Chỉ còn chưa đầy 5 tháng nữa, hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn các loại hóa đơn truyền thống đang lưu hành trên thị trường vốn đã bộc lộ nhiều khuyết điểm từ lâu. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những ưu điểm của hóa đơn điện tử – hình thức quản lý chứng từ kế toán hiện đại đang được sử dụng rộng rãi này.
1. Hóa đơn là gì?
Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành.
Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
2. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Phân loại hóa đơn
3.1. Hình thức khởi tạo hóa đơn
Theo hình thức khởi tạo, hóa đơn có thể phân làm 3 loại:
- Hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn tự in.
- Hóa đơn đặt in.
3.2. Lĩnh vực kinh doanh và mục đích sử dụng
Theo Thông tư 32, hóa đơn điện tử có thể được sử dụng cho các mục đích và lĩnh vực kinh doanh như:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
4. Một số nhược điểm của hóa đơn giấy
Việc sử dụng hóa đơn giấy trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay đã bộc lộ nhiều khuyết điểm:
- Dễ bị làm giả vì thế dẫn đến tình trạng mua bán hóa đơn nhằm mục đích trốn thuế, chuyển giá gây thất thu thuế cho ngân sách nhà nước.
- Tình trạng làm giả hóa đơn cũng dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp.
- Hóa đơn giấy tốn tài nguyên thiên nhiên. Hàng năm nền kinh tế nước ta tạo ra hàng tỷ hóa đơn và số lượng tăng không ngừng cùng với sự phát triển của nền kinh tế.
- Việc bảo quản hóa đơn cũng khiến doanh nghiệp tốn kém những khoản chi phí không nhỏ.
- Thủ tục hành chính kéo dài.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử xác thực.
5. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
Đối với cơ quan thuế, việc áp dụng hóa đơn điện tử đem lại những thuận lợi như:
- Giảm thời gian thanh kiểm tra, kiểm toán doanh nghiệp.
- Ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp làm giả hóa đơn, trốn thuế.
Kết luận
Như vậy, bài viết đã tổng hợp các loại hóa đơn đang được sử dụng hiện nay. Hy vọng bài viết đã đem đến những nội dung hữu ích đến quý độc giả.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/