Biên lai điện tử (BLĐT) là chứng từ thu các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, thay thế dần biên lai giấy truyền thống. Quy định chính về biên lai điện tử được điều chỉnh tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Các quy định này nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, minh bạch hóa quản lý thu ngân sách, giảm chi phí in ấn và lưu trữ.
1. Khái niệm và đối tượng áp dụng
Biên lai (hay còn gọi là biên lai thu tiền) là chứng từ do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí hoặc một số khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), biên lai là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
Phân biệt biên lai và hóa đơn
- Hóa đơn: Do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận giao dịch kinh doanh (bán hàng, dịch vụ), thường liên quan đến thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp.
- Biên lai: Do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được ủy quyền lập khi thu các khoản nộp vào ngân sách (như lệ phí cấp giấy phép lái xe, phí cầu đường, lệ phí trước bạ, thuế môn bài…).
Biên lai không phải là hóa đơn, nhưng có giá trị pháp lý tương đương trong việc chứng minh đã nộp tiền vào ngân sách.
>> Tham khảo: Báo cáo tình hình tài chính là gì?
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025), biên lai điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về thu thuế, phí, lệ phí, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử theo Luật Giao dịch điện tử.
Đối tượng áp dụng:
- Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (cơ quan thuế, hải quan, kho bạc, các đơn vị hành chính công…).
- Tổ chức được ủy nhiệm thu (bên thứ ba có văn bản ủy nhiệm).
- Người nộp thuế, phí, lệ phí (cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp).
Từ 01/6/2025, nhiều đơn vị bắt buộc chuyển sang BLĐT, ngừng sử dụng biên lai giấy cũ và tiêu hủy tồn kho (nếu có).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc sử dụng biên lai điện tử
- BLĐT có giá trị pháp lý tương đương biên lai giấy, dùng để hạch toán, kê khai thuế.
- Định dạng chuẩn XML, chữ ký số của tổ chức thu.
- Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (tức thì hoặc định kỳ).
- Cho phép tích hợp biên lai thu phí, lệ phí vào hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên cùng định dạng (bổ sung mới tại Nghị định 70/2025, khoản 9 Điều 4).
- Thu bằng ngoại tệ (nếu pháp luật cho phép) hoặc quy đổi sang VND.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh có thể phải khai báo toàn bộ tài khoản ngân hàng phục vụ kinh doanh.
3. Nội dung bắt buộc trên biên lai điện tử
Theo khoản 2 Điều 32 Nghị định 123 (sửa đổi), BLĐT phải có:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) tổ chức thu.
- Tên khoản thu (thuế sử dụng đất, phí cấp phép…).
- Số tiền thu (bằng số và chữ).
- Thông tin người nộp (tên, địa chỉ, MST/số định danh cá nhân nếu có).
- Thời điểm lập, chữ ký số tổ chức thu.
- Ký hiệu mẫu số (ví dụ: CTT50 cho thu thuế đất đối với hộ gia đình, cá nhân theo Thông tư 32/2025).
Tổ chức thu có thể thêm logo, thông tin quảng cáo (không che khuất nội dung bắt buộc).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Thủ tục đăng ký, sử dụng và ủy nhiệm
- Đăng ký: Nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025) qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Cơ quan thuế chấp nhận/không chấp nhận trong thời hạn quy định.
- Thay đổi thông tin: Nộp lại mẫu trên.
- Ủy nhiệm: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm lập văn bản ủy nhiệm, thông báo cơ quan thuế (Mẫu 02/UN-BLG hoặc tích hợp vào đăng ký). Biên lai ủy nhiệm ghi tên bên ủy nhiệm, không cần đóng dấu/chữ ký số bên ủy nhiệm.
- Báo cáo sử dụng: Gửi Mẫu BC26/BLĐT cùng tờ khai thuế/phí (trừ một số trường hợp đặc biệt).
Từ 01/6/2025, tổ chức thu phải ngừng biên lai cũ, chuyển hẳn sang điện tử.
5. Thời điểm lập và xử lý sai sót
- Lập ngay tại thời điểm thu tiền (hoặc khấu trừ thuế TNCN).
- Sai sót: Lập biên lai bổ sung (ghi + hoặc -), hoặc thay thế (ghi rõ “Thay thế cho biên lai…”). Không hủy biên lai (quy định mới từ 01/6/2025).
- Mất/hỏng: Lập biên bản, sao chụp liên gốc ký xác nhận.
>> Tham khảo: Các trường hợp không được đăng ký, không phải đăng ký và thủ tục lập hộ kinh doanh.
6. Lợi ích khi sử dụng biên lai điện tử
- Tiết kiệm 80-90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ.
- Tiện lợi: Gửi qua email/SMS, tra cứu nhanh tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Minh bạch: Dữ liệu chuyển tự động đến cơ quan thuế, giảm gian lận.
- Bảo vệ môi trường: Giảm sử dụng giấy.
Nhiều đơn vị như cơ quan thuế địa phương, hải quan đã áp dụng thành công, ví dụ mẫu CTT50 cho thu thuế đất hộ gia đình.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/