Thực trạng và Kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Chính phủ Việt Nam

I. Thực trạng

Văn phòng Chính phủ đã bắt đầu triển khai tin học hóa hệ thông tin của cơ quan từ năm 1990, với mục tiêu là ứng dụng tin học và kỹ thuật thông tin nhằm hiện đại hoá hệ thống thông tin tại Văn phòng Chính phủ, kết nối hệ thống thông tin của Văn phòng Chính phủ với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề cung cấp thông tin phục vụ cho công tác chi đạo, điều hành cùa Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.

1. Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng kỹ thuật trong thời gian qua đã đặt nền móng cho công tác tin học hóa quản lý và điều hành tại Văn phòng Chỉnh phủ và trong các cơ quan hành chính nhà nước trên phạm vi cả nước.

Năm 1990, trong toàn bộ máy tính của cả cơ quan Văn phòng Chính phủ chỉ có 01 máy 286 có ổ cứng, còn lại 6 máy khác chỉ có ổ đĩa mềm.
Từ năm 1997 đến nay đã và đang sử dụng mạng LAN trong Văn phòng Chính phủ và Mạng tin học kết nối với tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, một số cơ quan khác ở Trung ương và các Tập đoàn, Tổng Công ty 91.
Trang thiết bị kỹ thuật ngày càng chất lượng phong phú và hiện đại hơn, tạo điều kiện cho các cơ quan trao đổi qua thư điện tử hoặc phần mềm gửi, nhận văn bản.
Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Chính phu tlược trang bị máy tính kết nối với mạng LAN và mỗi phòng làm việc đều có máy tính kết nối Internet. Phòng Văn thư và một số đon vị, cá nhân khác được trang bị máy Scanner đế quét văn bản đưa lên mạng tin học.

2. Các giai đoạn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Từ tháng 01 năm 2012, thực hiện ý kiến chỉ đạo cùa Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ đã kiên quyết thực hiện việc không xử lý văn bản, hồ sơ do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế, Tổng Công ty 91 trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ mà không có hồ sơ điện tử kèm theo.

II. KINM NGHIỆM
Với việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Văn phòng Chính phủ rút ra một số kết quả, bài học kinh nghiệm và các kiến nghị sau:

1. Kết quả đạt được
– Giảm bớt sổ sách ghi chép văn bản đến.
– Giảm bớt động tác trong công việc (trước đây phải ghi sổ thứ tự văn bản đến, nay không cần) do đó bố trí công việc được khoa học và hợp lý hơn, bảo đảm sức khoẻ cho người lao động nên năng suất và hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt.
Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn bản đi, đến nhanh hơn nhiều lần (trước đây nếu tìm văn bản đi, đến của các năm trước thi rất khó tìm và mất thời gian phải vài ba ngày, nay chỉ cần tối đa vài phút là có thể tìm được. Việc tìm kiếm trước đây phải biết chính xác số, ngày tháng văn bản thì mới tìm được, nay chi cần biết trích yếu, số, ngày tháng, hoặc một số yếu tố của văn bản là cũng có thể tìm được).
Theo dõi tình hình xử lý văn bản chặt chẽ hơn, có thể theo dõi đến tận chuyên viên (trước đây không thể làm được vì nếu theo dõi bằng thẻ thì với khối lượng hàng ngày vài trăm văn bản sẽ phải có rất nhiều người lập thẻ và theo dõi quá trình xử lý, ngày nọ tiếp ngày kia số thẻ đến hàng ngàn do vậy rất khó theo dõi).
Báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm về số lượng văn bản đi, đến và tình hình xử lý văn bản, phân loại văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn (trước đây phải đếm và cộng bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà không đảm bảo chính xác).
– Trước đây. chuyên viên không thế tự mình kiếm tra văn bản đến mình và mình đã xử lý, thì giờ thông qua quản lý điện tử điều đó đã trở nên dễ dàng.
– Khi cập nhật toàn văn văn bản vào mạng đã giúp mọi người có cơ sở dữ liệu để tra cứu, không nhất thiết phải đến Phòng Lưu trữ, hoặc phải lưu văn bàn giấy (trước đây không thể làm được).
– Đáp ứng được các yêu cầu báo cáo đột xuất của lãnh đạo về văn bản, nhất là thống kê (trước đây không thể làm được).
– Cơ sở dữ liệu do Phòng Văn thư cập nhật vào đã trở thành tài nguyên chung cho tất cả các đơn vị trong cơ quan. Nhất là Phòng Lưu trữ, trên cơ sở đó để lập hồ sơ, giảm nhẹ công việc cho cán bộ (trước đây phải làm bằng tay tất cả, nay chỉ việc in ra).
– Bảo đảm xử lý công việc trong cơ quan nhanh hơn, thực hiện được một bước về cài cách thủ tục hành chính, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, quá trình chu chuyển văn bản và phối hợp xử lý cũng diễn ra nhanh hơn (Ví dụ: trước đây khi xin ý kiến phối hợp phải lần lirọt từng đơn vị, mỗi đơn vị 2 đến 3 ngày nên mất nhiều thời gian để phối hợp, đến nay qua mạng có thể xin ý kiến phối hợp đến tất cả các đơn vị trong cùng một lúc nên thời gian phối hợp giảm đáng kể).
– Tránh được tình trạng văn bản chồng chéo, một văn bản đến nhiều nơi và một vấn đề nhiều đơn vị cùng ra văn bản.
– Khi ứng dụng tin học trong quản lý văn bản, công tác thống kê theo các yêu cầu đặt ra được đáp ứng một cách nhanh chóng.
– Việc bắt buộc xử lý qua mạng (từ văn bản đến, quá trình xử lý, trình ký,…) và đưa toàn bộ văn bản vào cơ sở dữ liệu để khai thác chung dần đần đi vào nền nếp, từ đó tạo ra nguồn cung cấp cho lưu trữ điện từ.
– Với phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, Văn phòng Chính phù đang dần dần quét (Scan) các tài liệu vào hồ sơ (những năm trướtì đây) để có thể khai thác qua mạng.

