Theo quy định hiện hành tại Luật Kế toán 2015 và Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026), hộ kinh doanh cá thể (HKD) không phải lập và nộp báo cáo tài chính (BCTC) như doanh nghiệp. HKD không thuộc đối tượng phải thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp, không phải lập các báo cáo B01, B02, B03… theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hay Thông tư 133/2016/TT-BTC.
>> Tham khảo: Thông tư 18/2026/TT-BTC hướng dẫn khai thuế, nộp thuế và sử dụng hóa đơn cho hộ kinh doanh.
Thay vào đó, HKD chỉ cần ghi chép sổ sách kế toán đơn giản theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, sử dụng số liệu từ sổ sách làm căn cứ kê khai thuế GTGT, thuế TNCN trên eTax Mobile và giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. “Báo cáo tài chính” trong ngữ cảnh HKD thực chất là tổng hợp số liệu kế toán để kê khai thuế định kỳ và quyết toán cuối năm. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách thực hiện theo quy định mới.
1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc ghi chép sổ sách kế toán của HKD
- Thông tư 152/2025/TT-BTC: Hướng dẫn ghi sổ kế toán, không yêu cầu lập BCTC. Sổ sách là căn cứ chính để tính thuế và quản trị nội bộ.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Thông tư 18/2026/TT-BTC: Quy định kê khai thuế theo doanh thu thực tế.
- Nguyên tắc: Trung thực, kịp thời, rõ ràng, có chứng từ hợp lệ. Số liệu phải khớp giữa sổ sách – tờ khai thuế – chứng từ. HKD chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác.
HKD được linh hoạt: tự ghi chép, giao cho người thân (vợ/chồng/con/cái/anh chị em ruột) hoặc thuê dịch vụ kế toán. Tài liệu lưu trữ tối thiểu 5 năm (giấy hoặc điện tử).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Phân loại theo nhóm doanh thu và nội dung báo cáo
Nhóm 1: Doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm (miễn thuế GTGT & TNCN)
- Chỉ cần Sổ doanh thu S1a-HKD.
- “Báo cáo”: Thông báo doanh thu thực tế theo mẫu 01/TKN-CNKD (chậm nhất 31/01 năm sau). Không cần chi tiết chi phí.
- Nội dung: Tổng doanh thu theo ngành nghề, chứng minh không vượt ngưỡng miễn thuế.
Nhóm 2: Doanh thu trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm
- Sử dụng Sổ doanh thu S2a-HKD.
- Kê khai thuế theo quý/năm qua Tờ khai 01/CNKD.
- “Báo cáo tài chính” thực chất là bảng tổng hợp doanh thu theo ngành nghề để áp dụng tỷ lệ % thuế GTGT/TNCN. Nếu chọn tính thuế TNCN trên thu nhập thì bổ sung theo dõi chi phí.
Nhóm 3 & 4: Doanh thu lớn (trên 3 tỷ)
- Phải lập 4 sổ bắt buộc:
- S2b-HKD: Sổ doanh thu.
- S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu – chi phí (căn cứ tính thu nhập chịu thuế TNCN).
- S2d-HKD: Sổ vật liệu, hàng hóa (nhập – xuất – tồn).
- S2e-HKD: Sổ tiền (tiền mặt, ngân hàng).
- Kê khai chi tiết hơn, có thể kê khai tháng nếu doanh thu rất lớn. Cuối năm tổng hợp quyết toán thuế TNCN trên thu nhập (Doanh thu – Chi phí hợp lý) × thuế suất (15-20%).
>> Tham khảo: Lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn.
3. Hướng dẫn thực hiện ghi chép sổ sách kế toán
Bước 1: Ghi chép sổ sách hàng ngày/tháng
- Ghi theo trình tự thời gian, khớp chứng từ (hóa đơn điện tử, biên lai, bảng kê mua hàng).
- Phân loại doanh thu theo ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế.
- Chi phí hợp lý: Phải có chứng từ (hóa đơn GTGT, hợp đồng, chứng từ thanh toán không tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên).
Bước 2: Tổng hợp số liệu cuối kỳ
- Cuối quý/năm: Tổng hợp từ sổ sách ra bảng kê doanh thu, chi phí (nếu áp dụng).
- Sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán HKD để tự động tính toán.
Bước 3: Kê khai trên eTax Mobile
- Đăng nhập eTax Mobile → Chọn “Khai thuế CNKD”.
- Chọn tờ khai 01/CNKD hoặc thông báo doanh thu.
- Nhập số liệu tổng hợp từ sổ sách (doanh thu, chi phí nếu có).
- Hệ thống tự tính thuế.
- Ký điện tử bằng OTP/chữ ký số → Nộp.
- Nộp thuế qua QR Code hoặc ngân hàng liên kết.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Quyết toán cuối năm
- Chậm nhất 31/01 năm sau: Nộp tờ khai năm, quyết toán thuế TNCN (đặc biệt nhóm chọn tính trên thu nhập).
- Lưu biên nhận điện tử và chứng từ.
Bước 5: Lưu trữ và chuẩn bị kiểm tra
Khi cơ quan thuế thanh tra, xuất trình sổ sách + chứng từ + tờ khai đã nộp.
4. Chứng từ và hóa đơn điện tử liên quan
- Bắt buộc hóa đơn điện tử khi doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm hoặc bán cho tổ chức/sàn TMĐT.
- Chứng từ chi phí: Hóa đơn mua hàng, hợp đồng lao động, biên lai BHXH…
- Thông báo tài khoản ngân hàng/ví điện tử trước 20/4/2026 và khi thay đổi.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
5. Lợi ích, rủi ro và khuyến nghị
Lợi ích:
- Minh bạch dòng tiền, dễ quản trị lợi nhuận.
- Giảm rủi ro phạt thuế (0,03%/ngày chậm nộp, 20-100% số thuế thiếu).
- Dễ chuyển đổi sang doanh nghiệp khi quy mô lớn.
- Hỗ trợ từ phần mềm miễn phí/giá rẻ của cơ quan thuế.
Rủi ro phổ biến:
- Ghi chép không khớp tờ khai.
- Thiếu chứng từ chi phí → không được trừ khi tính thuế TNCN.
- Không thông báo tài khoản ngân hàng → phạt hành chính.
>> Tham khảo: Tham gia BHXH bắt buộc cho chủ hộ và lao động hộ kinh doanh.
Khuyến nghị:
- HKD nhỏ (nhóm 1): Ghi sổ doanh thu hàng ngày, thông báo đúng hạn.
- HKD lớn: Mở tài khoản ngân hàng riêng, dùng phần mềm kế toán tích hợp eTax.
- Tham gia đào tạo miễn phí tại Chi cục Thuế quận/huyện.
- Nếu doanh thu thường xuyên trên 3 tỷ hoặc muốn hạn chế trách nhiệm vô hạn, cân nhắc chuyển sang công ty TNHH.
- Theo dõi cập nhật từ Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính vì một số biểu mẫu có thể bổ sung.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/