Tháo gỡ khó khăn trong quản lý văn bản điện tử.

Tháo gỡ khó khăn trong quản lý văn bản điện tử

Nhiều địa phương đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… tuy nhiên quá trình triển khai thực tiễn vẫn gặp nhiều bất cập.

Quản lý văn bản điện tử là việc ứng dụng các công cụ của công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng và phần mềm để kiểm soát quá trình tạo lập, xử lý, chu chuyển, , sử dụng và lưu trữ văn bản điện tử.Mục đích của quản lý văn bản điện tử là sử dụng thông tin văn bản điện tử, tăng cường khả năng tiếp cận, , tạo lập các cơ sở dữ liệu văn bản điện tử.

Tuy nhiên, đại diện Khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng (trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ) cho biết, có nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản điện tử như xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa được các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản.

Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là không có ý chí lãnh đạo, thiếu cơ chế thưởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống và có sự chống đối từ phía người sử dụng.

Còn theo thạc sỹ Trần Thanh Tùng, Khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng thì nguyên nhân khó ứng dụng quản lý văn bản điện tử là do thói quen sử dụng văn bản và tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu, trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều. Hơn nữa việc khai thác ứng dụng phần mềm trong giải quyết công việc ở các cơ quan mới chỉ thực hiện theo hình thức động viên khuyến khích chứ chưa thành chủ trương bắt buộc.

Để giải quyết những hạn chế trên, PGS.TS Trần Thị Minh Hòa – Phó hiệu trưởng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cho rằng đã đến lúc các tổ chức cần xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng, không nên ứng dụng theo hình thức động viên hay khuyến khích. Các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý cân đối mức ngân sách và những nguồn lực cần huy động, hoặc nên mời các đơn vị tư vấn đã có kinh nghiệm triển khai trước khi lựa chọn giải pháp phải xác định rõ mục tiêu ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Đặc biệt, cần tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp, hoàn thiện các văn bản chỉ đạo, xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý điều hành, hướng dẫn về ứng dụng phần mềm.