Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.  1. Phương Pháp Sắp Xếp Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ nhằm phục vụ cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ  tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố xảy ra, chống được các yếu tố gây hại  cho tài liệu. A. Sắp Xếp Tài Liệu Theo Hồ Sơ  Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm; nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản. Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ khổ rộng, giấy cứng  thì phải treo lên các giá treo.  B. Sắp Xếp Tài Liệu Lên Giá  Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy. Tùy theo từng loại tài liệu để sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ trái qua phải. C. Sắp Xếp Giá Trong Kho  Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm tra tài liệu. D. Bảng Chỉ Dẫn Nơi Để Tài Liệu  Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở ngăn nào, giá nào trong kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu: 2. Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu Trong Kho Lưu Trữ Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu. Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm: Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu. Quy chế vệ sinh tài liệu.................................... 3. Chế Độ Sử Dụng Tài Liệu Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài, trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ và phải thực hiện nghiêm túc các quy định. Các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm: Quy định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về chế độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu;  Nội quy phòng đọc; Quy định về việc trưng bày triển lãm tài liệu…
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH HÀ GIANG VÀ NHỮNG VẪN ĐỀ ĐẶT RA

Thực trạng và Kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Chính phủ Việt Nam

I. Thực trạng Văn phòng Chính phủ đã bắt đầu triển khai tin học hóa hệ thông tin của cơ quan từ năm 1990, với mục tiêu là ứng dụng tin học và kỹ thuật thông tin nhằm hiện đại hoá hệ thống thông tin tại Văn phòng Chính phủ, kết nối hệ thống thông tin […]

Page 4 of 512345