Hộ kinh doanh cá thể (HKD) là hình thức kinh doanh phổ biến ở Việt Nam, do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân/hộ gia đình đối với hoạt động kinh doanh. Dưới đây là tổng hợp quy định pháp luật hiện hành (cập nhật đến năm 2026), chủ yếu dựa trên Nghị định 168/2025/NĐ-CP (về đăng ký doanh nghiệp, thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP từ 01/7/2025) và các quy định thuế mới từ năm 2026.
1. Đối tượng và điều kiện thành lập HKD
- Quyền thành lập: Công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Có thể là một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình (phải có văn bản ủy quyền cho một người làm chủ hộ).
- Trường hợp không được thành lập: Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tạm giam, chấp hành án tù, biện pháp xử lý hành chính, hoặc bị cấm hành nghề theo quyết định của Tòa án.
- Trường hợp không phải đăng ký HKD:
- Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối.
- Bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, thời vụ, dịch vụ thu nhập thấp (trừ ngành nghề có điều kiện). UBND tỉnh quy định mức thu nhập thấp cụ thể.
Ngành nghề: Được kinh doanh tất cả ngành nghề không bị cấm theo pháp luật. Một số ngành có điều kiện phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn (ví dụ: an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy).
Vốn kinh doanh: Không có mức tối thiểu hoặc tối đa. Chủ hộ tự khai và chịu trách nhiệm về vốn phù hợp với quy mô hoạt động.
Số lượng lao động: Không giới hạn (quy định cũ giới hạn dưới 10 lao động đã bãi bỏ từ 2021). Khi thuê lao động phải ký hợp đồng lao động, đóng BHXH, BHYT theo quy định nếu đủ điều kiện.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Thủ tục đăng ký thành lập HKD
- Nơi nộp: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (UBND xã/phường) nơi đặt trụ sở chính. Có thể nộp tại bất kỳ xã nào trong tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở.
- Hình thức nộp: Trực tiếp, qua bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh.
- Hồ sơ (chỉ 2-3 giấy tờ chính):
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu).
- Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ hộ và người được ủy quyền (nếu có).
- Văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình (công chứng/chứng thực) nếu là hộ gia đình.
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
- Lệ phí: Theo quy định của địa phương (thường thấp hoặc miễn phí một số trường hợp).
- Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (có mã số thuế là số định danh cá nhân/CCCD từ 01/7/2025).
Sau đăng ký, HKD phải thực hiện các thủ tục liên quan khác như khắc dấu (nếu cần), thông báo mẫu dấu, đăng ký thuế, hóa đơn điện tử…
>> Tham khảo: Chế độ kế toán áp dụng với hộ kinh doanh.
3. Quy định về thuế
Từ năm 2026, bãi bỏ hoàn toàn thuế khoán và lệ phí môn bài đối với HKD, cá nhân kinh doanh (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 68/2026/NĐ-CP). HKD chỉ nộp chủ yếu thuế GTGT và thuế TNCN, chuyển sang phương pháp kê khai và tự nộp.
Ngưỡng miễn thuế (áp dụng cho cả GTGT và TNCN):
- Doanh thu năm ≤ 500 triệu đồng: Không phải nộp thuế GTGT và TNCN (tăng từ mức 200 triệu trước đây).
Phân nhóm quản lý thuế từ 2026 (theo doanh thu năm):
- Nhóm 1: ≤ 200 triệu/năm → Miễn thuế GTGT & TNCN, nhưng vẫn phải kê khai (2 lần/năm).
- Nhóm 2: Trên 200 triệu đến 3 tỷ/năm → Kê khai theo tỷ lệ % trên doanh thu (GTGT) hoặc có thể chọn tính trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí hợp lý).
- Nhóm 3: Trên 3 tỷ/năm → Áp dụng khấu trừ thuế GTGT, tính thuế TNCN trên thu nhập với mức cao hơn.
Cách tính thuế chính:
- Thuế GTGT: Tính trực tiếp theo tỷ lệ % trên doanh thu (tùy ngành nghề) nếu doanh thu > 500 triệu. Doanh thu > 50 tỷ/năm kê khai theo tháng.
- Thuế TNCN: Có thể tính theo tỷ lệ % trên doanh thu hoặc theo thu nhập tính thuế (doanh thu trừ chi phí được trừ). Mức thuế suất linh hoạt, ví dụ khoảng 15% trên thu nhập cho một số trường hợp.
- HKD phải sử dụng hóa đơn điện tử (bắt buộc từ 2025 với một số đối tượng, đặc biệt kinh doanh trên sàn TMĐT).
Lưu ý khác về thuế:
- Từ 01/7/2025: Bắt buộc kê khai thuế trên sàn thương mại điện tử nếu áp dụng.
- Chủ hộ kinh doanh có đăng ký phải tham gia BHXH bắt buộc từ 01/7/2025 (theo Luật BHXH 2024).
>> Tham khảo: Lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn.
4. Các nghĩa vụ khác
- Kế toán: Đơn giản, theo chế độ kế toán dành cho HKD (đang có dự thảo mới để hỗ trợ chuyển đổi sang doanh nghiệp). Phải ghi chép sổ sách, hóa đơn chứng từ.
- Lao động: Ký hợp đồng lao động với người lao động, đóng các khoản bảo hiểm nếu hợp đồng từ 1 tháng trở lên.
- Thay đổi, chấm dứt hoạt động: Phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (thay đổi chủ hộ, địa chỉ, ngành nghề, chấm dứt…).
- Chuyển đổi sang doanh nghiệp: Khuyến khích nếu quy mô lớn (doanh thu cao, muốn hạn chế rủi ro trách nhiệm vô hạn).
5. Một số văn bản pháp luật quan trọng
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đăng ký kinh doanh).
- Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 68/2026/NĐ-CP (thuế HKD).
- Luật Thuế GTGT, Luật Thuế TNCN (sửa đổi).
- Luật BHXH 2024.
- Các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/