Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, đã đưa ra nhiều quy định mới nhằm hoàn thiện và thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Trong đó, một trong những điểm nổi bật là quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, cho phép các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và tổ chức ủy nhiệm cho bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử. Quy định này không chỉ giúp giảm tải gánh nặng hành chính mà còn hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là hộ kinh doanh, trong việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý về hóa đơn điện tử.
1. Ủy nhiệm lập hóa đơn là gì?
Ủy nhiệm lập hóa đơn là quá trình một tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh (bên ủy nhiệm) giao phó nhiệm vụ lập hóa đơn điện tử cho một bên thứ ba (bên nhận ủy nhiệm).
Bên nhận ủy nhiệm có thể là các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đơn vị kế toán hoặc các tổ chức trung gian khác đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập vẫn mang tên, mã số thuế và thông tin của bên ủy nhiệm, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ theo quy định của Tổng cục Thuế.
Mục tiêu của quy định này là hỗ trợ các đối tượng có hạn chế về nguồn lực công nghệ, nhân sự hoặc kiến thức pháp lý, đặc biệt là các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, trong việc đáp ứng yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc từ ngày 1/6/2025.
>> Tham khảo: Hướng dẫn 4 bước đơn giản để tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử.
2. Ý nghĩa của ủy nhiệm lập hóa đơn
Quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Giảm gánh nặng hành chính: Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, đặc biệt ở các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, lưu trú, thường thiếu nguồn lực để tự triển khai hệ thống hóa đơn điện tử. Việc ủy nhiệm giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Các bên nhận ủy nhiệm thường là những tổ chức chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong việc lập và quản lý hóa đơn điện tử, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Quy định này khuyến khích các doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh tham gia vào quá trình chuyển đổi số, phù hợp với chiến lược quốc gia về hiện đại hóa nền kinh tế.
- Tăng cường tính minh bạch: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập được truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, giúp đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro gian lận thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Điều kiện ủy nhiệm lập hóa đơn
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ các điều kiện cụ thể sau:
-
Hợp đồng/thỏa thuận ủy nhiệm:
-
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm bằng văn bản (có thể dưới dạng điện tử).
-
Hợp đồng phải nêu rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên, bao gồm việc đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của hóa đơn được lập.
-
-
Đáp ứng yêu cầu pháp lý:
-
Bên nhận ủy nhiệm phải là tổ chức hoặc cá nhân có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, được cấp phép hoặc đăng ký với cơ quan thuế.
-
Hệ thống của bên nhận ủy nhiệm phải có khả năng kết nối với Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu hóa đơn theo định dạng chuẩn XML.
-
-
Thông tin trên hóa đơn:
-
Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải mang tên, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin khác của bên ủy nhiệm.
-
Mã của cơ quan thuế (nếu có) cũng phải được ghi rõ để đảm bảo tính hợp lệ.
-
-
Thông báo cơ quan thuế:
-
Bên ủy nhiệm phải thông báo việc ủy nhiệm lập hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu quy định trước khi thực hiện.
-
Thông báo này có thể được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
-
>> Tham khảo: Nhiều doanh nghiệp được miễn thuế TNDN 2–4 năm theo Luật mới.
4. Quy trình ủy nhiệm lập hóa đơn
Quy trình ủy nhiệm lập hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP bao gồm các bước sau:
-
Ký kết hợp đồng/thỏa thuận:
-
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thỏa thuận về các điều khoản cụ thể, bao gồm phạm vi công việc, chi phí dịch vụ, trách nhiệm pháp lý và thời hạn ủy nhiệm.
-
-
Thông báo với cơ quan thuế:
-
Bên ủy nhiệm nộp thông báo ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thông qua Cổng thông tin điện tử hoặc các kênh được quy định.
-
-
Cung cấp thông tin:
-
Bên ủy nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết (tên, mã số thuế, địa chỉ, chi tiết giao dịch) cho bên nhận ủy nhiệm để lập hóa đơn.
-
-
Lập và truyền dữ liệu hóa đơn:
-
Bên nhận ủy nhiệm sử dụng hệ thống của mình để lập hóa đơn điện tử theo thông tin từ bên ủy nhiệm.
-
Hóa đơn được truyền trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế theo thời gian thực.
-
-
Lưu trữ và quản lý:
-
Cả hai bên đều có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định (thông thường là 10 năm) và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
-
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Lưu ý khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn
Để đảm bảo việc ủy nhiệm lập hóa đơn diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định, các bên cần lưu ý:
-
Lựa chọn đơn vị nhận ủy nhiệm uy tín:
-
Nên chọn các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có uy tín, như iHOADON, Einvoice, MISA, hoặc Viettel Money, để đảm bảo hệ thống kỹ thuật đáp ứng yêu cầu và hỗ trợ kịp thời.
-
-
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn:
-
Bên ủy nhiệm cần kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập, đảm bảo không có sai sót về nội dung hoặc định dạng.
-
-
Tuân thủ thời hạn thông báo:
-
Việc thông báo ủy nhiệm phải được thực hiện trước khi bắt đầu lập hóa đơn. Việc chậm trễ có thể dẫn đến vi phạm pháp luật.
-
-
Xử lý sai sót:
-
Nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần phối hợp để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (bỏ khái niệm “hủy hóa đơn”).
-
-
Chi phí dịch vụ:
-
Các bên cần thỏa thuận rõ ràng về chi phí dịch vụ ủy nhiệm để tránh tranh chấp sau này.
-
>> Tham khảo: Tổng quan Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-BTC quy định về hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/