Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc từ năm 2022, và năm 2025 chứng kiến sự siết chặt hơn nữa với Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025) sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định chi tiết mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ. Những quy định này nhằm tăng minh bạch, chống thất thu thuế, nhưng cũng đặt ra thách thức lớn cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Vi phạm hóa đơn không chỉ dẫn đến phạt tiền mà còn có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn, truy thu thuế và thậm chí hình sự nếu liên quan mua bán trái phép. Bài viết phân tích toàn diện mức phạt, các hành vi phổ biến, ví dụ thực tế và cách phòng tránh, dựa trên pháp luật hiện hành.
1. Cơ sở pháp lý và mục tiêu của quy định phạt vi phạm hóa đơn
Hóa đơn điện tử là chứng từ điện tử ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Từ 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, đặc biệt trong bán lẻ, ăn uống, vận tải hành khách.
Mức phạt được quy định chủ yếu tại Chương III Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tập trung vào hành vi vi phạm lập, sử dụng, lưu trữ hóa đơn.
Mục tiêu là răn đe, đảm bảo tuân thủ, với mức phạt tăng dần theo mức độ: cảnh cáo cho vi phạm nhẹ, phạt tiền từ vài triệu đến hàng trăm triệu cho vi phạm nghiêm trọng.
Đối với tổ chức, mức phạt gấp đôi cá nhân; vi phạm trên không gian mạng có thể nhân đôi.
Năm 2025, các thay đổi nổi bật bao gồm: bổ sung tiêu chí “rủi ro cao về thuế” dẫn đến ngừng sử dụng hóa đơn, và siết chặt xử lý sai sót (không còn hủy hóa đơn mà chỉ điều chỉnh).
Theo Cục Thuế, số vụ vi phạm hóa đơn tăng 30% so với 2024, chủ yếu do chậm chuyển đổi số.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các hành vi vi phạm phổ biến và mức phạt tương ứng
Vi phạm hóa đơn được phân loại theo giai đoạn: lập hóa đơn, sử dụng, lưu trữ và báo cáo. Dưới đây là các hành vi phổ biến nhất năm 2025.
2.1. Vi phạm lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn
Đây là lỗi phổ biến nhất, chiếm 40% các vụ xử phạt.
Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), xuất hóa đơn sai thời điểm (ví dụ: lập trước khi giao hàng hoặc sau 7 ngày) bị phạt cảnh cáo nếu lần đầu, hoặc từ 4-8 triệu đồng cho tổ chức (2-4 triệu cho cá nhân).
Nếu không lập hóa đơn khi bán hàng, mức phạt nặng hơn: 10-20 triệu đồng theo Công văn 3082/CT-PC ngày 12/08/2025 của Cục Thuế.
>> Tham khảo: Chính sách miễn thuế với hộ kinh doanh được quy định thế nào?
2.2. Vi phạm nội dung hóa đơn (Ghi sai, Thiếu thông tin)
Ghi sai tên người mua, mã số thuế, giá trị hoặc không ghi đầy đủ dẫn đến phạt từ 4-8 triệu đồng (Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Nếu lập sai loại hóa đơn (ví dụ: dùng hóa đơn bán hàng thay vì GTGT), mức phạt tăng lên 10-15 triệu đồng.
Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử phải có mã QR và chữ ký số; thiếu sẽ bị phạt thêm 2-5 triệu đồng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Một siêu thị nhỏ tại Hải Phòng bị phạt 12 triệu đồng vì ghi sai địa chỉ người mua trên 50 hóa đơn, dẫn đến khó kiểm tra truy xuất nguồn gốc.
2.3. Không sử dụng hoặc chậm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm không triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ 01/06/2025 bị phạt 2-10 triệu đồng (Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi).
Nếu đã được cơ quan thuế hỗ trợ nhưng không chuyển đổi, coi như vi phạm sử dụng hóa đơn, phạt 5-10 triệu đồng và có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn tạm thời.
Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, vi phạm này còn dẫn đến báo cáo UBND địa phương để phối hợp xử lý đăng ký kinh doanh.
