Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quan trọng trong quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt với các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Một trong những yếu tố cốt lõi của hóa đơn điện tử là ký hiệu mẫu số hóa đơn, đóng vai trò quan trọng trong việc phân loại, quản lý và tra cứu hóa đơn. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về ký hiệu mẫu số hóa đơn, ý nghĩa, cấu trúc, và các quy định liên quan, nhằm giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân hiểu rõ hơn về yêu cầu pháp lý này.
1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn là gì?
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là một chuỗi ký tự được quy định trên hóa đơn điện tử, nhằm xác định loại hóa đơn và đặc điểm cụ thể của hóa đơn đó.
Ký hiệu mẫu số cùng với ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn tạo thành bộ ba thông tin bắt buộc, giúp cơ quan thuế và người sử dụng dễ dàng nhận diện, quản lý, và tra cứu hóa đơn.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ký hiệu mẫu số hóa đơn là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của hóa đơn điện tử.
Ký hiệu mẫu số không chỉ giúp phân biệt các loại hóa đơn (như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hay hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) mà còn hỗ trợ cơ quan thuế trong việc kiểm soát các giao dịch kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số.
>> Tham khảo: Hướng dẫn 4 bước đơn giản để tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử.
2. Cấu trúc của ký hiệu mẫu số hóa đơn
Theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ký hiệu mẫu số hóa đơn bao gồm 1 chữ số (từ 1 đến 9), đại diện cho loại hóa đơn cụ thể. Cụ thể:
- 1: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- 2: Hóa đơn bán hàng.
- 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- 4: Các loại hóa đơn khác (như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền điện tử).
- 5: Chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
- 6: Hóa đơn đặc thù (như hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia).
- M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Ví dụ:
- Một hóa đơn GTGT sẽ có ký hiệu mẫu số bắt đầu bằng “1”.
- Một hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền sẽ có ký hiệu mẫu số bắt đầu bằng “M”.
Ký hiệu mẫu số được ghi rõ trên hóa đơn, thường đi kèm với ký hiệu hóa đơn (6 ký tự) và số hóa đơn (tối đa 8 chữ số). Cùng nhau, các thành phần này tạo nên một chuỗi thông tin duy nhất để nhận diện hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
3. Ký hiệu hóa đơn: Mối liên hệ với ký hiệu mẫu số
Để hiểu rõ hơn về ký hiệu mẫu số, cần xem xét mối liên hệ với ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn bao gồm 6 ký tự (chữ và số), được quy định như sau:
- Ký tự thứ nhất: Thể hiện loại hóa đơn, trùng với ký hiệu mẫu số (1, 2, 3, 4, 5, 6, hoặc M).
- Ký tự thứ hai và thứ ba: Là hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn (ví dụ: “25” cho năm 2025).
- Ký tự thứ tư: Là chữ cái quy định loại hóa đơn:
- “T”: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- “D”: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
- “L”: Hóa đơn cấp lẻ cho cá nhân.
- “K”: Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh.
- Ký tự thứ năm và thứ sáu: Do người bán tự xác định (thường là “YY” nếu không có quy định riêng), nhằm phân biệt các hóa đơn cùng loại trong nội bộ doanh nghiệp.
Ví dụ: Một hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế lập năm 2025 có thể có ký hiệu hóa đơn là 1/25/T/YY, trong đó:
- “1” là ký hiệu mẫu số (hóa đơn GTGT).
- “25” là năm 2025.
- “T” là hóa đơn có mã.
- “YY” là ký tự do doanh nghiệp tự chọn.
4. Ý nghĩa của ký hiệu mẫu số hóa đơn
4.1. Phân loại hóa đơn
Ký hiệu mẫu số giúp phân loại hóa đơn theo mục đích sử dụng và đặc điểm pháp lý. Ví dụ, hóa đơn GTGT (ký hiệu “1”) được sử dụng để khấu trừ thuế, trong khi hóa đơn bán hàng (ký hiệu “2”) thường áp dụng cho các doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT.
>> Tham khảo: Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
4.2. Quản lý và tra cứu
Ký hiệu mẫu số, kết hợp với ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn, tạo thành một chuỗi thông tin duy nhất, giúp cơ quan thuế và người mua dễ dàng tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc xác minh tính hợp pháp của hóa đơn, đặc biệt đối với các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
4.3. Tăng tính minh bạch
Ký hiệu mẫu số hỗ trợ cơ quan thuế theo dõi các loại hóa đơn khác nhau, từ hóa đơn thông thường đến hóa đơn đặc thù như xuất kho kiêm vận chuyển hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Điều này giúp giảm thiểu gian lận thuế và đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.
>> Tham khảo: Tổng hợp biểu mẫu mới về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
5. Quy định về sử dụng ký hiệu mẫu số
5.1. Bắt buộc ghi trên hóa đơn
Ký hiệu mẫu số là một trong những tiêu thức bắt buộc phải ghi trên hóa đơn điện tử, theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu thiếu hoặc sai ký hiệu mẫu số, hóa đơn sẽ không hợp lệ và có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
5.2. Đăng ký với cơ quan thuế
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trong quá trình đăng ký, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn sẽ được xác định dựa trên loại hình kinh doanh và phương pháp tính thuế.
Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc qua Mẫu 01/TB-ĐKĐT, xác nhận chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.
5.3. Xử lý sai sót
Nếu hóa đơn có sai sót về ký hiệu mẫu số (ví dụ, sử dụng sai loại hóa đơn), doanh nghiệp phải:
- Thông báo sai sót cho người mua và cơ quan thuế qua Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đảm bảo ký hiệu mẫu số chính xác.
- Quy trình này được đơn giản hóa từ 1/6/2025, bỏ yêu cầu hủy hóa đơn sai sót.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/