Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua tổ chức trung gian

Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử trên app Einvoice

Tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thường hỗ trợ khách hàng lập và gửi hóa đơn ngay trên phần mềm hoặc ứng dụng của mình. Vậy hình thức gửi hóa đơn thông qua dịch vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được quy định thế nào?

1. Hóa đơn điện tử là gì? Giới thiệu phần mềm E-invoice

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Phần mềm E-invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Với phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp được hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm và theo đúng quy định.

Doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử từ phần mềm E-Invoice của Thái Sơn còn được hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế và các tiện ích khác khi lập hóa đơn. E-Invoice linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN…

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử.

2. Quy định về gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Quy định gửi hóa đơn điện tử

Theo như quy định tại Khoản 2, Điều 8, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã chỉ rõ hiện việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng sẽ có 02 cách: Cách gửi trực tiếp và gửi thông qua tổ chức trung gian.

Theo đó, cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp chính là cách mà bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ tiến hành:

  • Lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà bên bán đang sử dụng.
  • Ký số/ký điện tử lên hóa đơn
  • Truyền trực tiếp đến cho hệ thống của bên mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng như cách thức truyền nhận mà cả 2 bên đã thỏa thuận trước đó.

Lưu ý rằng, nếu trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xem hóa đơn điện tử trên app Einvoice.

3. Các bước gửi hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice

Đối với cách gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian, bên bán có thể gửi qua bên mua theo hướng dẫn dưới đây:

  • Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc cách khác là bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
  • Bên bán cần tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
  • Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

Cần lưu ý rằng, những trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ tiến hành ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và phải gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký đi ện tử của người mua và người bán thông qua chính hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hiện nay, việc gửi email hóa đơn điện tử dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là những phương thức rất tiện ích, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí gửi hóa đơn.

Ngoài ra, theo quy định, khi lựa chọn 1 trong 2 cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng ở trên, bên bán cần phải có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử cũng như cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo đúng điều mà hai bên đã thỏa thuận từ trước.

Kết luận

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và cách đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/