Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành. Việc tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến gian lận thuế. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, phù hợp với các quy định mới nhất năm 2025.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được phát hành, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, được ký điện tử bởi người bán và gửi đến người mua qua các phương thức như email, hệ thống tra cứu hoặc ứng dụng di động. Theo quy định của Tổng cục Thuế Việt Nam, hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng và hình thức đăng ký.
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, thời gian xử lý và đảm bảo tính minh bạch. Tuy nhiên, để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và hợp pháp, việc tra cứu và kiểm tra là bước không thể thiếu.
>> Tham khảo: Tổng hợp các quy định quan trọng về kế toán thuế.
2. Tại sao cần tra cứu và kiểm tra thông tin hóa đơn?
Việc tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử giúp:
- Xác minh tính hợp lệ: Đảm bảo hóa đơn được phát hành đúng quy định, có giá trị pháp lý.
- Phát hiện sai sót: Kiểm tra các thông tin như mã số thuế, tên công ty, giá trị giao dịch để tránh sai lệch.
- Ngăn chặn gian lận: Tránh sử dụng hóa đơn giả mạo hoặc không được cơ quan thuế công nhận.
- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế trong việc kê khai và báo cáo.
3. Các công cụ kiểm tra hóa đơn điện tử
Hiện nay, có nhiều công cụ và kênh hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Cổng thông tin của Tổng cục Thuế: Trang web chính thức (https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn) cung cấp hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử toàn quốc.
- Phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ: Các đơn vị như Thái Sơn E-invoice, VNPT, Viettel Money, BKAV, FPT, hoặc EasyInvoice cung cấp hệ thống tra cứu riêng cho khách hàng.
- Ứng dụng di động: Một số nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT có ứng dụng di động hỗ trợ tra cứu nhanh, ví dụ như Thái Sơn E-invoice hoặc VNPT Invoice.
- Email hoặc file PDF: Hóa đơn thường được gửi kèm mã tra cứu hoặc liên kết để kiểm tra trực tiếp trên hệ thống.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
4. Hướng dẫn các bước đơn giản để tra cứu hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết
Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần có các thông tin sau:
- Mã số thuế của người bán: Đây là thông tin bắt buộc để xác định đơn vị phát hành hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn: Mã định danh của hóa đơn, ví dụ: 1C23TAA.
- Số hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn, thường được ghi rõ trên hóa đơn.
- Ngày phát hành hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được xuất đúng thời điểm theo quy định.
Các thông tin này thường có sẵn trên file PDF hoặc email hóa đơn mà người bán gửi cho bạn.
Bước 2: Truy cập hệ thống tra cứu
- Mở trình duyệt và truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
- Nếu sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp (như MISA, VNPT), đăng nhập vào hệ thống của họ qua tài khoản được cung cấp khi đăng ký dịch vụ.
Bước 3: Nhập thông tin tra cứu
- Trên giao diện tra cứu, nhập các thông tin sau:
- Mã số thuế của người bán.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Ngày phát hành (nếu được yêu cầu).
- Một số hệ thống có thể yêu cầu thêm mã xác nhận (CAPTCHA) để đảm bảo an toàn.
>> Tham khảo: 11 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt từ 01/7/2025.
Bước 4: Kiểm tra kết quả
- Sau khi nhập thông tin, hệ thống sẽ trả về kết quả, bao gồm:
- Tình trạng hóa đơn: Hợp lệ, không hợp lệ, hoặc đã bị hủy.
- Thông tin chi tiết: Tên người bán, người mua, giá trị giao dịch, thuế suất, v.v.
- Nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc không tìm thấy, bạn cần liên hệ ngay với người bán để xác minh.
Bước 5: Lưu trữ thông tin
- Tải file hóa đơn (nếu cần) hoặc lưu kết quả tra cứu để sử dụng trong việc kê khai thuế hoặc đối chiếu sau này.
- Đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file XML hoặc PDF có chữ ký số để tuân thủ quy định lưu trữ trong 10 năm.
Lưu Ý khi kiểm tra hóa đơn điện tử:
- Kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn phải được xuất đúng thời điểm hoàn thành giao dịch. Hóa đơn xuất lùi ngày có thể bị coi là vi phạm.
- Xác minh chữ ký số: Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký số của người bán và (nếu có) mã của cơ quan thuế.
- Xử lý sai sót: Nếu phát hiện sai sót (như sai mã số thuế, tên công ty, hoặc giá trị), người bán cần lập thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) và phát hành hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh trong vòng 2 ngày.
- Kiểm tra định kỳ: Doanh nghiệp nên tra cứu định kỳ các hóa đơn đầu vào để đảm bảo tất cả hóa đơn đều hợp lệ trước khi kê khai thuế.
5. Các vấn đề thường gặp và cách thức xử lý
- Hóa đơn không tìm thấy trên hệ thống: Có thể do người bán chưa truyền dữ liệu lên cơ quan thuế. Liên hệ người bán để yêu cầu cập nhật dữ liệu.
- Sai thông tin trên hóa đơn: Liên hệ người bán để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Đảm bảo thông báo sai sót được gửi đến cơ quan thuế.
- Hóa đơn bị hủy: Nếu hóa đơn đã bị hủy, cần yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn mới hoặc giải thích lý do hủy.
- Khó khăn trong tra cứu: Nếu gặp vấn đề khi sử dụng hệ thống của Tổng cục Thuế, bạn có thể liên hệ đường dây nóng của Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Kết Luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/