Ủy nhiệm sàn thương mại điện tử (TMĐT) lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những quy định mới quan trọng nhất từ năm 2025, giúp giảm gánh nặng thủ tục cho người bán nhỏ lẻ, đặc biệt là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên các nền tảng như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop. Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã mở rộng quyền ủy nhiệm lập HĐĐT cho bên thứ ba, bao gồm sàn TMĐT. Đến năm 2026, khi bỏ hoàn toàn thuế khoán (Nghị quyết 198/2025/QH15), hình thức này trở thành giải pháp phổ biến để người bán tuân thủ nghĩa vụ xuất hóa đơn mà không cần tự lập thủ công.
>> Tham khảo: Quy định ngưỡng doanh thu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Cơ sở pháp lý và phạm vi áp dụng
Theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Điểm c Khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bao gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop…) được coi là bên nhận ủy nhiệm nếu có thỏa thuận rõ ràng.
Phạm vi áp dụng:
- Người ủy nhiệm: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (chủ yếu), và doanh nghiệp (nếu muốn ủy nhiệm).
- Bên nhận ủy nhiệm: Sàn TMĐT có chức năng thanh toán, tích hợp hệ thống HĐĐT (hầu hết sàn lớn đã hỗ trợ từ 2025).
- Thời điểm: Từ 01/06/2025, bắt buộc áp dụng khi người bán không tự lập được hoặc muốn tối ưu.
- Liên quan đến nộp thuế thay: Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP (từ 01/07/2025), sàn có chức năng thanh toán phải khấu trừ, khai và nộp thuế thay (GTGT + TNCN), nên ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử thường đi kèm để đồng bộ.
Lưu ý: Không phải sàn nào cũng nhận ủy nhiệm ngay lập tức (một số sàn lớn như Shopee, Lazada đã triển khai từ cuối 2025, nhưng một số sàn nhỏ chưa sẵn sàng).
>> Tham khảo: Từ 01/01/2026: Loạt chính sách mới về kế toán, thuế và tiền lương chính thức áp dụng.
2. Điều kiện và nội dung hợp đồng ủy nhiệm
Để ủy nhiệm hợp lệ, phải có hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm bằng văn bản (có thể điện tử với chữ ký số), thể hiện đầy đủ (Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC):
- Thông tin bên ủy nhiệm và bên nhận (tên, địa chỉ, MST/số định danh, chứng thư số).
- Thông tin hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn (GTGT/bán hàng), ký hiệu, mẫu số.
- Mục đích ủy nhiệm, thời hạn (tối đa 5 năm, có thể gia hạn).
- Phương thức thanh toán hóa đơn (sàn chịu trách nhiệm thu tiền từ khách và chuyển cho người bán).
- Trách nhiệm: Bên nhận ủy nhiệm phải lập đúng nội dung kinh tế do bên ủy nhiệm cung cấp, ký số, truyền dữ liệu thuế.
Sau khi ký thỏa thuận, cả hai bên phải thông báo cơ quan thuế bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm Nghị định 123/2020, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025). Việc này coi như thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thông báo qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc phần mềm sàn hỗ trợ.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
3. Quy trình ủy nhiệm và lập hóa đơn thực tế
Bước 1: Đăng ký ủy nhiệm trên sàn
- Truy cập Seller Center (Shopee/Lazada/Tiki/TikTok Shop).
- Vào phần “Thuế & Hóa đơn” hoặc “Cài đặt tài khoản” → Tích chọn “Ủy nhiệm sàn lập HĐĐT”.
- Tải lên thỏa thuận ủy nhiệm (PDF có chữ ký số hoặc scan hợp đồng).
- Sàn xác nhận (thường trong 1–3 ngày làm việc).
Bước 2: Cung cấp thông tin
- Người bán đăng ký MST, thông tin kinh doanh chính xác.
- Khi bán hàng: Cung cấp chi tiết đơn hàng (tên hàng, số lượng, giá, thuế suất) qua hệ thống sàn.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 3: Sàn lập và phát hành hóa đơn điện tử
- Thời điểm lập: Khi giao hàng thành công (theo Điều 9 Nghị định 123/2020 sửa đổi).
- Nội dung: Đứng tên người bán (bên ủy nhiệm), ghi chú “Ủy nhiệm lập bởi [Tên sàn]”. Đầy đủ 38 tiêu thức (mẫu số, ký hiệu 6 ký tự, mã QR, chữ ký số sàn).
- Gửi: Email/SMS cho khách hàng, truyền dữ liệu tự động đến Tổng cục Thuế.
Bước 4: Người bán kiểm tra & kê khai
- Tải báo cáo hóa đơn từ sàn để đối chiếu.
- Kê khai thuế GTGT/TNCN (sàn khấu trừ/nộp thay nếu áp dụng).
- Lưu trữ: Ít nhất 10 năm (hóa đơn gốc + thỏa thuận ủy nhiệm).
Ví dụ: Người bán TikTok Shop doanh thu 600 triệu/năm ủy nhiệm Shopee. Khi khách mua, Shopee tự lập hóa đơn điện tử GTGT (mẫu 01GTKT), ký số sàn, gửi khách và thuế. Người bán chỉ cần kiểm tra báo cáo cuối tháng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ủy nhiệm sàn TMĐT lập hóa đơn điện tử là bước tiến lớn trong chuyển đổi số thuế Việt Nam, đặc biệt hỗ trợ hàng triệu hộ/cá nhân kinh doanh online. Từ 2026, khi bỏ thuế khoán và mở rộng nộp thuế thay, hình thức này sẽ phổ biến hơn.
Người bán cần chủ động ký thỏa thuận, đăng ký ủy nhiệm sớm để tránh rủi ro phạt (4–20 triệu đồng). Với sự hỗ trợ từ sàn lớn và cơ quan thuế, đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội tối ưu hóa kinh doanh bền vững trong nền kinh tế số.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/