Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản cập nhật mới nhất như Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm thiểu giấy tờ mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong giao dịch. Một yếu tố cốt lõi của hóa đơn điện tử chính là mẫu hóa đơn, được quy định chi tiết để đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ phân tích sâu về mẫu hóa đơn điện tử, từ cấu trúc cơ bản đến các yêu cầu pháp lý, lợi ích và hướng dẫn triển khai, nhằm giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh nắm bắt rõ ràng hơn.
1. Định nghĩa và vai trò của mẫu hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử là một tài liệu điện tử tiêu chuẩn hóa, được thiết kế theo quy định của pháp luật Việt Nam, dùng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Khác với hóa đơn giấy truyền thống, mẫu hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng file XML hoặc PDF có chữ ký số, cho phép truyền nhận và lưu trữ trực tuyến.
Vai trò của nó không chỉ dừng lại ở việc chứng minh giao dịch mà còn là cơ sở để cơ quan thuế kiểm soát, giúp chống thất thu và gian lận.
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC ngày 04/08/2025), mẫu hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, không thể chỉnh sửa sau khi ký số
Điều này có nghĩa là mọi thông tin trên hóa đơn đều được mã hóa và liên kết với hệ thống của Tổng cục Thuế. Trong năm 2025, với Quyết định 2799/QĐ-CT, mẫu hóa đơn điện tử còn tích hợp mã QR để tra cứu nhanh chóng, giúp người dùng dễ dàng xác thực qua cổng thông tin hoadondientu.gdt.gov.vn.
Sự phát triển của mẫu hóa đơn điện tử phản ánh xu hướng số hóa toàn cầu. Tại Việt Nam, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, và đến năm 2025, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm cũng bắt buộc áp dụng theo Công văn 3495/CT-NVT ngày 05/09/2025.
Mẫu hóa đơn không chỉ là “bản sao điện tử” mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp và nhà nước, thúc đẩy nền kinh tế số.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
2. Cấu trúc chi tiết của mẫu hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử được thiết kế với cấu trúc rõ ràng, chia thành các phần chính để đảm bảo tính dễ đọc và tuân thủ. Dưới đây là phân tích chi tiết dựa trên Thông tư 78/2021/TT-BTC và các cập nhật mới.
2.1. Phần tiêu đề và thông tin chung
- Tên hóa đơn: “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA THÊM” hoặc “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG” tùy loại.
- Số hóa đơn và ký hiệu: Ví dụ: 01GTKT-001 (ký hiệu theo mã của cơ quan thuế). Theo Nghị định 70/2025, số hóa đơn phải liên tục và không trùng lặp.
- Ngày lập hóa đơn: Định dạng DD/MM/YYYY, phải trùng với ngày giao dịch.
- Mẫu số hóa đơn: Quy định theo loại hình kinh doanh, như 01GTKT cho hóa đơn GTGT.
2.2. Thông tin người bán và người mua
- Người bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế (MST), số điện thoại, email. Nếu là hộ kinh doanh, cần ghi rõ “Hộ kinh doanh cá thể” và MST.
- Người mua: Tương tự, bao gồm MST nếu có. Với giao dịch nhỏ lẻ, có thể ghi “Người mua không lấy hóa đơn” nhưng vẫn phải truyền dữ liệu về thuế.
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, hoặc ví điện tử.
>> Tham khảo: Năm 2025 không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai?
2.3. Nội dung hàng hóa/dịch vụ
Đây là phần cốt lõi, liệt kê chi tiết theo bảng:
- STT: Số thứ tự.
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Mô tả rõ ràng, không viết tắt.
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Ví dụ: “Cái – 10 – 100.000 đ”.
- Thành tiền chưa thuế: Tính theo đơn giá x số lượng.
- Thuế suất GTGT: 0%, 5%, 8% hoặc 10%, tùy loại hàng.
- Thành tiền có thuế: Bao gồm thuế GTGT.
Tổng cộng phải có dòng “Cộng tiền hàng”, “Thuế GTGT”, và “Tổng thanh toán” (bằng số và chữ).
2.4. Chữ ký và xác nhận
- Chữ ký số: Của người bán (CA như VNPT-CA hoặc BKAV-CA).
- Ghi chú: Có thể thêm điều khoản đặc biệt, như “Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123”.
- Mã QR: Theo Quyết định 2799, cho phép tra cứu trực tiếp.
Ví dụ minh họa một mẫu đơn giản:
| STT | Tên hàng hóa | ĐVT | SL | Đơn giá | Thành tiền | Thuế GTGT | Tổng tiền |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Laptop Dell | Cái | 1 | 15.000.000 | 15.000.000 | 10% (1.500.000) | 16.500.000 |
Tổng cộng: 16.500.000 đồng (Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn).
Mẫu này có thể được xuất từ phần mềm như Thái Sơn Einvoice, đảm bảo định dạng XML chuẩn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Yêu cầu pháp lý và các lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử
Để mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý.
Theo Nghị định 70/2025, hóa đơn phải được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế.
Sai sót như thiếu MST hoặc không ký số sẽ dẫn đến hủy hóa đơn trong vòng 2 ngày, theo Công văn 3082 ngày 20/08/2025.
Các yêu cầu chính:
- Định dạng: XML 4.0 trở lên, tích hợp chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2005.
- Lưu trữ: Ít nhất 10 năm, trên hệ thống đám mây hoặc máy chủ nội bộ.
- Xử lý sai sót: Nếu phát hiện lỗi, phải lập biên bản điều chỉnh và truyền dữ liệu bổ sung.
- Áp dụng cho hộ kinh doanh: Từ 2025, hộ nhỏ lẻ phải dùng mẫu đơn giản hóa, nhưng vẫn đầy đủ nội dung cơ bản.
Vi phạm có thể bị phạt từ 4-50 triệu đồng, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp FDI cần chú ý tích hợp với hệ thống ERP để tránh xung đột dữ liệu.
>> Tham khảo: Top 5 nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/