2. Bài học kinh nghiệm
– Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế làm việc của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ban hành các văn bản quy định phù hợp với điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
– Sự quyết tâm của lãnh đạo và cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ, nhất là người đứng đầu cơ quan.
– Gắn việc ứng dụng các thành tựu tiến bộ tiên tiến của khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để từng bước tự động hóa quy trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
– Đáp ứng đầy đù các yêu cầu về trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.
– Đội ngũ cán bộ làm công tác vãn thư, lưu trữ được đào tạo cơ bản, có tinh thần trách nhiệm cao, có nhiều kinh nghiệm trong công tác, nhiệt tình trong công việc.
– Luôn chú trọng đến công tác đào tạo và đào tạo lại, bồi dưỡng kỹ năng làm việc cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
– Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, giữa chuyên viên và lãnh đạo các cấp trong quá trình xừ lý văn bản.
– Chấp hành nghiêm túc các quy định của cơ quan, đơn vị.
– Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc phải luôn được bổ sung, chinh sửa cho phù họp với điều kiện thực tế và yêu cầu của người sử dụng.
– Chuẩn hóa các mẫu (Form) văn bản và đưa lên mạng làm cơ sở cho cán bộ, công chức sử dụng thuận lợi.
III. KIẾN NGHỊ
Từ thực tế hoạt động của cơ quan Văn phòng Chính phủ trong nhiều năm qua và đang triển khai thực hiện việc lập hồ sơ điện tử trong quá trình xừ lý công việc, tôi xin có một số kiến nghị như sau:
– Thống nhất một cơ quan quản lý Nhà nước về công tác văn thư cho các cơ quan hành chính Nhà nước cũng như là các tổ chức chính trị xâ hội, kinh tế,… trong toàn quốc. (Ví dụ: Hiện nay hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có tới 5 văn bản bao gồm: văn bản của Đảng, Quốc hội, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Văn phòng Chính phù).
– Nhà nước cần có văn bản quy định về giá trị pháp lý cùa văn bản điện tử trong các cơ quan, tổ chức.
– Nâng cao nhận thức của các ngành, các cấp, đặc biệt là trong lãnh đạo về vị trí quan trọng của việc ứng dụng tin học trong các họat động của cơ quan, tổ chức.
– Xây dựng quy chế quản lý văn thư, lưu trữ điện tử để đưa công tác này vào nền nếp, tổ chức các lớp bồi dường, tập huấn nâng cao kỳ năng soạn thảo, quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc.
– Úng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình trong công tác văn thư và các công việc khác tại cơ quan hành chính Nhà nước, từng bước hạn chế việc sử dụng văn bản giấy. Xây dựng, kết nối mạng thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp, trao đổi, chia sẻ thông tin, xử lý thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bảo mật.
– Xây dụng, hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan, tăng cường việc gửi, nhận và xử lý văn bàn qua mạng tin học. Bảo đảm an ninh, an toàn cho mạng tin học.
– Có sự phân loại và quy định cụ thế việc văn bản nào gửi qua mạng không cần văn bản giấy.
– Xác định trách nhiệm cá nhân rỏ ràng trong việc xử lý vãn bản, cần có quy định về chữ ký số.
– Mở rộng họp tác quốc tế, nghiên cứu, khảo sát các kinh nghiệm của các nước kinh tế phát triển về lĩnh vực công tác văn thư và nâng cao năng lực của cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.  Để phục vụ, đáp ứng nhu cầu công việc cần có đầy đủ trang thiết bị và cơ sở vật chất.
– Thay đổi một số vấn đề trong danh mục bí mật nhà nước trong các cơ quan cho phù hợp với việc triển khai lập hồ sơ điện từ.

Nguồn (Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử)