Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử sau thay đổi địa giới hành chính

15/07/2025 ChungNguyen hóa đơn điện tử, Tin tức 0

Cách lập hóa đơn điện tử sau khi thay đổi địa giới hành chính

Kể từ ngày 1/7/2025, việc sáp nhập địa giới hành chính tại Việt Nam đã dẫn đến nhiều thay đổi trong quản lý hành chính, bao gồm cả việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần cập nhật thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử sau khi thay đổi địa giới hành chính, đồng thời cung cấp các lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.

1. Tìm hiểu về thay đổi địa giới hành chính

1.1. Thay đổi địa giới hành chính là gì?

Thay đổi địa giới hành chính là quá trình sáp nhập, điều chỉnh hoặc thay đổi tên gọi các đơn vị hành chính như tỉnh, huyện, xã, phường theo quyết định của Chính phủ.

Từ ngày 1/7/2025, nhiều địa phương tại Việt Nam đã được sáp nhập hoặc đổi tên, dẫn đến việc cập nhật danh mục địa bàn hành chính trên toàn quốc.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin địa chỉ được ghi trên hóa đơn điện tử.

1.2. Tác động đến hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/6/2025), các doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải sử dụng địa chỉ mới theo danh mục địa bàn hành chính được cập nhật khi lập hóa đơn điện tử.

Cơ quan thuế đã tự động chuẩn hóa thông tin địa chỉ trên hệ thống cơ sở dữ liệu, giúp doanh nghiệp không cần điều chỉnh ngay Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, việc lập hóa đơn đúng địa chỉ mới là bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2. Kiểm tra và cập nhật thông tin địa chỉ

2.1. Kiểm tra thông tin địa chỉ trên hệ thống thuế

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin địa chỉ đã được cập nhật trên hệ thống cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện bao gồm:

  • Truy cập cổng thông tin tra cứu người nộp thuế: Vào trang web chính thức của Tổng cục Thuế (www.gdt.gov.vn) hoặc sử dụng ứng dụng eTax để tra cứu thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp.

  • Xác minh địa chỉ mới: Kiểm tra xem địa chỉ đã được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới hay chưa. Nếu có sai lệch, liên hệ ngay cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hỗ trợ.

  • Lưu thông báo của cơ quan thuế: Cơ quan thuế sẽ cung cấp thông báo về việc cập nhật địa chỉ. Doanh nghiệp cần lưu giữ thông báo này để chứng minh tính hợp lệ của địa chỉ mới khi cần.

2.2. Không cần điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh ngay Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để cập nhật địa chỉ mới. Hệ thống thuế sẽ tự động đồng bộ địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính mới, và doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn điện tử khớp với dữ liệu này.

>> Tham khảo: Kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đúng quy định

3.1. Chuẩn bị phần mềm hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã được cập nhật để hỗ trợ danh mục địa chỉ mới, ví dụ: MISA meInvoice, EasyInvoice, VNPT Invoice, v.v. Các bước chuẩn bị:

  • Cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm: Liên hệ nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo hệ thống đã tích hợp danh mục địa bàn hành chính mới nhất.

  • Kiểm tra cấu hình địa chỉ: Đảm bảo thông tin địa chỉ của doanh nghiệp trong phần mềm hóa đơn điện tử đã được cập nhật theo dữ liệu từ cơ quan thuế.

3.2. Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin sau được ghi đúng quy định:

  • Tên doanh nghiệp: Ghi đúng tên theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

  • Mã số thuế: Đảm bảo mã số thuế chính xác, không thay đổi dù địa chỉ có sáp nhập.

  • Địa chỉ: Sử dụng địa chỉ mới theo danh mục địa bàn hành chính được cập nhật từ ngày 1/7/2025. Ví dụ, nếu phường A sáp nhập thành phường B, phải ghi địa chỉ là phường B.

  • Thông tin người mua: Nếu người mua cũng thuộc khu vực thay đổi địa giới, cần sử dụng địa chỉ mới của họ.

  • Thuế suất và số tiền: Đảm bảo áp dụng đúng mức thuế GTGT (ví dụ: 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP từ 1/7/2025 đến 31/12/2026, nếu thuộc diện giảm thuế).

3.3. Quy trình lập hóa đơn điện tử

  1. Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng tài khoản đã được đăng ký với cơ quan thuế.

  2. Nhập thông tin hóa đơn:

    • Chọn mẫu hóa đơn phù hợp (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, v.v.).

    • Nhập thông tin người bán và người mua, chú ý cập nhật địa chỉ mới.

    • Ghi rõ nội dung hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, và thuế suất.

  3. Ký số và phát hành hóa đơn:

    • Ký số hóa đơn bằng chữ ký điện tử.

    • Gửi hóa đơn cho người mua qua email hoặc các phương thức điện tử khác.

    • Lưu trữ hóa đơn trên hệ thống theo quy định (ít nhất 10 năm).

  4. Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế: Đảm bảo hóa đơn được truyền đến Tổng cục Thuế trong thời hạn quy định (thường là ngày cuối cùng của tháng phát hành).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Xử lý sai sót sau thay đổi địa giới hành chính

4.1. Hóa đơn đã lập trước ngày 1/7/2025

Các hóa đơn điện tử đã phát hành trước ngày thay đổi địa giới hành chính (1/7/2025) vẫn được coi là hợp lệ, ngay cả khi địa chỉ trên hóa đơn chưa được cập nhật theo danh mục mới. Doanh nghiệp không cần điều chỉnh lại các hóa đơn này, trừ khi có yêu cầu cụ thể từ cơ quan thuế hoặc khách hàng.

4.2. Hóa đơn có sai sót về địa chỉ sau ngày 1/7/2025

Nếu hóa đơn điện tử lập sau ngày 1/7/2025 ghi sai địa chỉ (ví dụ: vẫn sử dụng địa chỉ cũ), doanh nghiệp cần xử lý theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

  • Lập hóa đơn điều chỉnh:

    • Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử, chọn chức năng lập hóa đơn điều chỉnh.

    • Ghi rõ lý do điều chỉnh (ví dụ: “Sai địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính”).

    • Cập nhật địa chỉ mới theo danh mục địa bàn hành chính.

    • Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.

  • Thông báo với cơ quan thuế: Nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần gửi thông báo điều chỉnh tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định.

4.3. Lưu ý khi xử lý sai sót

  • Không hủy hóa đơn sai sót: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 1/6/2025, doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn sai sót mà chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

  • Lưu trữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định mới về hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

5. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điện tử

  • Kiểm tra thường xuyên thông tin từ cơ quan thuế: Liên hệ cơ quan thuế hoặc theo dõi cổng thông tin của Tổng cục Thuế để cập nhật các thay đổi mới nhất về địa giới hành chính.

  • Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên kế toán hoặc người lập hóa đơn được đào tạo về cách sử dụng địa chỉ mới và các quy định liên quan.

  • Sử dụng phần mềm uy tín: Chọn các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.

  • Tuân thủ thời hạn truyền dữ liệu: Đảm bảo hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế đúng hạn để tránh bị phạt.

Kết luận

Việc lập hóa đơn điện tử sau thay đổi địa giới hành chính từ ngày 1/7/2025 đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định mới và cập nhật thông tin địa chỉ chính xác.

Bằng cách kiểm tra thông tin trên hệ thống thuế, sử dụng phần mềm phù hợp và xử lý sai sót kịp thời, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc tham khảo các văn bản pháp luật như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC để được hướng dẫn chi tiết.

Ngoài ra, để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/
5/5 - (1 bình chọn)