Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là một loại chứng từ đặc thù trong hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam, được thiết kế để phục vụ hoạt động bán hàng hóa thuộc kho dự trữ quốc gia – một phần quan trọng của chiến lược an ninh kinh tế quốc gia. Với sự phát triển của chuyển đổi số, loại hóa đơn này đã được tích hợp vào khung pháp lý hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính minh bạch, dễ dàng tra cứu và tuân thủ các quy định về thuế. Năm 2025, với các cập nhật từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định về hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia tiếp tục được hoàn thiện, hỗ trợ các cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả hơn nguồn lực quốc gia. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành, từ định nghĩa, thời điểm lập đến nội dung, ký hiệu và xử lý sai sót, giúp các đơn vị liên quan nắm bắt đầy đủ.
>> Tham khảo: Chi tiết quy định hoàn thuế GTGT.
1. Định nghĩa và đối tượng áp dụng
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là loại hóa đơn điện tử được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Hàng dự trữ quốc gia bao gồm các mặt hàng thiết yếu như lương thực, dầu mỏ, phân bón, thuốc men, vật tư y tế… được nhà nước dự trữ để ứng phó với thiên tai, dịch bệnh hoặc biến động kinh tế, theo Luật Dự trữ quốc gia 2012 (sửa đổi năm 2024).
Đối tượng áp dụng chính là các cơ quan nhà nước như Tổng cục Dự trữ Nhà nước (nay thuộc Bộ Công Thương), các chi cục dự trữ địa phương và doanh nghiệp được ủy quyền quản lý kho dự trữ.
Người mua có thể là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân tham gia đấu thầu, mua sắm theo kế hoạch nhà nước. Không giống hóa đơn thông thường, loại hóa đơn này không áp dụng cho giao dịch thương mại tự do mà chỉ dành cho hoạt động bán hàng từ kho quốc gia, đảm bảo nguồn hàng được phân phối đúng đối tượng và mục đích.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử ở đây là giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng tốc độ xử lý và dễ dàng tích hợp dữ liệu với hệ thống thuế quốc gia. Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đơn vị dự trữ phải chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế phê duyệt.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Thời điểm lập hóa đơn
Một trong những quy định cốt lõi là thời điểm lập hóa đơn, được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể, thời điểm lập hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Điều này áp dụng thống nhất cho bán hàng hóa nói chung, bao gồm cả bán tài sản công và hàng dự trữ quốc gia.
Ví dụ, nếu một lô gạo dự trữ được bàn giao cho doanh nghiệp phân phối vào ngày 15/12/2025, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm bàn giao, dù thanh toán diễn ra sau.
Trường hợp giao hàng nhiều lần (như phân phối theo giai đoạn), mỗi lần giao phải lập hóa đơn riêng cho khối lượng tương ứng, theo Khoản 3 Điều 9. Quy định này nhằm đảm bảo tính kịp thời, tránh trì hoãn kê khai thuế và hỗ trợ theo dõi dòng hàng quốc gia.
Đối với xuất khẩu hàng dự trữ (nếu có), thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa thông quan hải quan, theo Điểm b Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các đơn vị phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước 24 giờ ngày hôm sau.
>> Tham khảo: Ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.
3. Nội dung và tiêu thức bắt buộc
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia phải tuân thủ các tiêu thức theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (vẫn hiệu lực một phần đến 2025). Các nội dung bắt buộc bao gồm:
- Tên hóa đơn: “Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia”.
- Thông tin người bán: Tên cơ quan dự trữ, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa: Tên hàng (ví dụ: “Gạo dự trữ quốc gia loại 1”), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (không tính thuế GTGT vì hàng dự trữ quốc gia thường không chịu thuế theo Điều 5 Luật Thuế GTGT 2024).
- Ngày lập, ký hiệu, số hóa đơn.
- Chữ ký số của người bán và mã xác thực của cơ quan thuế (nếu có mã).
Điểm đặc biệt: Hóa đơn này không nhất thiết phải có một số tiêu thức thông thường như thuế suất GTGT (0% hoặc miễn thuế), vì hàng dự trữ quốc gia thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT theo Khoản 25 Điều 5 Luật Thuế GTGT 2024.
Ngoài ra, phải ghi rõ nguồn gốc hàng từ kho dự trữ quốc gia để phục vụ kiểm tra. Hóa đơn được gửi điện tử qua email, SMS hoặc mã QR, không bắt buộc in giấy trừ khi người mua yêu cầu.
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, từ 01/6/2025, hóa đơn phải tích hợp dữ liệu tự động với hệ thống quản lý dự trữ quốc gia, giúp theo dõi tồn kho thời gian thực.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Ký hiệu và mẫu số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn là “chứng minh thư” của chứng từ, được quy định chi tiết tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC và cập nhật bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC. Ký hiệu mẫu số là 6 ký tự: Số 4 đại diện cho hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (ví dụ: 04DVTQ).
Ký hiệu hóa đơn đầy đủ là 6 ký tự:
- Ký tự 1: C (có mã cơ quan thuế) hoặc K (không mã).
- Ký tự 2-3: Hai số cuối năm lập (ví dụ: 25 cho 2025).
- Ký tự 4: Loại hóa đơn – 4 cho bán hàng dự trữ quốc gia.
- Ký tự 5: T (từ máy tính tiền) hoặc N (thông thường).
- Ký tự 6: Đặc thù, như P cho bán tài sản công liên quan, hoặc N nếu không.
Ví dụ: C254TN – Hóa đơn có mã, năm 2025, loại 4 (bán hàng dự trữ), không từ máy tính tiền, không đặc thù. Số hóa đơn theo sau dấu “/”, tăng dần theo thứ tự phát hành.
Từ 01/6/2025, các đơn vị phải đăng ký ký hiệu mới trên hoadondientu.gdt.gov.vn, và hóa đơn cũ chỉ sử dụng đến 30/11/2025.
>> Tham khảo: Từ 2026, doanh nghiệp dùng Báo cáo tình hình tài chính thay cho Bảng cân đối kế toán.
5. Quy trình lập, gửi và lưu trữ
Quy trình lập hóa đơn được thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận (như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice…). Các bước chính:
- Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế địa phương.
- Lập hóa đơn tại thời điểm bàn giao hàng.
- Ký số điện tử và gửi dữ liệu đến Tổng cục Thuế (trực tiếp hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ).
- Gửi bản sao cho người mua qua kênh điện tử.
- Lưu trữ dữ liệu ít nhất 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn theo Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ: Phải đảm bảo an toàn dữ liệu và hỗ trợ tra cứu. Người bán có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn nếu có quan hệ liên kết, nhưng phải ghi rõ thông tin ủy nhiệm.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
6. Xử lý sai sót và các lưu ý
Nếu hóa đơn có sai sót, xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Thông báo cơ quan thuế trong 2 ngày, lập hóa đơn điều chỉnh (Mẫu 04/SS-HĐĐT) hoặc thay thế (Mẫu 05/ĐC-HĐĐT). Không được hủy hóa đơn mà phải giữ nguyên để tra cứu.
Lưu ý quan trọng năm 2025:
- Hàng dự trữ quốc gia bán ra không chịu thuế GTGT, nhưng phải kê khai đầy đủ để khấu trừ đầu vào nếu áp dụng.
- Tra cứu hóa đơn trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn để xác thực.
- Phạt vi phạm từ 4-8 triệu đồng nếu chậm lập hoặc sai nội dung, theo Luật Xử lý vi phạm hành chính 2020.
- Khuyến khích sử dụng hóa đơn không mã để tiết kiệm thời gian, trừ trường hợp rủi ro cao.
>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kết Luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/