Chế độ kế toán áp dụng với hộ kinh doanh

Từ năm 2026, chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh (HKD) và cá nhân kinh doanh đã thay đổi lớn theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành ngày 31/12/2025 bởi Bộ Tài chính, hiệu lực từ 01/01/2026), thay thế hoàn toàn Thông tư 88/2021/TT-BTC. Quy định mới đơn giản hóa sổ sách, phù hợp với chuyển đổi từ thuế khoán sang tự kê khai thuế (theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Luật Thuế mới).

Tất cả HKD phải ghi sổ kế toán (không phân biệt doanh thu), nhưng mức độ phức tạp tùy theo nhóm:

• Nhóm 1: Doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm (miễn thuế GTGT và TNCN) → Chỉ cần 1 sổ.
• Nhóm 2: Doanh thu > 500 triệu/năm, nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu → Thường 2-3 sổ.
• Nhóm 3: Doanh thu cao, nộp thuế theo thu nhập chịu thuế (khấu trừ chi phí) → Có thể lên đến 4-7 sổ (bao gồm chi tiết vật liệu, tiền mặt, ngân hàng…).

Người đại diện HKD tự ghi chép hoặc thuê dịch vụ, bố trí người thân (cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh em ruột) làm kế toán, hoặc kiêm nhiệm (quản lý kiêm kế toán). Không bắt buộc kế toán viên chuyên nghiệp. Thời hạn lưu trữ sổ sách và chứng từ: tối thiểu 05 năm (hóa đơn theo luật thuế).

>> Tham khảo: Lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng có được không?

1. Chuẩn bị trước khi ghi sổ

• Xác định nhóm HKD dựa trên doanh thu năm trước hoặc dự kiến năm 2026 (doanh thu tính theo thực tế, không phải khoán).
• Chuẩn bị chứng từ: Hóa đơn điện tử đầu ra (bắt buộc nếu doanh thu cao hoặc kinh doanh dịch vụ), hóa đơn đầu vào (mua hàng), phiếu thu/chi, bảng kê hàng tồn kho, sao kê ngân hàng…
• Công cụ: Sử dụng Excel (tải mẫu từ thuvienphapluat.vn hoặc gdt.gov.vn), phần mềm kế toán đơn giản, hoặc sổ tay giấy. Khuyến khích dùng phần mềm để tự động tính tổng.
• Tách biệt: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh để dễ theo dõi dòng tiền.

2. Các loại sổ kế toán chính theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Thông tư quy định 7 mẫu sổ (S1a-HKD đến S7-HKD), nhưng HKD chỉ dùng những sổ cần thiết:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD): Bắt buộc với mọi HKD. Ghi toàn bộ doanh thu từ bán hàng/dịch vụ.
  • Cách ghi:
    • Cột A: Ngày tháng ghi sổ.
    • Cột B: Diễn giải (bán gì, cho ai, số hóa đơn).
    • Cột C: Số tiền doanh thu (chưa thuế GTGT nếu có).
    • Cuối tháng/quý: Tổng cộng doanh thu.
  • Nhóm 1: Chỉ dùng sổ này để kiểm tra ngưỡng 500 triệu.
• Sổ doanh thu theo nhóm ngành nghề (Mẫu S2b-HKD): Dùng nếu kinh doanh nhiều ngành có tỷ lệ thuế GTGT khác nhau (ví dụ: bán hàng 1%, dịch vụ 5%). Ghi doanh thu riêng từng nhóm để tính thuế đúng tỷ lệ %.
• Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (nhập – xuất – tồn) (Mẫu S3-HKD): Bắt buộc nếu có hàng tồn kho (cửa hàng tạp hóa, quán ăn…). Ghi nhập (mua), xuất (bán), tồn cuối kỳ.
• Sổ theo dõi tiền mặt (Mẫu S4-HKD): Ghi thu/chi tiền mặt hàng ngày (tiền bán hàng, chi mua nguyên liệu…).
• Sổ chi tiết dòng tiền tại ngân hàng (Mẫu S5-HKD): Ghi tất cả giao dịch qua tài khoản ngân hàng.
• Các sổ khác (nếu áp dụng): Sổ chi phí (nếu khấu trừ), sổ TSCĐ (nếu có tài sản cố định lớn).

Đối với Nhóm 1 (doanh thu ≤ 500 triệu): Chỉ cần S1a-HKD (ghi doanh thu đơn giản, không cần chi phí).

Đối với Nhóm 2 & 3 (doanh thu > 500 triệu): Thường cần 4 sổ bắt buộc (doanh thu, hàng tồn, tiền mặt, ngân hàng) để kê khai thuế GTGT/TNCN chính xác, tránh truy thu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn ghi sổ thực tế từng bước

Bước 1: Mở sổ đầu năm (hoặc khi bắt đầu kinh doanh). Ghi tiêu đề: Tên HKD, mã số thuế, năm 2026.

Bước 2: Ghi hàng ngày/từng giao dịch:

• Khi bán hàng: Ghi vào S1a-HKD (doanh thu), nếu có tồn kho → ghi xuất kho S3-HKD.
• Khi mua hàng: Ghi nhập kho S3-HKD (nếu có), ghi chi tiền mặt/ngân hàng.
• Cuối ngày/tháng: Tổng cộng từng cột, ký xác nhận (chủ HKD ký hoặc đóng dấu).

>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh 2026.

Bước 3: Cuối tháng/quý/năm:

• Tổng hợp doanh thu từ S1a/S2b → dùng để kê khai thuế (qua thuedientu.gdt.gov.vn).
• Nếu khấu trừ chi phí (Nhóm 3): Tổng hợp chi từ sổ chi phí, tính thu nhập chịu thuế TNCN.
• Đối chiếu: Doanh thu sổ sách phải khớp với hóa đơn điện tử và sao kê ngân hàng.

Bước 4: Kê khai thuế:

• Doanh thu > 500 triệu: Kê khai GTGT (tỷ lệ % hoặc khấu trừ), TNCN (tỷ lệ hoặc theo thu nhập).
• Nộp tờ khai qua cổng thuế điện tử, kèm file sổ sách nếu cơ quan yêu cầu.

>> Tham khảo: Từ 01/01/2026, hộ và cá nhân kinh doanh tính thuế thế nào khi bỏ thuế khoán?

4. Lưu ý quan trọng năm 2026

• Không bắt buộc lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp, chỉ ghi sổ để kê khai thuế.
• Nếu dùng hóa đơn điện tử: Tự động đồng bộ dữ liệu, giảm ghi tay.
• Phạt nếu không ghi sổ hoặc ghi sai: Từ 5-20 triệu đồng (theo Luật Quản lý thuế).
• Khuyến khích: Thuê dịch vụ kế toán (khoảng 500.000 – 2 triệu/tháng) nếu doanh thu cao, hoặc dùng phần mềm tự động.
• Nếu chuyển đổi thành doanh nghiệp: Sổ sách HKD có thể kế thừa một phần.

Ghi sổ kế toán cho HKD từ 2026 đã được đơn giản hóa tối đa (chỉ 1 sổ cho nhóm nhỏ, 4-7 sổ cho nhóm lớn), tập trung vào doanh thu và dòng tiền thực tế. Chủ HKD nên bắt đầu ngay từ đầu năm, ghi chép hàng ngày để tránh sai sót khi kê khai thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/