữ liệu ngay lập tức sau khi lập hóa đơn và ký số (nếu có).
- Trường hợp hệ thống kỹ thuật gặp sự cố (mất kết nối mạng, lỗi phần mềm), doanh nghiệp phải truyền dữ liệu chậm nhất trong 72 giờ kể từ khi khắc phục sự cố (Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Dữ liệu được truyền tự động và tức thời đến CQT ngay khi hóa đơn được lập, thông qua hệ thống máy tính tiền kết nối với Cục Thuế.
- Áp dụng bắt buộc từ 01/06/2025 cho các lĩnh vực bán lẻ như siêu thị, nhà hàng, vận tải hành khách, giải trí, v.v. (khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Trường hợp đặc thù (theo khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công): Chuyển dữ liệu chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hoàn thành thủ tục thông quan hải quan.
- Kinh doanh bảo hiểm: Chuyển dữ liệu ngay khi thu phí bảo hiểm.
- Kinh doanh xổ số: Chuyển dữ liệu sau khi thu hồi vé không bán hết, trước kỳ mở thưởng tiếp theo.
- Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Chuyển dữ liệu chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu.
- Vận tải hành khách bằng taxi sử dụng phần mềm: Chuyển dữ liệu ngay khi kết thúc chuyến đi.
- Bán hàng số lượng lớn/thường xuyên (xây dựng, viễn thông, bất động sản): Chuyển dữ liệu theo thời điểm ghi nhận doanh thu trong hợp đồng hoặc tiến độ thực hiện.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/