Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam

Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.  1. Phương Pháp Sắp Xếp Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ  tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố gây hại  cho tài liệu. A. Sắp Xếp Tài Liệu Theo Hồ Sơ  Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm; nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ khổ rộng, giấy cứng  thì phải treo lên các giá treo.  B. Sắp Xếp Tài Liệu Lên Giá  Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy. Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ trái qua phải. C. Sắp Xếp Giá Trong Kho  Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu. D. Bảng Chỉ Dẫn Nơi Để Tài Liệu  Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu: 2. Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu. Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm: Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu. Quy chế vệ sinh tài liệu.................................... 3. Chế Độ Sử Dụng Tài Liệu Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định. Các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm: Quy định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu;  Nội quy phòng đọc; Quy định về việc trưng bày triển lãm tài liệu…

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.

Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc.

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam

Thông tin từ tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất. Dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet (website) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ.

Sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử. Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống.  Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý. Cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”).

Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu.

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam

Tính pháp lý của tài liệu điện tử là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Việc đảm bảo an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy.

Sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.việc nghiên cứu các vấn đề cơ bản của công tác quản lý TLĐT và công tác lưu trữ tài liệu điện tử là hướng nghiên cứu cấp bách và có ý nghĩa rất quan trọng. Hướng nghiên cứu này đòi hỏi sự đầu tư thỏa đáng không chỉ về tài chính mà còn cả về các phương diện khác như nhân lực, vật lực và đặc biệt là thời gian nghiên cứu.

Sưu tầm

Rate this post