Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện nào theo quy định hiện hành. Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ nội dung từ quanlytailieu.vn, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Tuy nhiên, theo Nghị định mới nhất về hóa đơn chứng từ, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được lùi sang ngày 01/07/2020. Theo đó, nội dung chính của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP xoay quanh những quy định sau:
- Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Quy định nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử;
- Quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sớm chuyển đổi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời hạn quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trong Nghị định mới ban hành này, Chính Phủ cũng cũng khẳng định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ chính thức chấm dứt hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Sau đó, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ sẽ được tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)…
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.
Doanh nghiệp cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy…
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử.
Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.
>> Tham khảo: Các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN.
Cùng với đó, doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc doanh nghiệp phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Ngoài ra, việc thay thế hóa đơn giấy bằng việc quản lý chứng từ kế toán trên hệ thống sẽ giúp giảm việc sử dụng tài nguyên thiên nhiên và bảo vệ môi trường.
2. Điều kiện với tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử
Để được có thể được cấp phép để trở thành đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các nhà phát triển phần mềm cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định được quy định cụ thể trong Thông tư 68.
Đơn vị cung cấp hóa đơn cần có đội ngũ nhân sự như thế nào?
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Về kỹ thuật của đơn vị cung cấp hóa đơn
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
- Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
Điều kiện về chủ thể
Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Ðã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Ðã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
Về tài chính
Doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thuờng thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Giải pháp hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực, quản lý hóa đơn được Tổng cục Thuế thẩm định đạt tiêu chuẩn sử dụng với các tính năng cơ bản:
- Quản lý theo mô hình tập trung hoặc phần tán
- Có nhiều mẫu hóa đơn để lựa chọn
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu doanh nghiệp
- Tạo lập và phát hành hóa đơn nhanh chóng
- Lập mới hóa đơn điện tử, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn dễ dàng
- Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…
- Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.
- Có thể tích hợp xuất hóa đơn tự in và đặt in, hóa đơn điện tử có mã xác thực trong phần mềm
- Có đầy đủ hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bằng Video
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.
>> Tham khảo: Tìm hiểu về giá FOB và cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá FOB năm 2023.
Các tính năng cao cấp:
- Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
- Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
- Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
- Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
- Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
- Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
- Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu.
Với chi phí hợp lý, ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice để tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: hóa đơn được lập, chuyển cho khách hàng bằng phương tiện điện tử như internet, email, SMS do đó giảm nhiều chi phí, thời gian và công sức lập hóa đơn, vận chuyển hóa đơn từ đó tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/