>> Tham khảo: Tổng hợp các loại thuế hộ kinh doanh phải nộp và cách tính năm 2025.
2.4. Vi phạm lưu trữ, Báo cáo và Chuyển đổi hóa đơn
Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng 10 năm hoặc không báo cáo định kỳ phạt 4-8 triệu đồng (Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy sai quy định (chỉ dùng để lưu trữ, không giao dịch) phạt 10-20 triệu đồng.
Phần mềm hóa đơn không đảm bảo an toàn dữ liệu phạt 4-8 triệu đồng cho nhà cung cấp.
2.5. Vi phạm nghiêm trọng: Mua bán hóa đơn trái phép
Đây là hành vi hình sự hóa, theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017).
Phạt tiền từ 10-50 triệu đồng, thậm chí tù từ 6 tháng đến 3 năm nếu gây thiệt hại lớn cho ngân sách.
Năm 2025, Cục Thuế TP.HCM xử lý 150 vụ, thu hồi hơn 500 tỷ đồng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Các biện pháp xử lý ngoài phạt tiền
Ngoài phạt tiền, vi phạm hóa đơn còn dẫn đến các biện pháp bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Ngừng sử dụng hóa đơn: Áp dụng với đối tượng rủi ro cao (ví dụ: trốn thuế, vi phạm pháp luật liên quan), kéo dài từ 1-12 tháng. Từ 01/06/2025, bổ sung tiêu chí như ngừng hoạt động mã số thuế hoặc không hoàn thành nghĩa vụ tạm ngừng.
- Truy thu và phạt chậm nộp: Thuế thiếu cộng 0,03%/ngày chậm nộp, cộng 20% nếu khai sai.
- Hình sự: Nếu mua bán hóa đơn quy mô lớn (trên 100 triệu đồng), truy cứu trách nhiệm hình sự.
Ví dụ thực tế: Tháng 8/2025, một doanh nghiệp tại Bình Dương bị ngừng sử dụng hóa đơn 6 tháng vì không chuyển đổi kịp, dẫn đến gián đoạn kinh doanh và thiệt hại 200 triệu đồng doanh thu.
>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn bán hàng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
4. Thay đổi mới về mức phạt từ 01/06/2025
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC mang đến các cập nhật quan trọng:
- Tăng mức phạt cho vi phạm hóa đơn từ máy tính tiền: 10-15 triệu đồng nếu không lập đúng thời điểm.
- Bổ sung xử phạt cung cấp phần mềm hóa đơn không an toàn: 4-8 triệu đồng.
- Không còn hủy hóa đơn sai sót; thay bằng điều chỉnh, nhưng nếu lạm dụng phạt gấp đôi.
- Đối tượng rủi ro cao (5 tiêu chí: vi phạm đăng ký, ngừng mã số thuế, trốn thuế…) bị ngừng hóa đơn ngay lập tức.
Những thay đổi này nhằm hỗ trợ chuyển đổi số nhưng tăng tính răn đe, đặc biệt với hộ kinh doanh.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
5. Cách phòng tránh vi phạm và tuân thủ hóa đơn điện tử
Để tránh phạt, doanh nghiệp cần:
- Đào tạo nhân viên: Sử dụng phần mềm hóa đơn uy tín như Thái Sơn Einvoice, đảm bảo lập đúng thời điểm (khi chuyển giao hàng/dịch vụ).
- Kiểm tra định kỳ: Lưu trữ dữ liệu trên cloud, báo cáo hàng quý qua etax.gdt.gov.vn.
- Hỗ trợ từ cơ quan thuế: Đăng ký chuyển đổi trước 01/06/2025, tận dụng miễn phí tư vấn từ Chi cục Thuế.
- Xử lý sai sót kịp thời: Điều chỉnh hóa đơn trong 3 ngày, thông báo cơ quan thuế.
Theo Bộ Tài chính, 70% vi phạm xuất phát từ thiếu kiến thức; các khóa đào tạo online trên mooc.gov.vn giúp giảm rủi ro đáng kể.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/