Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn là bao lâu? Bài viết tổng hợp các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn?
Tại Khoản 1, Điều 1, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
- Bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán hay các báo cáo tài chính thì phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán, tức lưu trữ tối thiểu trong 12 tháng (1 năm). Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống từ tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì đơn vị này cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp theo đúng thời hạn tối thiểu quy định trên.
- Bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong,… hoặc phải sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định trên.
>> Tham khảo: Quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123 quy định cách lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử như sau:
– Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình.
– Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy/tra cứu được khi có yêu cầu.
Đồng thời, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo:
– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ: Khi hóa đơn đã được lập, ký số gửi cho bên mua và kê khai thì tuyệt đối không được làm thay đổi, sai lệch thông tin trong suốt thời gian lưu trữ.
– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán (thông thường là 10 năm theo điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
2. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Einvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp hàng đầu: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai.
Phần mềm Einvoice được thiết kế với những tính năng đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản của kế toán viên có liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến như:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ.
Einvoice có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ có liên quan đến hóa đơn cực kì nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, đội ngũ kĩ sư từ Công ty Thái Sơn đã phát triển thêm nhiều tính năng nâng cao độc đáo, đem lại sự tiện lợi cho người dùng sản phẩm như:
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn.
- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý.
- Xử lý chính xác lượng hóa đơn điện tử lớn, liên tục 24/7.
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp phù hợp mô hình tổ chức.
- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.
- Phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn.
Các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
>> Tham khảo: Thuế tncn doanh nghiệp nộp thay cá nhân có được không?
Với trên 20 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, mà còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/