Chuyển đổi số đang là cụm từ được nhắc đến nhiều nhất trong những năm vừa qua. Doanh nghiệp đang đối mặt với làn sóng của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư dẫn đến những thay đổi đáng kể trong phương thức sản xuất và cạnh tranh hiện nay. Bài viết giải đáp vì sao doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.
1. Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (tiếng Anh: Digital transformation) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề.
Khái niệm này được ra đời trong thời đại bùng nổ Internet, mô tả những hoạt động đổi mới một cách mạnh mẽ và toàn diện trong cách thức hoạt động của toàn doanh nghiệp, ở tất cả những khía cạnh như cung ứng, sản xuất, hợp tác, mối quan hệ khách hàng hoặc thậm chí là tạo ra những doanh nghiệp mới với cách thức hoạt động mới mẻ hoàn toàn.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong trường hợp nào?
Chuyển đổi số không chỉ tác động đến những tổ chức hay doanh nghiệp mà còn tác động đến những nhóm đối tượng khác xoay quanh như là khách hàng, đối tác, nguồn nhân lực, kênh phân phối,…
Chuyển đổi số mô hình kinh doanh là việc chuyển đổi từ các kênh bán hàng truyền thống sang bán hàng đa kênh (omni channel), áp dụng công nghệ số vào hoạt động chăm sóc khách hàng để tạo ra giá trị mới thông qua sử dụng các kênh bán hàng hiện đại như Tiki, Shopee, Lazada, v.v. và các sàn thương mại điện tử như Amazon, Ebay, Alibaba, v.v. Hơn nữa, các ứng dụng trên điện thoại di động phục vụ mục đích giao hàng và vận chuyển sản phẩm như Grab Express, Ahamove, Lalamove có thể đáp ứng đúng nhu cầu vận chuyển mà các đơn vị kinh doanh đang tìm kiếm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận tới khách hàng tại các khu vực địa lý khác nhau thông qua Internet, Google, Facebook, các nền tảng quảng cáo trực tuyến. Đây là điều mà các cách thức truyền thống không thể làm được. Thực hiện áp dụng công nghệ số đối với kênh tiếp thị, bán hàng và phân phối là yếu tố then chốt để doanh nghiệp nâng cao năng lực và sức cạnh tranh của mình.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Vì sao cần chuyển đổi số?
Chuyển đổi số tạo cơ hội kết hợp các phương pháp thực hành và cách thức thực hiện để tạo ra các kỹ thuật, kỹ năng và nguồn thu nhập mới. Dưới đây là một số lợi ích chính của nó:
- Làm giảm chi phí nhờ tiết kiệm thời gian trong các quy trình.
- Phân cấp sản xuất bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển và liên lạc từ xa.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động và năng suất.
- Mở ra cánh cửa cho các cơ hội kinh doanh và doanh thu mới, cho phép tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới
- Làm tăng tốc độ phản ứng với những thay đổi của nhu cầu trên thị trường
- Tạo ra một lợi thế cạnh tranh cho công ty bằng cách nâng cao chất lượng của các sản phẩm được sản xuất
- Thúc đẩy văn hóa đổi mới, chuẩn bị cho công ty để lường trước bất kỳ sự gián đoạn nào
Điều quan trọng nhất, nhờ có chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tinh chình hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Trong vài năm vừa qua chứng kiến sự ra đời của nhiều doanh nghiệp đã bắt nhịp được với làn sóng chuyển đổi số mà chiếm được thị phần rất lớn thậm chí xóa sổ những doanh nghiệp lớn truyền thống mà trước đó được xem là quá lớn để sụp đổ.
Vì vậy, có thể nói, chuyển đổi số trong những năm tiếp theo đây sẽ là trận chiến sinh tồn của các doanh nghiệp chứ không còn là lựa chọn hay không lựa chọn nữa.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Lợi ích khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử với doanh nghiệp
Có thể thấy rằng, việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho DN. Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp các nhà quản lý, điều hành DN kiểm soát tốt hơn quá trình phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn.
Bên cạnh đó, với phần mềm hóa đơn điện tử xác thực, DN chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản là tạo, lập hóa đơn ngay trên máy tính sau đó gửi trực tiếp cho khách hàng qua mạng internet. Với các mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn, cơ quan thuế cũng dễ dàng tra cứu được tình trạng sử dụng hóa đơn của DN để thanh kiểm tra chặt chẽ hơn.
Thêm vào đó, trong nhiều năm qua, việc dùng hóa đơn giấy đã gây ra nhiều rắc rối, sai sót, rườm rà. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, chúng tôi thấy có thể tránh được nhiều sai sót, nhất là việc làm giả hóa đơn, giúp tăng tính minh bạch của DN, giảm thiểu tình trạng mua bán hóa đơn trôi nổi trên thị trường.
Hơn thế nữa, đa số DN Việt là DN nhỏ và vừa, nguồn vốn đầu tư cho sản xuất – kinh doanh hạn hẹp. Do đó, việc tiết kiệm chi phí luôn là bài toán khó được đặt ra trước mắt. Rõ ràng, hóa đơn điện tử giúp các DN tiết kiệm được thời gian, chi phí lưu trữ, bảo quản, vận chuyển và in ấn, phát hành – một khoản tính ra cũng không phải là nhỏ.
>> Tham khảo: Hệ thống trung tâm điều hành triển khai hóa đơn điện tử.
So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có những ưu thế vượt trội có thể kể đến như:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
Bên cạnh đó, chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử cũng giúp cho Cơ quan Thuế dễ dàng thu thập thông tin, quản lý tốt công tác thu thuế đối với doanh nghiệp nhằm hướng đến một môi trường kinh doanh minh bạch, cạnh tranh công bằng và tự do để phát triển bền vững.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/