Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Để thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để triển khai hóa đơn điện tử tối ưu, hiệu quả:
Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Để đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp có thể đi từ một số vấn đề cơ bản sau:
- Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu.
- Quy mô của doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống hay không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị là độc lập hay phụ thuộc?
- Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng.Hệ thống các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, doanh nghiệp cần lưu ý căn cứ theo một số tiêu chí sau:
2.1. Thương hiệu uy tín
Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có nhiều năm kinh nghiệm, có uy tín. Đặc biệt, những đơn vị cung cấp có nền tảng vững chắc về tài chính – kế toán để có thể tư vấn nghiệp vụ, hướng dẫn sử dụng phần mềm, thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm.
2.2. Đơn vị cung cấp uy tín cần đảm bảo:
- Được Tổng cục Thuế thẩm định về chất lượng.
- Đáp ứng 4 yêu cầu của Tổng cục Thuế yêu cầu: Về nhân sự, về kỹ thuật, về chủ thể và về tài chính.
- Hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.
- Đã có kinh nghiệm triển khai giải pháp hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp.
2.3. Phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng, mang lại nhiều tiện ích
Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ hỗ trợ công việc trực tiếp cho Kế toán nên cần đảm bảo hỗ trợ tốt, thao tác đơn giản, giao diện dễ nhìn, dễ dàng sử dụng. Ngoài cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản, phần mềm hóa đơn điện tử cần đảm bảo khả năng linh động, tối đa tiện ích.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.4. Vấn đề an toàn, bảo mật
Vấn đề bảo mật dữ liệu là vấn đề quan trọng hàng đầu khi lựa chọn các giải pháp kê khai điện tử. Đặc biệt là với phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ sử dụng nhiều dữ liệu quan trọng liên quan đến hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp.
Vì vậy, giải pháp hóa đơn điện tử cần đảm bảo các tiêu chuẩn bảo mật tối ưu hoặc áp dụng các công nghệ hiện đại về bảo mật.
2.5. Dịch vụ hỗ trợ 24/7
Trong quá trình sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ thường xuyên của nhà cung cấp, đặc biệt ở giai đoạn đầu mới triển khai. Vì vậy, dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp rất quan trọng để đảm bảo tính ổn định khi hoạt động.
>> Tham khảo: Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN không tròn năm.
Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
- Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng đến cơ quan thuế, đợi kết quả và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Theo quy định, thông báo phát hành hóa đơn sẽ được gửi kèm trong hồ sơ thông báo phát hành và phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày, trước thời điểm doanh nghiệp sử dụng hóa đơn.
Với những trường hợp sử dụng hóa đơn mà chưa làm thông báo phát hành hóa đơn sẽ là bất hợp pháp và phải chịu xử phạt theo đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ.
Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất hồ sơ cho việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiến hành cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế theo 1 trong 2 phương thức dưới đây:
- Cách 1: Doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
- Cách 2: Doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản giấy gửi thẳng tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cả hai cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đều đúng quy định pháp luật và được chấp thuận.
Trường hợp doanh nghiệp chọn chọn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy thì chỉ việc in ra Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử rồi ký xác nhận và đóng dấu đầy đủ theo quy định là đã có thể gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Kết luận
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768ư
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/