Lưu ý những điểm sau đây khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Theo quy định, doanh nghiệp chỉ được in hóa đơn điện tử một lần ra chứng từ giấy. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý những thông tin sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy cần lưu ý điều gì?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy cần lưu ý điều gì?

1. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Những ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

  • Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – Hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
  • Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
  • Thời gian thực hiện chuyển đổi
  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Chữ ký điện tử hợp pháp

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn gtgt viết sai nhưng đã xé cuống thì xử lý thế nào?

3. Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn đt sang chứng từ giấy

Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

  • Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định (Nêu tại khoản 2,3,4 điều này) và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán.
  • Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định (nêu tại khoản 2, 3, 4 điều này).

Kết luận

Để được tư vấn và nhận báo giá hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/