Khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Quy định bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa. Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ nội dung từ quanlytailieu.vn. Khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý

Căn cứ theo Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử khi chuyển đổi thành bản giấy thì chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, ngoài ra không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.

Như vậy, bản thể hiện hóa đơn điện tử với các định dạng như PDF, HTML… không có giá trị pháp lý.

Theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” (Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Trường hợp nào cá nhân không phải nộp hồ sơ khai thuế.

2. Bản thể hiện phải đi kèm hóa đơn gốc

Như đã nêu ở trên, trường hợp doanh nghiệp chỉ nhận được hóa đơn ở định dạng PDF mà không có hóa đơn điện tử định dạng XML đi kèm thì bản PDF này không có giá trị pháp lý. Mỗi bản thể hiện chỉ có giá trị khi đi kèm với hóa đơn gốc.

Dịch vụ hóa đơn điện tử là dịch vụ cung cấp các giải pháp trong việc khởi tạo hoá đơn cho các bên bán và mua sản phẩm, dịch vụ. Dịch vụ còn cung cấp giải pháp kết nối,  truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp, tổ chức với hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế Nhà nước.

Các dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua
  • Dịch vụ kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Các dịch vụ hoá đơn điện tử hiện nay thường chỉ được cung cấp bởi số ít các doanh nghiệp uy tín, có tiềm lực về công nghệ thông tin và đáp ứng được những tiêu chí khắt khe của Chính phủ.

Hiện nay dịch vụ hoá đơn điện tử đã bắt đầu được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam và trên toàn thế giới do sự mở rộng của các lĩnh vực thương mại điện tử và các giải pháp điện toán đám mây. Tuy nhiên còn nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn do chưa hiểu rõ về hoá đơn điện tử.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Bản thể hiện phải đầy đủ nội dung của hóa đơn gốc

Hóa đơn điện tử được quy định thế nào

Vì bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ thể hiện nội dung và hình thức của hóa đơn gốc nên trên hóa đơn điện tử có nội dung gì thì bản thể hiện của hóa đơn điện tử sẽ có đầy đủ các nội dung đó.

Vì bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc nên theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nội dung bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
  • Tên liên hóa đơn.
  • Số hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng.
  • Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
  • Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn.
  • Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định này.
  • Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có.
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
  • Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
  • Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
  • Nội dung khác tùy theo đặc điểm, tính chất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

4. Bản thể hiện hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Thực chất, định dạng duy nhất có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là định dạng XML. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra các bản giấy dưới định dạng khác không có giá trị kê khai hay tính thuế nên việc đóng dấu hay không sẽ không làm cho bản thể hiện hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

Từ ngày 1/7/2022, Chính phủ đã có quy định về việc bắt buộc sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử áp dụng cho mọi doanh nghiệp tại Việt Nam khi mua bán hàng hoá – dịch vụ (Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Chính phủ cũng đã bắt đầu thử nghiệm thí điểm áp dụng tại một số tỉnh và thành phố trong hai giai đoạn trước đó:

  • Tháng 11/2021, áp dụng thử nghiệm dịch vụ hoá đơn điện tử bắt buộc giai đoạn một tại 6 tỉnh, thành phố: Hà Nội, tp Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định (Công văn 10847 của Bộ Tài chính).
  • Tháng 4/2022, bắt đầu triển khai áp dụng với 57 tỉnh, thành phố còn lại. (Quyết định số 206/QĐ-BTC).

Như vậy, việc tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử đang rất cấp thiết với các doanh nghiệp hiện nay. Vì thế, doanh nghiệp hãy tham khảo ngay một số tiêu chí quan trọng để lựa chọn một đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín dưới đây.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập báo cáo tài chính không phát sinh doanh thu.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/

 

5/5 - (1 bình chọn)